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XRechnung: Ready or not, you can`t hide!

XRechnung: Ready Or Not, You Can`t Hide!

Der Stichtag für den elektronischen Rechnungsaustausch mit allen staatlichen Stellen in Europa rückt immer näher – und das mit riesengroßen Schritten. Schon zum 18. April 2020 müssen auch hierzulande alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand nicht nur in der Lage sein, elektronisch übermittelte Rechnungen zu empfangen. Sie müssen diese dann auch in einem digitalen Workflow weiterbearbeiten können. Zumindest theoretisch.

Doch das könnte zum Problem werden. Nicht nur für die bisher wenig digitalisierten Verwaltungen und die unzähligen öffentlichen Unternehmen, sondern gerade auch für alle Unternehmen, die Rechnungen an diese schicken (müssen). Einen Überblick zum Thema XRechnung gibt in diesem Beitrag Reinhard Wild.

Reinhard Wild ist Diplom-Kaufmann und seit 1989 in Vertriebs- und Führungspositionen tätig, u.a. bei der Siemens AG.

Seit 2009 ist er Geschäftsführer der XimantiX Software GmbH sowie seit 2013 zusätzlich Vorstand im Verband elektronische Rechnung.

Reinhard Wild

Reinhard Wild

E-Rechnungen an den Bund? (Fast) kein Problem!

Denn tatsächlich hinkt das „Digitalisierungsentwicklungsland“ Deutschland mal wieder deutlich hinter dem eng gesteckten Zeitplan hinterher. Zwar hat der Bund seine Hausaufgaben rund um den Empfang der digitalen Rechnungsdatensätze nach CEN Norm gemacht und mit der XRechnung nicht nur ein einheitliches, nationales E-Rechnungsformat gemäß den EU-weiten Vorgaben festgelegt.

Mit dem Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) steht mittlerweile eine entsprechende technische Plattform zum zentralisierten Empfang und zur automatisierten Weiterleitung an die jeweils zuständige Instanz, Behörde oder Abteilung innerhalb der Bundesverwaltung bereit.

Elektronische Rechnungen an die regionale Verwaltung und öffentliche Unternehmen? Eine Herausforderung!

Auf Landesebene – und ganz besonders in der kommunalen Verwaltung – ist man von diesem Ausbaustand sowohl bei der notwendigen IT-Infrastruktur als auch den zugehörigen Rechnungs-Workflows zum Teil noch meilenweit entfernt. Wenigstens sieht es aber aktuell so aus, als würden zumindest die notwendigen Landesgesetze und Rechtsverordnungen in (nahezu) allen Bundesländern gerade noch fristgerecht verabschiedet.

Wie ein konkreter Rechnungseingangsprozess für E-Rechnungen dann jedoch in den betroffenen Verwaltungen aussieht, ist damit vielerorts noch nicht geklärt. Und das, obwohl die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang allen Beteiligten erhebliche Vorteile bieten würde beziehungsweise in naher Zukunft tatsächlich bieten wird.

Denn wer jetzt auf den elektronischen Rechnungsaustausch umsteigt, profitiert von zahlreichen Vorteilen:

  • E-Rechnungen kosten weniger, denn sie brauchen weder Papier noch Porto
  • E-Rechnungen sind sicherer, denn sie gehen nicht mehr verloren
  • E-Rechnungen reduzieren Buchungs- und Übertragungsfehler, denn die digitalen Datensätze können verifiziert und störungsfrei in ERP-Systeme übertragen werden
  • E-Rechnungen werden schneller bezahlt, denn sie können weitgehend automatisiert und ohne große Verzögerung geprüft, freigegeben und bezahlt werden
  • E-Rechnungen sparen Zeit und Platz, denn sie können revisionssicher digital archiviert werden

Doch auch wenn die technische wie prozessuale Ausgestaltung des elektronischen Rechnungseingangs gerade auf Landes- und kommunaler Ebene noch einige Monate länger als erhofft in Anspruch nehmen wird, ist bereits heute klar: In der E-Rechnung liegt die Zukunft!

Jetzt auf XRechnung & Co. umstellen lohnt sich für (fast) jeden Betrieb!

Über kurz oder lang wird der elektronische Rechnungsaustausch zum absoluten Standard für die Rechnungsstellung an die Verwaltung – und damit ein Muss für alle Zulieferer. Ober besser gesagt: Rein rechtlich zumindest für all diejenigen, die nicht nur „kleinere“ Rechnungen aus so genannten Direktaufträgen bis zu 1.000 Euro stellen.

Denn diese können zunächst auch weiterhin als „einfache“ PDF-Rechnung per E-Mail oder sogar papierhaft übermittelt werden. Eine Ausnahme, die den Übergang vor allem für kleinere Betriebe mit eher geringen Rechnungsaufkommen an die (örtliche) Verwaltung erleichtern soll. Jedenfalls solange, bis sich die E-Rechnung in ein paar Jahren überall in Europa als Standard für den schnellen, sicheren und einfachen Rechnungsaustausch (nicht nur an die Verwaltung) etabliert hat.

Digitalisierung von Rechnungsprozessen: So geht’s ohne viel Aufwand!

Und bis dahin? Egal ob kleine, mittelständische und größere Betriebe mit hohen Rechnungsvolumina – Hilfestellung kann ein E-Rechnungs-Dienstleister geben. Nicht nur beim Rechnungsausgang, sondern auch bei der optimierten elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung – und das ohne teure Investitionen in neue Hard- oder Software. Einfach mit dem eigenen ERP-System.

Die XimantiX Software GmbH ist einer der führenden Dienstleister rund um den digital(isiert)en Belegaustausch. Mit den Lösungen eBeleg Service-Eingang und eBeleg Service-Ausgang sorgt das XimantiX-Expertenteam für die nahtlose Integration digitalisierter Belegaustauschprozesse in bestehende ERP-Systeme unterschiedlichster Anbieter. Ganz gleich ob papierbasierte Ein- und Ausgangsrechnungen, digitale Transaktionsdokumente oder elektronischer Rechnungsaustausch – XimantiX sorgt für einen einheitlichen, digitalisierten und zukunftssicheren Workflow beim Belegaustausch, der nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Einfach. Sicher. Digital.

Silke Ritter

Wie werden wir künftig leben und arbeiten? Dieser Frage gehe ich hier im Blog nach. Seit 2012 gehöre ich zum Management Circle-Team, zuvor habe ich nach meinem Germanistik-Studium in der PR-Branche gearbeitet. Als Teil der #GenerationY weiß ich nicht nur um die Wichtigkeit von Hashtags und gutem Content, sondern wünsche mir mehr Mut in Unternehmen für die Digitalisierung. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und Themenvorschläge!

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