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So bewältigen Sie Ihre E-Mail-Flut!

So Bewältigen Sie Ihre E-Mail-Flut!

Sie kämpfen täglich mit Ihrer E-Mail-Flut und wissen gar nicht wohin mit den ganzen Nachrichten? Wir zeigen Ihnen, wie Sie effizient mit Ihren E-Mails umgehen und die perfekte Ordnerstruktur schaffen, um Ihre Zeit und Konzentration wichtigeren Aufgaben zu widmen!

E-Mails rauben Zeit

ZeitmanagementDas Marktforschungsunternehmen The Radicati Group ermittelte, dass Arbeitnehmer täglich durchschnittlich 110 E-Mails verschicken und empfangen. Da ist es nicht verwunderlich, dass wir drei oder gar vier Stunden pro Tag damit verbringen, E-Mails zu lesen, zu ordnen und zu beantworten. Andere Studien zeigen zudem auf, dass unser Arbeitsfluss alle 11 Minuten wegen eingehender E-Mails unterbrochen wird. Lange Rede kurzer Sinn: E-Mails rauben Ihnen viel Zeit!

Die E-Mail ist nicht schuld!

Doch das Medium des digitalen Briefes ist nicht der Schuldige, vielmehr ist es unser Verhalten gegenüber E-Mails. Es ist nicht immer notwendig, dauerhaft erreichbar zu sein. Wenn eine wichtige, konzentrierte Arbeit ansteht, lohnt es sich, alle Benachrichtigungen auszuschalten. Zahlreiche Forscher und Experten empfehlen sogar, bestimmte Zeitpunkte festzulegen, wann das Postfach überprüft wird. Alle zwei Stunden, also höchstens fünfmal täglich, ist ratsam, um konzentriertes Arbeiten zu gewährleisten.

Erst Arbeit, dann Postfach

digitale KommunikationWas machen Sie als erstes, wenn Sie ins Büro kommen? Bestimmt öffnen auch Sie zunächst Ihr E-Mail-Postfach und überprüfen die ersten Nachrichten. Versuchen Sie doch einmal einen anderen Tagesstart: Erledigen Sie zunächst zwei oder drei dringende Aufgaben und öffnen Sie erst dann Ihr E-Mail-Postfach.

Ein gutes Ablagesystem ist unerlässlich

Für ein zeitsparendes E-Mail-Management ist ein gutes Ablagesystem unerlässlich! Das spart Ihnen nicht nur Zeit, Sie können außerdem Ihre Konzentration auf wichtigere Tätigkeiten lenken und so bessere und schnellere Ergebnisse liefern, ohne in Stress zu verfallen. Wir zeigen Ihnen, wie ein perfektes Ablagesystem aussieht!

Posteingang richtig nutzen

Betrachten Sie Ihren Posteingang als eine Art To-Do-Liste. Er beinhaltet also immer nur Nachrichten, die Sie noch nicht bearbeitet haben. Haben Sie jedoch die E-Mail gelesen, sollten Sie diese in einen Unterordner verschieben. Vermeiden Sie bereits gelesene E-Mails unbearbeitet im Posteingang liegen zu lassen!

Unterordner sorgen für Ordnung

Eine perfekte, allgemeingültige Ablage für E-Mails gibt es nicht. Denn je nach Ihren Tätigkeiten können verschiedene Arten und Weisen sinnvoll sein.

Mögliche Unterordner könnten sein:

Beantworten

Nutzen Sie diesen Ordner als Zwischenlager, wenn Sie eine E-Mail nicht nach wenigen Minuten sofort beantworten können.

Nachverfolgen

Hier können Sie Nachrichten ablegen, die für den Moment bearbeitet worden sind, jedoch einer Nachkontrolle bedürfen.

Projekt-Ordner

Es ist sinnvoll, für jedes Ihrer Projekte einen entsprechenden Ordner anzulegen. So behalten Sie immer den Überblick!

Newsletter

Lagern Sie hier Lesestoff, den Sie bei freier Zeit durchsehen. Setzen Sie sich jedoch ein Zeitlimit, sodass Sie ungelesene Newsletter nach zwei bis drei Wochen löschen.

On hold

Legen Sie hier Nachrichten ab, welche erst durch Eintreten einer bestimmten Situation beantwortet werden können. Beispielsweise nach Bestätigung eines Termins.

Personen-Ordner

Wie auch bei dem Projekt-Ordner sollten Sie hier pro Kollege, Kunde oder Führungskraft einen einzelnen Ordner anlegen, um die Übersicht zu behalten.

Schaffen Sie keinen Sammelordner

Vermeiden Sie Sammelordner oder einen Bereich Sonstiges, in den Sie alles ablegen, was Sie nicht sofort zuordnen können. Das schafft nur Chaos und untergräbt Ihre Ordnung!

Nummerieren Sie Ihre Ordner

Sie können die Reihenfolge Ihrer Unterordner beeinflussen, indem Sie die Ordner nummerieren. So sind die für Sie wichtigen Ordner immer ganz oben und die Priorisierung kann von Ihnen in wenigen Sekunden verändert werden.

Erstellen Sie Filterregeln

Vor allem für Newsletter eignen sich die Filterregeln der verschiedenen E-Mail-Anbieter. Hiermit können Sie aufgrund eingestellter Kriterien wie beispielsweise Absender oder bestimmte Wörter in der Betreffzeile die Nachricht automatisch in einen Ihrer Unterordner verschieben lassen.

Regelmäßig ausmisten und Ordnung hinterfragen

Regelmäßiges Ausmisten sorgt für dauerhafte Übersicht. Leider ist eine einmalig ausgearbeitete Ordnerstruktur nicht das Ende des perfekten E-Mail-Managements. Vielmehr ist es eine dauerhafte Aufgabe. Wie oft Sie Ihre Ordner ausmisten, hängt aber davon ab, wie intensiv Sie Ihr E-Mail-Programm nutzen und wie viele unterschiedliche Aufgaben, Projekte und Personen dabei eingeordnet werden müssen.

Vorgänge und Dokumente optimal managen

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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