Veranstaltungen professionell organisieren – so behalten Sie den Überblick

Veranstaltungsorganisation

Sie sind mit der Planung einer Veranstaltung für Ihr Unternehmen beauftragt und wissen gar nicht, wo Sie anfangen sollen? Die Personenanzahl, dann der Ort und Zeitpunkt – an was müssen Sie noch denken? Verfallen Sie jetzt nicht in Panik. Wir haben für Sie eine praktische Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung zusammengestellt.

Grob geplant ist halb gewonnen

Zum besseren Verständnis der Checkliste geben wir Ihnen ein Beispiel. In diesem Fall soll im Rahmen eines Kongresses, der vom 18. bis zum 21. April stattfindet, eine VIP-Party am Abend des 20. April mit dem Motto Oskar-Verleihung zum Ausklang und zum Networking der Teilnehmer veranstaltet werden.

Zielgruppe definieren

Richten Sie Ihre Veranstaltung an eine bestimmte Zielgruppe. Damit bringen Sie die richtigen Personen in einem Raum zusammen.

Beispiel: Die Party ist nur für Kongressteilnehmer zugängig, also eine VIP-Party.

Ziele festlegen

Setzen Sie sich feste Ziele, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen! So behalten Sie den Überblick über Ihre To Dos.

Beispiel: Das Rahmenprogramm für die VIP-Party muss bis zum 20. März detailliert feststehen.

Zeitpunkt planen

Legen Sie das Datum der Veranstaltung auf einen Termin, an dem Ihre Zielgruppe mit Sicherheit keine Termine hat. So erhalten Sie keine bis nur wenige Absagen.

Beispiel: Die VIP-Party findet am 20. April um 20 Uhr im Anschluss an den Kongress statt.

Veranstaltungsort anvisieren

Der Ort der Veranstaltung muss gut erreichbar und bekannt sein. Damit erhalten Sie eine hohe Teilnehmerzahl. Auch spontane Anmeldungen werden eintreffen.

Beispiel: Die VIP-Party wird im Grand Hotel Nähe des Hauptbahnhofs ausgetragen, dem gleichen Hotel, in dem auch schon der Kongress stattfindet.

Budget ausschöpfen

Fragen Sie zu Beginn der Veranstaltungsplanung nach Ihrem genauen Budget. Nur so können Sie ungestört planen und vermeiden ein Hin und Her mit Ihrem Auftraggeber.

Beispiel: Für die Ausrichtung der VIP-Party stehen Ihnen 75.000 Euro zur Verfügung.

Sie haben jetzt Ihre grobe Veranstaltungsplanung festgelegt. Damit ist es aber noch nicht getan. Nun können Sie an die Detailplanung herantreten, um Ihre Veranstaltung perfekt zu machen.

Details verleihen Ihrer Veranstaltung den Feinschliff

Motto ausdenken

Ein Motto schafft Atmosphäre. Das sollte sich vor allem in Ihrer Einladung, Ihrer Tischdekoration und Ihrem Dresscode mit Farben und Details wiederspiegeln.

Beispiel: Das Motto für die VIP-Party ist eine Oskar-Verleihung, der Dresscode dementsprechend schick.

Raumbuchung vornehmen

Buchen Sie rechtzeitig den Raum! Passen Sie die Raumgröße an die vorgesehene Besucherzahl und Ihr Rahmenprogramm an. Lassen Sie jedoch noch Luft für spontane Besucher.

Beispiel: Die VIP-Party findet im Grand Hotel im Raum Vita statt, in dem 100 Personen Platz haben.

Rahmenprogramm festlegen

Legen Sie frühzeitig die gewünschten Getränke sowie das Essen fest und kümmern Sie sich um den passenden Caterer. Kalkulieren Sie großzügig. Auch eine musikalische Untermalung sollten Sie nicht vergessen. Mit Live Akts und einer Foto-Box können Sie außerdem Höhepunkte auf Ihrer Veranstaltung schaffen.

Beispiel: Sie buchen für die VIP-Party eine Jazzband, dazu Sekt und Fingerfood.

Sicherheitskonzept erstellen

Was viele Veranstalter vergessen, ist die Sicherheit. Selbst wenn im besten Fall nichts passiert, müssen Sanitäter und Securities immer vor Ort sein. Auch Fluchtwege müssen kenntlich gemacht werden!

Beispiel: Sie buchen für die VIP-Party 20 Security-Kräfte und fünf Sanitäter.

An- und Abreise organisieren

Eine gut geplante An- und Abreise ist unglaublich wichtig. Das umfasst nicht nur den Transport Ihrer eigenen Objekte, die Sie für die Veranstaltung vor Ort benötigen, sondern auch Ihre Gäste. Sorgen Sie also für eine gute Ausschilderung, genügend Parkplätze und eine genaue Wegbeschreibung zu Ihrem Veranstaltungsort.

Beispiel: Die Objekte für die VIP-Party können am 19. April ab 10 Uhr angeliefert werden. Der Veranstaltungsort bietet 200 Parkplätze, von denen 50 exklusiv für die Gäste der VIP-Party reserviert sind.

Übernachtungsmöglichkeiten bereitstellen

Manche Besucher haben eine weite Anreise? Dann sorgen Sie für Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe des Veranstaltungsorts.

Beispiel: Für mögliche Übernachtungen stehen 50 Hotelzimmer im Grand Hotel zur Verfügung.

Wenn Sie unsere Checkliste befolgen, steht einer perfekten Veranstaltung nichts mehr im Weg!

Gästemanagement vor Ort – so fühlen sich alle wohl

Die Vorbereitung der Veranstaltung haben Sie gemeistert. Am Veranstaltungstag selbst sind Sie als Ausrichter natürlich auch dafür verantwortlich, dass sich alle Gäste wohlfühlen. Wie Sie Ihre Gäste am besten begrüßen und richtig Smalltalk führen, erfahren Sie in einer separaten Checkliste.

 

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Ihre Redakteurin: Chiara Blex

Ich bin Auszubildende im ersten Lehrjahr bei Management Circle und momentan in der Abteilung Marketing tätig. Als angehende Veranstaltungskauffrau freue ich mich Ihnen unsere neusten Trends und Entwicklungen vorzustellen.

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