Zeitintelligenz: Agile Methoden erleichtern den Arbeitsalltag
Die Arbeitswelt von heute ist durch Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz geprägt. Wir leben in der sogenannten VUCA-Welt – ein Begriff, der die Veränderungen der letzten Jahre zusammenfasst. Altbewährte Lösungen, lineares Denken oder auch das Aufrechterhalten von hierarchischen Strukturen halten den heutigen Herausforderungen nicht mehr Stand. Es braucht agile Methoden, um unsere knappe vorhandene Zeit effektiv zu nutzen – es braucht Zeitintelligenz!
Glücklicherweise bietet uns die Business-Welt bereits agile Techniken, die uns den Arbeitsalltag erleichtern können. Wir stellen Ihnen heute drei davon vor: Scrum, Daily Standups und Kanban.
Scrum – gute Selbstorganisation statt überforderndes Multitasking
Das vorrangige Ziel der Projektmanagement-Methode Scrum ist es, ein Team zur Selbstorganisation zu bewegen. Scrum definiert dazu drei feste Rollen, drei Artefakte sowie fünf Ereignisse, um maximale Transparenz und ein effizientes Arbeiten gewährleisten zu können. Der Kern dieser Regeln ist es, direkte Kommunikation und kurze Feedback-Schleifen zu ermöglichen, um bei Änderungen im Ablauf schnell reagieren und Fehler frühzeitig erkennen zu können.
Besonders wichtig für die Methode ist der Scrum Master, der dafür sorgt, dass die oben genannten Regeln zu jeder Zeit eingehalten und die Teammitglieder von ihrer Aufgabe nicht abgelenkt werden.
Denn parallele Projekte, Multitasking oder dauernde Störfälle sind gerade die Dinge, die in unserer dynamischen digitalen Welt dazu führen, dass unsere Produktivität und Effektivität leidet. Der Einsatz von Scrum ist deshalb echte Zeitintelligenz!
Welche Aktivitäten das Scrum Team absolvieren muss und welche fünf Artefakte erstellt werden müssen, erläutern wir im folgenden Beitrag genauer:
Daily Standups – effektiver Austausch statt stundenlange Meetings
Ineffiziente und langwierige Meetings braucht niemand – leider ist das jedoch noch allzu oft Alltag in deutschen Unternehmen. Stundenlang wird über Themen diskutiert und am Ende sind doch nur alle Anwesenden genervt, da sie unnötig Zeit verschwendet haben. Rechnen Sie sich das mal hoch: Wenn allein zehn Projektbeteiligte für eine Stunde im Meeting sitzen, sind zehn Stunden Zeit beansprucht worden – das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag und damit ein enormer Kostenpunkt!
Wir empfehlen Ihnen daher, öfters mal ein Standup-Meeting zu nutzen. Wie der Name schon sagt, wird diese Meeting-Variante im Stehen durchgeführt – und das allein führt meist schon dazu, dass sich alle Beteiligten bemühen, das Meeting so kurz wie möglich zu halten.
Schließlich möchte ja niemand stundenlang in der Gegend herumstehen, oder?
Der Drang sich zu setzen, hält also das Meeting kurz – maximal 15 Minuten sollten Sie deshalb veranschlagen. Das wiederum erlaubt es, diese Meetings häufiger durchzuführen, als Meetings, die im Sitzen durchgeführt werden. Dadurch wird auch der Austausch deutlich effektiver. Damit die kurze Zeit aber gut genutzt werden kann, ist jeder Teilnehmer dazu angehalten, sich vorzubereiten und seine Informationen kurz und knackig vorzutragen. Drei Fragen können Ihnen dabei Orientierung bieten: Was haben Sie bereits erledigt? Woran arbeiten Sie aktuell? Und was beeinträchtigt Ihre Arbeit aktuell besonders?
Ein weiterer Vorteil übrigens: Standup-Meetings steigern unsere Kreativität, denn unser Gehirn arbeitet viel besser, wenn wir uns bewegen, als wenn wir stundenlang in einem Meeting-Sessel herumlümmeln.
Kanban – visualisierte Prozesse statt versteckte Zeitfresser
Der aus dem Japanischen stammende Begriff Kanban bedeutet wörtlich übersetzt so viel wie „Schild“ oder „Kärtchen“ und bezeichnet eine Methode aus dem Produktionsbereich, die jedoch auch in administrativen Bereichen Erleichterung schaffen kann.
Anders als in zentral gesteuerten Produktionsplanungssystemen, in denen der Materialbedarf an einer zentralen Stelle geplant wird, ermöglicht Kanban, auch bei kurzfristigen Änderungen des Bedarfs noch schnell zu reagieren.
Sobald der Vorrat eines Produkts fast aufgebraucht ist, wird automatisch die Nachproduktion ausgelöst, sodass die Fertigung nie zum Stillstand kommt, unnötige Lagerbestände vermieden und Durchlaufzeiten verkürzt werden.
Außerhalb der Produktion kann Kanban dabei helfen, die einzelnen Arbeitsschritte zu visualisieren und damit Warteschlagen, Blockaden und Unterbrechungen, die den Fluss der Arbeit stören, aufdecken. Denn gerade bei der Büroarbeit fallen solche Hindernisse oft gar nicht direkt auf, weil sie nicht direkt sichtbar sind. Wenn Sie diese aber durch Kanban sichtbar machen, haben Sie auch einen Ansatzpunkt, diese zu beseitigen. Parallele Arbeiten können Sie so besser begrenzen, Multitasking vermeiden und damit die Produktivität und Effizienz steigern.
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