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8 praktische Tipps für Ihre Arbeit mit Word

8 Praktische Tipps Für Ihre Arbeit Mit Word

Das wohl mit Abstand am häufigsten verwendete Textverarbeitungsprogramm in Unternehmen ist Word von Microsoft! Das Programm bietet ungeahnte Möglichkeiten. Im Sekretariat- und Assistenzbereich ist es heute gar nicht mehr wegzudenken. Obwohl Word in fast jedem Büro zur Anwendung kommt, sind viele der Anwendungsmöglichkeiten bei den Nutzern nicht bekannt. Es gibt eine Vielzahl an Funktionen, die man auf den ersten Blick nicht erkennt. Sie sind versteckt in Menüs und Dialogfeldern oder verbergen sich hinter Tastenkombinationen sowie Funktionstasten. Im Internet finden sich jede Menge Tipps, wie Sie das Programm noch effizienter nutzen können. Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen eine kleine Auswahl dieser Empfehlungen vorstellen und Sie dazu ermutigen, diese selbst einmal auszuprobieren.

1

Das aktuelle Datum blitzschnell im Text einfügen

Mit nur drei Tasten können Sie sich das Kalendernachsehen und die manuelle Datumseingabe ersparen. Mit der Tastenkombination Alt + Shift + D haben Sie im Nu das aktuelle Datum an der richtigen Stelle im Text.

Übrigens: Für Excel gibt es ebenfalls eine solche Tastenkombination: Strg + Punkt-Taste.

2

Formatieren mit Tastenkombinationen

Der Griff zur Maustaste stört oft den Fluss beim Texteschreiben, trotzdem möchte man aber seinem Text das passende Outfit verpassen. Formatieren Sie Ihren Text doch mithilfe von Tastenkombinationen:

Strg + Shift + F                  Umschalten zwischen Normal- und Fettschrift

Strg + Shift + U                 markierter Text wird unterstrichen

Strg + Shift + K                 Umschalten zwischen Normal- und Kursivschrift

Strg + 8                               Schriftgröße um einen Punkt kleiner

Strg + 9                               Schriftgröße um einen Punkt größer

3

Lange Excel-Tabellen in ein Word-Dokument einfügen

  1. Markieren Sie in einer Excel-Tabelle die Bereiche, die Sie in Ihrem Word-Dokument verwenden möchten. Kopieren Sie den markierten Bereich mit Strg + C .
  2. Wechseln Sie in das Word-Dokument, setzen Sie den Cursor dorthin, wo Sie die Tabelle einfügen wollen.
  3. Im Start-Register müssen Sie das Einfügen-Symbol öffnen und dann auf Inhalte einfügen
  4. Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie Verknüpfung einfügen und „Als: Formatierter Text (RTF)“
  5. Mit OK wird die kopierte Excel-Tabelle im Text eingefügt.

Besonderer Clou: Durch die Option Verknüpfung einfügen, werden Änderungen in der Originaltabelle auch in diese verknüpfte Tabelle im Word-Dokument mit übernommen, evtl. müssen Sie hier je nach Office-Version mit der rechten Maustaste noch auf Verknüpfungen aktualisieren klicken.

4

Sonderzeichen einfügen

Sonderzeichen einfügen

Häufig verwendete Sonderzeichen finden Sie noch auf Ihrer Tastatur, aber was ist, wenn Sie Schriftzeichen aus fremden Sprachen, höher- oder tiefergestellte Zeichen benötigen? Fingerakrobaten-Übungen in Form von Tastenkombinationen für Sonderzeichen können Sie vergessen. Öffnen Sie das Einfügen-Menü, dort klicken Sie auf die Schaltfläche Symbol. Ein Doppelklick auf das benötigte Zeichen und das Sonderzeichen wird an der aktuellen Textstelle eingefügt.

5

Besser suchen und ersetzen

Über die Funktion Suchen und Ersetzen können Inhalte der Zwischenablage im Word-Text ersetzt werden. Diese können auch eine Grafik oder eine Tabelle sein. In der Funktion Strg + H geben Sie in das obere Feld das zu ersetzende Wort ein. Im unteren Feld fügen Sie ^C ein.

Word Suchen und Ersetzen

6

Groß- und Kleinschreibung umwandeln

Sie sind beim Schreiben auf die Caps-Lock-Taste (Feststelltaste) geraten und schreiben jetzt, statt in Kleinbuchstaben alles in Großbuchstaben. Word bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten um Buchstaben umzuwandeln. Markieren Sie die Buchstaben, die Sie ändern wollen. Gehen Sie dann auf die Registerkarte Start, dann in der Gruppe Schriftart auf Groß-/und Kleinschreibung. Hier werden Ihnen unterschiedliche Änderungsoptionen angeboten.

Word Groß- und Kleinschreibung, Bild 1

Word Groß- und Kleinschreibung, Bild 2

Alternativ können Sie anstelle mit der Maus, mithilfe einer Tastenkombination zwischen „kleinbuchstaben“, „GROSSBUCHSTABEN“ und „Ersten Buchstaben Im Wort Großschreiben“ wechseln. Markieren Sie den geänderten Text, und drücken Sie UMSCHALT+F3, bis die gewünschte Groß-/Kleinschreibung angewendet wird.

7

Einfügen einer Unterschrift

Unterschriften verschaffen Word-Dokumenten eine persönliche Note, auch wenn diese keine Rechtsgültigkeit haben. Hierzu schreiben Sie Ihre Unterschrift auf und scannen diese anschließend als Grafik ein. Fügen Sie die Grafik dann in Word ein. Markieren Sie nun die Grafik und drücken Sie Alt+F3. Jetzt erstellen Sie einen Baustein mit Ihrer Unterschrift. Geben Sie ein Kürzel als Name ein, im Beispiel US.

Word Unterschrift

Zukünftig brauchen Sie nur noch Ihr Kürzel und F3 für Ihre Unterschrift eingeben.

8

Dokumente auf eine bestimmte Seitenzahl kürzen

Word Dokument kürzenKennt jeder! – Sie haben einen Text geschrieben und am Schluss sind zwei Zeilen auf einer neuen Seite. Jetzt müssten Sie manuell in Ihrem Text Wörter löschen oder im Textlayout etwas verändern. Fügen Sie Ihrer Schnellzugriff-Leiste einen Befehl hinzu. Hierzu wechseln Sie in die Word-Optionen, unter Anpassen (ältere Word-Versionen) oder Symbolleiste für Schnellzugriff suchen Sie den Befehl „Um eine Seite verkleinern“ und fügen diesen Ihrer Schnellzugriff-Symbolleiste hinzu. Ab jetzt reicht ein Klick zum Anpassen Ihrer Word-Dokumente.

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