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Weg mit dem Chaos: Ein Genie beherrscht die Ordnung!

Weg Mit Dem Chaos: Ein Genie Beherrscht Die Ordnung!

Gemeinhin gilt, dass Genies das Chaos beherrschen. Warum sollten Sie also Ihren Schreibtisch ordentlich halten, wenn Sie auch so alles finden? Doch finden Sie alle Unterlagen wirklich auf Anhieb, auch beim Telefonieren? Und wie schaut es bei Urlaubsvertretungen aus, finden Sie da immer die passenden Unterlagen der Kollegen? Wir zeigen Ihnen, warum ein ordentlicher Schreibtisch doch mehr mit einem Genie gemeinsam hat als das Chaos.

Sie verschwenden 70 Arbeitstage im Jahr!

Organisation am Arbeitsplatz ist alles andere als spannend. Dennoch verbringen Sie sicherlich täglich einige Minuten – wenn nicht gar Stunden – mit dem Suchen von Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch oder auf Ihrem Computer. Eine Studie aus dem Jahr 2009 besagt, dass Arbeitnehmer im Schnitt 70 Arbeitstage im Jahr mit der Suche nach Unterlagen verbringen. Das ist ziemlich viel, finden Sie nicht? Mit dieser Zeit könnten Sie doch etwas viel Sinnvolleres anfangen.

Ein aufgeräumter Schreibtisch hat außerdem den Vorteil, dass die Konzentration und damit auch die Effektivität der Arbeit gesteigert werden. Es fallen auch weniger Unterbrechungen und Störungen an, die Sie in Ihrem Work-Flow stören könnten. Nicht selten führen unaufgeräumte Schreibtische sogar zu Konflikten zwischen Kollegen – vor allem im Krankheitsfall oder bei der Urlaubsvertretung. Vom Aussehen des Schreibtisches schließen zudem Führungskräfte, Kollegen und auch Kunden auf Ihre Arbeitsweise.

Das sind alles gute Gründe, um Ihren Arbeitsplatz ordentlich zu halten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das mit wenigen Handgriffen hinbekommen.

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Die Platzierung ist das A & O

Platzieren Sie Ihre Utensilien nach der Zugriffsregel: Je öfter Sie einen Gegenstand benötigen, desto näher wird er auf dem Schreibtisch platziert. So sollten Sie neben Computerbildschirm, Tastatur und Maus auch Schreibutensilien und ein Telefon in greifbarer Nähe haben. Dabei sollte bei Rechtshändern das Telefon links platziert werden, damit Sie problemlos beim Telefonieren Notizen machen können. Ihre Stifte sollten Sie daher dann auf der rechten Seite ihres Tisches aufstellen. Es ist aber wichtig, dass Ihre Kugelschreiber nicht wild herumfliegen, sondernd ordentlich in einem Behälter gesammelt werden.

Stifte

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Das Maß aller Dinge

Sie brauchen nicht zehn Kugelschreiber und auch nicht fünf Scheren. Reduzieren Sie Ihre Utensilien und behalten Sie nur das in Ihrer Nähe, was Sie täglich benutzen.

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Stapeln Sie nicht

Ablagefächer sind zwar sehr praktisch, doch wenn Sie nicht ordentlich geführt werden, landen dort immer wieder Papiere und Hefte, die nicht wirklich notwendig sind. Deswegen sollten Sie Stapel wenn möglich vermeiden. Sortieren Sie Unterlagen lieber in entsprechende Mappen und Ordner. Behalten Sie auch dort nur das, was Sie brauchen. Schneiden Sie beispielsweise interessante Artikel aus Zeitschriften aus, anstatt die gesamte Zeitung zu behalten.

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Ordnung schaffen: Der letzte Punkt auf der Agenda

Sie sollten sich in den letzten zehn Minuten Ihres Arbeitstages die Zeit nehmen, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Verlassen Sie das Büro nicht in einem chaotischen Zustand. Legen Sie die Dinge, welche Sie im Laufe des Tages gebraucht haben zurück auf deren Plätze und sortieren Sie neue Papiere und Notizzettel in die passenden Mappen und Ordner. So können Sie am nächsten Tag gleich entspannt und motiviert in den Tag starten!

Zeitmanagement, Arbeitszeit, Fehlzeit, Vertrauensarbeitszeit

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Die Wichtigkeit eines Notizblocks

Post-Its sind meist bunt und schön, dennoch müllen Sie Ihren Schreibtisch voll. Deswegen sollten Sie To-Dos und Notizen in einen Terminplaner oder Kalender eintragen. Dieser sollte immer griffbereit neben Ihnen liegen. Natürlich können Sie Ihre Notizen und To-Do-Listen auch auf ihrem Computer oder Smartphone führen.

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Denken Sie an die Affen im Urwald!

Ein wichtiger Tipp Affefür die Ordnung am Arbeitsplatz ist die kritische Betrachtung des Papiers und des Druckens. Nicht jede E-Mail muss ausgedruckt werden. Wir leben in einem digitalen Zeitalter, indem ein papierloser Arbeitsplatz möglich ist. Überlegen Sie sich deshalb vorher, ob Sie etwas ausdrucken möchten, was danach vielleicht doch nur auf Ihrem Ablagestapel landet und Ihnen dadurch noch mehr Arbeit beim Aufräumen macht.

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Entrümpeln Sie regelmäßig

Leider reicht es nicht, einmal anzupacken und die Unordnung auf dem Schreibtisch zu beseitigen. Das ist ein langwieriger Prozess, der kein Ende hat. Hilfreich ist es, wenn neben oder unter Ihrem Schreibtisch bereits ein Papierkorb platziert ist, wo Sie direkt nicht gebrauchte Unterlagen entsorgen können. Ansonsten lohnt es sich, einen bestimmten Tag im Monat auszusuchen, an dem Sie Ihre Mappen und Ordner wieder entrümpeln.

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Hinterfragen Sie Ihre Ordnung

Wenn Sie bis hierhin alle Ordnungs-Tipps angewandt haben, dann sind Sie leider noch nicht am Ende. Auch wenn Ihr Schreibtisch ordentlich erscheint, können Sie Ihre Ordnung einmal selbstkritisch hinterfragen. Überlegen Sie, ob auch Ihre Kollegen mit ihrem Ordnungssystem zurechtkommen und es auf Anhieb verstehen werden. Das ist besonders hilfreich für Vertretungs- und Urlaubsfälle. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken!

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Bildnachweise: Fotolia | olly
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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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