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Urlaubsvertretung ├╝bernehmen: 6 Tipps f├╝r eine entspannte Urlaubszeit

Urlaubsvertretung ├╝bernehmen: 6 Tipps F├╝r Eine Entspannte Urlaubszeit

Sommerzeit ist nicht nur die Zeit f├╝r Sonne, Strand und Meer ÔÇô sondern auch die Zeit f├╝r Urlaubsvertretung!

Im Durchschnitt haben die deutschen Arbeitnehmer j├Ąhrlich 28,9 Urlaubstage ÔÇô und Ihre Kollegen haben es jetzt gut: Der Urlaub steht vor der T├╝r und die Reisekoffer sind gepackt. Sie bleiben aber zur├╝ck und sollen sich um die Urlaubsvertretung k├╝mmern? Keine Panik ÔÇô Sie m├╝ssen nicht in Chaos versinken! Mit unseren sechs wertvollen Tipps k├Ânnen Sie einem vollen Schreibtisch und der Vernachl├Ąssigung Ihrer eigenen Aufgaben gekonnt entgegenwirken.

Halten Sie sich auf dem Laufenden

Aktuelle Projekte und Kundentermine sollten Sie immer im Blick behalten. Schon einige Wochen vor dem Urlaub sollten Sie sich mit dem zu vertretenden Kollegen zusammensetzen und regelm├Ą├čige Meetings abhalten, um sich auf dem neuesten Stand zu halten. So k├Ânnen Sie die Urlaubsvertretung entspannt angehen und gegebenenfalls schon vorarbeiten.

Bitten Sie um eine schriftliche Urlaubs├╝bergabe

Niemand kann sich alle wichtigen Details eines fremden Projektes merken. Bitten Sie Ihren Kollegen deshalb um eine schriftliche Urlaubs├╝bergabe, die Sie bei Fragen zur Hand nehmen k├Ânnen. Dies bedeutet zwar vorerst einen Mehraufwand f├╝r Ihren Kollegen, allerdings wird er nach seinem Urlaub einen geordneten Platz vorfinden und kann seine Arbeit wieder entspannt aufnehmen.

Kl├Ąren Sie System-Zug├Ąnge und Vollmachten

Nichts ist unangenehmer als eine dringende Aufgabe erledigen zu m├╝ssen aber nicht den entscheidenden Zugang zu dem notwendigen System zu haben ÔÇô am besten noch, wenn ein ungeduldiger Kunde oder Kollege am Telefon wartet. Kl├Ąren Sie mit den Verantwortlichen (in der Regel mit der IT-Abteilung), ob Sie Gast-Zug├Ąnge bekommen oder w├Ąhrend der Urlaubsvertretung die Zugangsdaten Ihres Kollegen nutzen k├Ânnen. Au├čerdem ist abzusprechen, ob die E-Mails des Kollegen an Sie weitergeleitet werden sollen, oder ob Sie Zugriff zum kompletten E-Mail-Postfach erhalten. Eine weitere wichtige Frage ist, ob Sie f├╝r die Urlaubsvertretung auch bestimmte Vollmachten ben├Âtigen. Wenn ja, sollten diese fr├╝hzeitig organisiert werden.

Holen Sie sich Unterst├╝tzung

Sie k├Ânnen kaum eine ganze Urlaubsvertretung allein bewerkstelligen ÔÇô schlie├člich haben Sie auch noch eigene Aufgaben zu erledigen. Holen Sie sich deshalb Hilfe aus dem Team. So k├Ânnen Sie Aufgaben aufteilen und vorab, wenn Ihr Kollege noch nicht im Urlaub ist, die verschiedenen Zust├Ąndigkeiten kl├Ąren. Wichtig: Kommunizieren Sie diese Zust├Ąndigkeiten auch an das gesamte Team, damit jeder wei├č, an wen er sich bei welchen Fragen oder Aufgaben wenden muss.

Kommunizieren Sie die Urlaubsvertretung

In der Regel informiert der Urlauber die Kollegen und Kunden, wer in seiner Abwesenheit seine Angelegenheiten bearbeitet. Daf├╝r sollten Anrufbeantworter und Abwesenheitsnotizen im E-Mail-Postfach mit Ihrem Namen bespielt werden, damit jeder wei├č, dass Sie der richtige Ansprechpartner sind. Sollte Ihr Kollege das vergessen, gehen Sie aktiv auf Teammitglieder und Gesch├Ąftspartner zu. So bleiben Sie vor zornigen Reaktionen aufgrund unbeantworteten E-Mails und Anrufen an die falsche Person gefeit.

Bleiben Sie entspannt

Letztendlich ist Ihr Kollege ja nicht verschollen, sondern nur im Urlaub. Erhalten Sie Anfragen oder Aufgaben, die Sie partout nicht bearbeiten k├Ânnen, sollten Sie ehrlich sein und keine Angst vor schiefen Blicken haben. Jeder wird daf├╝r Verst├Ąndnis haben und solange Sie alles in Ihrer Macht Stehende versucht haben um das Anliegen bearbeiten zu k├Ânnen, m├╝ssen Sie auch kein schlechtes Gewissen haben.

Bonus-Tipp – nicht nur f├╝r die Urlaubsvertretung

Nicht nur f├╝r die Urlaubsvertretung, sondern auch f├╝r neue Mitarbeiter, Auszubildende oder Praktikanten kann eine ÔÇ×BedienungsanleitungÔÇť f├╝r Ihre Abteilung hilfreich sein. Hier sammeln Sie alle wichtigen Informationen wie zum Beispiel Zust├Ąndigkeiten und Abl├Ąufe zu allgemeinen Prozessen wie der Reisekostenabrechnung. So k├Ânnen Kollegen auch ohne spezielle ├ťbergabe die Urlaubsvertretung ├╝bernehmen oder im Krankheitsfall einspringen.

Sekretariat und Assistenz

R├╝ckkehr vorbereiten

Wenn Ihr Kollege bald aus dem Urlaub zur├╝ckkommt, sollten Sie beginnen eine Zusammenfassung zu erstellen. Hier notieren Sie alle wichtigen Informationen, die w├Ąhrend der Urlaubsvertretung aufgekommen sind, wie zum Beispiel den jeweils aktuellen Stand der Aufgaben und Projekte. Au├čerdem sollten Sie To-dos f├╝r Ihren Kollegen notieren, die er nach seinem Urlaub bearbeiten muss. So hat er gleich einen ├ťberblick ├╝ber alle Projekte und muss sich nicht sofort durch sein prall gef├╝lltes Postfach klicken.

Generell gilt: Umso besser Sie die Urlaubsvertretung f├╝r Ihre Kollegen machen ÔÇô desto leichter wird es ihrem Team auch fallen, wenn Sie selbst mal im Urlaub sind! Auf unserem Blog haben wir bereits einen Beitrag verfasst, der Sie bei der Vorbereitung unterst├╝tzt und Sie vor Chaos bei Ihrer R├╝ckkehr bewahrt ÔÇô wir w├╝nschen Ihnen viel Spa├č im Urlaub!

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Isabella Beyer

Als Content Marketing Managerin betreue ich den Blog rund um die Themen Sekretariat und Assistenz. Mein Ziel ist es, Sie mit Beitr├Ągen ├╝ber die Office-Welt zu informieren und zu unterhalten. Au├čerdem bin ich st├Ąndig auf der Suche nach den neusten Trends und hilfreichen Tipps, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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