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Zeitfresser im Projektmanagement: 7 Tipps für effizientes Arbeiten

Zeitfresser Im Projektmanagement: 7 Tipps Für Effizientes Arbeiten

Zeitfresser gibt es in jeder Branche. Kennen Sie das als Projektleiter nicht auch?
Eine gute Selbstorganisation ermöglicht Ihnen die Kontrolle über Ihre Effizienz. Hier lesen Sie sieben Tipps für sich und Ihr Team, damit Sie effektiver und zielorientierter arbeiten können.

Voraus planen

Schreiben Sie sich Ihre To Do’s auf. Erstellen Sie schon freitags einen Arbeitsplan für die kommende Woche, in welchem Sie die Aufgaben gleichmäßig auf die verschiedenen Tage verteilen. Somit behalten Sie den Fortschritt Ihres Projekts immer im Blick.
Arbeiten Sie dabei Schritt für Schritt. Am besten wäre es, eine grobe Kalkulation der Dauer mit einzubringen, damit Sie wissen, wieviel Zeit die jeweiligen Bereiche beanspruchen werden.

Armbanduhr

Raum für Unvorhergesehenes lassen

Wenn Sie Ihren Arbeitsplan erstellt haben, sollten Sie auch Platz für zusätzliche Aufgaben frei halten.
Schaffen Sie einen Puffer zum eventuellen Nachholen von Arbeit und lassen Sie Luft für neue Ideen.

Ablenkung minimieren

UmNutzung von Geräten sich konzentrieren zu können, sollten jegliche Störfaktoren wie das Klingeln des Smartphones, Vibrationen, Pop-Up-Nachrichten und blinkende Lämpchen vermieden werden. Das gilt aber auch für Ihre E-Mails, die Sie erheblich viel Zeit kosten können. Sortieren Sie deshalb zuerst nach Zugehörigkeit. Beziehen sich die E-Mails auf Ihr Projekt oder können Sie die Antwort delegieren?

Meetings effizient gestalten

Meetings können Sie in einer Woche bis zu 4,9 Arbeitsstunden kosten. Sie können diese Stundenzahl einfach reduzieren, indem Sie schlecht organisierten Meetings etwas mehr Struktur verleihen. Geben Sie Meetings einen roten Faden, indem Sie die relevanten Themen direkt zu Beginn des Meetings auf einem Flipchart notieren. Benennen Sie einen zusätzlichen Meeting-Leiter, welcher durch geschickte Überleitungen die Aufmerksamkeit wieder auf das gewollte, oder das kommende Thema lenken kann.

Unser Tipp: Wählen Sie die Form des Standup Meetings.  So verkürzen Sie Meetings und steigern die Produktivität Ihrer Kollegen erheblich – denn niemand möchte gerne lange herumstehen.

Small Talk reduzieren

ZeitfresSmalltalkser-Faktor Kollegen: Es ist bekannt, dass regelmäßiger Small Talk mit den Kollegen einen guten Ausgleich zur Arbeit schafft.
Wenn Sie sich jedoch wirklich konzentrieren müssen, schließen Sie die Tür Ihres Büros. Ist im Anschluss noch Zeit übrig, können Sie auf dem Weg zur Kaffeemaschine bei Ihren Kollegen vorbei schauen.

Ziele nicht aufschieben

Das Projekt rechtzeitig abzuschließen, ist meist von großer Wichtigkeit.
Damit dass auch gewährleistet werden kann, ist es wichtig, nichts aufzuschieben. Am Ende gerät es noch in Vergessenheit oder Sie müssen es zum Schluss unter Stress nachholen.
Arbeiten Sie Ihre Aufgaben kontinuierlich ab und Sie werden merken, dass Sie sich ohne Multitasking schneller Ihrem Ziel nähern werden.

Unordnung vermeiden

Auch hier spielt der Zeitfaktor eine große Rolle. Wenn Sie Ihre Unterlagen ständig suchen müssen, werden Sie Tag für Tag mehr Zeit verlieren.

Arbeiten Sie nichFliegendes Papiert nur mit Ordnern, sondern auch mit einem durchdachten Ablagesystem.
Beispielsweise können Sie die Dokumente, welche Sie regelmäßig brauchen nicht in den dunklen Ablagefächern verschwinden lassen, sondern ordnen Sie diese in einer Unterschriftenmappe. Kennzeichnen Sie am besten auch noch die Reiter an der Seite mit den verschiedenen Farben und Beschriftungen.
Versuchen Sie sonst alle Unterlagen so schnell wie möglich in das Ablagesystem einzufügen, damit Sie diese schnell wiederfinden. Wenn Sie einen Ordner abgeschlossen haben, ist es auch sinnvoll, ein Deckblatt oben aufzulegen, damit Sie ein Verzeichnis über den Inhalt haben. Dies ist eine langfristig effiziente Lösung, da Sie sowohl bei den Vorbereitungen schnell alles zur Hand haben, als auch bei der Nachbereitung nicht lange suchen müssen.

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Ihre Redakteurin: Jana Huhn

Ich bin Auszubildende im ersten Lehrjahr bei Management Circle und momentan in der Abteilung Marketing tätig. Als angehende Veranstaltungskauffrau freue ich mich Ihnen unsere neusten Trends und Entwicklungen vorzustellen.

Dieser Beitrag hat einen Kommentar
  1. Danke für die guten Tipps zum Projektmanagement. Standup Meetings sind sicher ein guter Mittelweg à la Scrum. Das Wasserfallmodell wird immer mehr vom, was stört wird beseitigt, Modell verdrängt.

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