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So erstellen Sie einen Projektplan

So Erstellen Sie Einen Projektplan

Wer an Projekten arbeitet, der kommt um Projektpläne nicht herum. Sei es, um die Organisation zu gewährleisten oder aus Verpflichtungen gegenüber dem Chef. Doch die Projektplanung kostet viel Zeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen schnellen Projektplan erstellen, der übersichtlich ist und auch Führungskräfte glücklich macht.

Was gehört in einen Projektplan?

Zuerst einmal sollten Sie immer nach der Formel gehen: So viel Dokumentation wie nötig und NICHT wie möglich! Ein klassischer Projektplan umfasst die Aktivitäten, die Durchlaufzeiten sowie die Fertigstellungstermine. Der Plan sollte außerdem die Zuständigkeiten festlegen und auch den konkreten Zeitpunkt, bis wann die einzelnen (Teil-)Aufgaben erledigt sein müssen.

Doch bevor Sie mit Ihrem Projektplan beginnen, sollten Sie zunächst überlegen, ob schon ähnliche Projekte durchgeführt wurden, sodass sie dann viele Elemente wiederverwenden können. So sparen Sie sich viel Zeit!

Mit diesen 7 W-Fragen erstellen Sie einen Projektplan

Wo

stehen Sie im Projekt?

Betrachten Sie zunächst die Ausgangssituation und fragen Sie sich, welche Informationen bereits vorliegen und welche noch einzuholen sind. Berücksichtigen Sie dabei auch die Stärken und Schwächen der Beteiligten.

Warum

machen Sie das Projekt?

Überlegen Sie im zweiten Schritt, welchen Nutzen das Projekt hat und was Sie sich dadurch erhoffen. Bedenken Sie dabei auch, wann sich die Investitionen auszahlen könnten.

Was

wollen Sie mit dem Projekt erreichen?

Dabei sollten Sie nicht nur das Hauptziel definieren, sondern auch weitere Ziele im Auge behalten. Definieren Sie auch, welche Ziele NICHT verfolgt werden, um Missverständnissen zu entgehen.

Wer

ist involviert?

In diesem Schritt sollten Sie sich fragen, wer am Projekt direkt beteiligt ist und welche sonstigen Parteien bei der Planung zu beachten sind. Achten Sie darauf, dass Sie eine solide Organisationsstruktur im Team schaffen, indem Sie genügend Unterstützer finden und auch Gegner smart einbinden, um den Projekterfolg zu garantieren.

Wie

strukturieren Sie das Projekt?

Überlegen Sie, welche Aufgaben zu erledigen sind und teilen Sie diese in Arbeitspakete ein. Konzentrieren Sie sich in diesem Schritt auch auf die Risiken, die Ihr Projekt gefährden könnten und erarbeiten Sie Maßnahmen, um diesen entgegenzuwirken.

Bis wann

sollen das Projektziel und die Teilziele erreicht werden?

Definieren Sie die verschiedenen Projektphasen. Überlegen Sie dann, welche Meilensteine mit welchen messbaren Ergebnissen erreicht werden müssen und reflektieren Sie, wie lange das Erreichen dauern wird. Seien Sie dabei realistisch und unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand.

Wie viel

kostet das Projekt?

Die letzte Frage ist natürlich die nach den Kosten: Welche Ressourcen werden für das komplette Projekt benötigt? Denken Sie dabei an die personellen, sachlichen und auch finanziellen Kosten. Definieren Sie, welche Gesamtkosten auf Ihr Unternehmen zukommen werden.

Wenn Sie diese sieben Fragen ausführlich beantwortet haben, steht einem effizienten Projektplan nichts mehr im Weg! Wir haben zur Unterstützung noch zwei Vorlagen für Sie ausgesucht, die Sie für Ihre Planung nutzen können:

Erhalten Sie weitere Informationen!

Als Projektassistenz sind Sie Schnittstelle und Ansprechpartner für alle Beteiligten. Uwe Göttert und Christian Sturm von Daimler geben Ihnen in unserem Seminar Projektmanagement für die professionelle Assistenz das nötige methodische und kommunikative Rüstzeug, um Projekte flexibel und kompetent zu begleiten und zu steuern.

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

Dieser Beitrag hat 4 Kommentare
  1. Danke für den Beitrag.

    Seit einigen Monate plane ich ein Projekt mit meinem Team. Leider kommen wir nicht so wirklich voran. Ein Kollege hat mir gesagt, dass wir uns Unterstützung für Projektmanagement holen sollen.

    LG
    Nadine

  2. Sehr geehrte Frau Vogt,
    herzlichen Dank für Ihren Beitrag und wertvolle Anregungen, die ich daraus mitnehme. Eine Bitte habe ich aber: Vermeiden Sie doch bitte die modische Unsitte, aus einer Tätigkeit eine Person zu machen bzw. einen Menschen aus Fleisch und Blut auf eine Funktion zu reduzieren.
    Was meine ich damit? „Als ProjektassisstenZ sind Sie…“ Die oder der Angesprochene ist ProjektassisstenTIN oder ProjektassisstenT. ProjektassistenZ ist die Tätigkeit, die die oder der Angesprochene ausübt.
    Es wird, was ich sehr gut finde, mehr und mehr Wert auf einen respektvollen und wertschätzenden Umgang miteinander gelegt. Eine Person zu einer Funktion zu degradieren (auch sprachlich, denn unsere Sprache formt unsere Denkweise), ist davon aber leider das glatte Gegenteil.

    1. Liebe Frau Wagner,

      es lag nicht in meiner Absicht, Personen auf ihre Funktion zu reduzieren, vielmehr wollte ich beide Geschlechter gleichberechtigt einbeziehen. Ich danke Ihnen aber für den Hinweis, ich werde in meinen zukünftigen Artikeln lieber von Assistentin und Assistent sprechen.

      Viele Grüße
      Marina Vogt

    2. Genau wie der Begriff „Projetkassistentin“ beschreibt auch der Begriff „Projektassitenz“ eine funktionsausübende Person und zwar eine Assistenz für das Projekt. Genau wie eine Projektleitung ein Projekt leitet, tut das ebenfalls eine Projektleiterin. Der einzige Unterschied ist, dass eine Projektleiterin zwingend weiblich ist; auf eine Projektleitung trifft das wiederum nicht zu: sie ist nämlich geschlechtsneutral formuliert. Mit welchem Ansinnen also sollte man den Satz unnötig verkomplizieren, indem man „Projektassistentin oder Projektassistent“ anstelle von „Projektassistenz“ schreibt? Das halte ich für großen Humbug, denn schließlich formt die geschriebene Sprache unseren Lesefluss und ebenso unsere Lesefreude.

      @ Frau Vogt: Vielen Dank für Ihren Artikel. Es hat mir viel Freude bereitet ihn zu lesen. Eine prägnante Übersicht zur Ausgestaltung eines Projektplans, super.

      Ihre Leserin oder Leser

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