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Jonglieren at its best: So behalten Sie als Assistenz den Überblick

Jonglieren At Its Best: So Behalten Sie Als Assistenz Den Überblick

Als Teamassistenz müssen Sie täglich zahlreiche Arbeiten und Projekte gleichzeitig bearbeiten. Da fällt es manchmal schwer, den Überblick zu behalten. Doch mit unseren 6 Tipps werden Sie nie wieder eine Aufgabe vergessen, sondern stattdessen zum Jonglier-Meister werden!

So behalten Sie den Überblick

1

Führen Sie eine To-Do-Liste

Der erste Schritt, um den Überblick auch bei zahlreichen Aufgaben nicht zu verlieren, ist das Führen einer To-Do-Liste. Notieren Sie alle Aufgaben und seien sie auch noch so klein. Nur so können Sie garantieren, dass nichts hinten überfällt.

Egal ob Sie ein Notizbuch aus Papier nutzen oder ein Tool wie Evernote, Trello oder Wunderlist, wichtig ist, dass Sie bei dieser einen Liste bleiben oder höchstens drei Listen nebeneinander führen. Ansonsten erzeugt Ihre To-Do-Liste mehr Arbeit als Entlastung.

Probieren Sie beispielsweise auch die Getting Things Done Methode aus und lernen Sie, wie Sie produktiver werden, indem Sie Ihren Kopf leeren.

2

Setzen Sie Termine und Deadlines

Formulieren Sie Ihre Aufgaben so klar wie möglich und setzen Sie sich selbst strikte Deadlines. Wenn Sie digitale Tools wie Evernote nutzen, sollten Sie zu jeder Aufgabe auch die Erinnerungsfunktion nutzen. Wenn Sie keine klare Deadline formulieren, kann es passieren, dass einige Aufgaben liegen bleiben oder nie erledigt werden.

3

Unterlassen Sie Multitasking

Auch wenn gerade in der Position der Teamassistenz Multitasking oft zur Jobbeschreibung dazugehört, sollten Sie das gleichzeitige Bearbeiten von mehreren Aufgaben unterlassen. Das menschliche Gehirn ist einfach nicht darauf ausgelegt. Mehr als zwei Aufgaben können nicht zufriedenstellend erledigt werden. Sie sparen vielleicht in dem Moment Zeit, doch die Nachbearbeitung von Fehlern wird Ihnen letztendlich mehr Zeit stehlen und eventuell auch den Unmut von Chef und Kollegen hervorrufen.

 

4

 

Machen Sie kleine Steps

Gerade bei großen Aufgaben und Projekten lohnt es sich, die Aufgaben aufzuteilen und in kleinere Steps zu gliedern. So verlieren Sie nie den Überblick und können Ihre Deadlines besser einhalten. Außerdem garantieren Sie durch dieses Vorgehen, dass Sie agil auf neue Situationen und Begebenheiten reagieren können.

5

Lernen Sie, Nein zu sagen

Um den Überblick zu behalten, ist es essentiell, auch einmal nein zu sagen. Niemand hat etwas davon, wenn Sie jede Aufgabe übernehmen, aber dann nicht rechtzeitig fertig werden oder Ihre Aufgaben nur mit halber Konzentration erledigen. Auch wenn es schwer fällt und Sie sicherlich niemanden vor den Kopf stoßen wollen, das Nein kann Ihre Position stärken und Ihnen sogar mehr Respekt verschaffen.

6

Die drei wichtigsten to-Dos

Formulieren Sie jeden Tag die drei wichtigsten Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Befassen Sie sich am besten gleich als erstes am Tag mit einer dieser Aufgaben – noch bevor Sie überhaupt Ihr E-Mail-Programm öffnen. So schaffen Sie es, gerade bei wichtigen Projekten nicht den Überblick zu verlieren.

Wenn es Ihnen schwer fällt, Prioritäten zu setzen, haben wir natürlich auch dafür praktische Tipps für Sie:

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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