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Trouble in the bubble: Wie Sie Krisen im Projekt begegnen

Trouble In The Bubble: Wie Sie Krisen Im Projekt Begegnen

Da gereimte Dinge bekanntlich besser im Gedächtnis bleiben, lassen Sie uns zu Beginn doch einfach lyrisch einsteigen:

„Wo gehobelt wird, da fallen Späne und in Projekten scheitern zuweilen selbst die besten Pläne“ 

Ok, es klingt etwas krumm und furchtbar, gibt aber den Kern der Sache doch präzise wieder.

Jedes Projekt besteht aus einer Vielzahl an Meilensteinen und kleineren Zielen. Um diese zu erreichen, müssen viele Komponenten zusammenarbeiten.

Kein Wunder, dass hier auch schnell mal etwas aus dem Ruder laufen kann.

Klassische Krisen im Projektmanagement sind unter anderem:

  • Wichtige Teile wurden nicht geliefert und nun geht es nicht weiter
  • Ein Teammitglied hat gekündigt und niemand kann seine Aufgaben übernehmen
  • Bestimmte To Do’s wurden einfach in der Planung übersehen und nun passt das Budget nicht mehr
  • Kollegen schaffen die Abgabe nicht und haben das nicht rechtzeitig kommuniziert, weswegen andere Teammitglieder wiederum nicht fortfahren können

Sie sehen: Krisen sind vielfältig und kommen in allen erdenklichen Formen und Größen. Es kann interne und externe Ursachen geben und Sie können stets davon ausgehen, dass wirklich jedes Projekt seine Wehwehchen und Krisen hat.

Wichtig ist, dass Sie schon am Anfang eines Projektes eine gemeinsame Strategie für den Umgang mit Problemen schaffen.

Dazu gehört:

  • Eine Kommunikationskultur basierend auf Respekt und dem Prinzip der offenen Tür, damit Probleme offen und ehrlich angesprochen werden können, ohne, dass es zu einer Angststimmung kommt. Wer Angst hat, schweigt und das kann dazu führen, dass aus einem kleinen, lösbaren Problem, irgendwann ein sehr großes, nur schwer behebbares wird
  • Planen mit Weitblick: Durch das Erstellen der Meilensteine und des Projektfahrplans kann man als Team gemeinsam mögliche Brandherde ausmachen, die an bestimmten Punkten auf das Projekt zukommen. Warum warten, bis es soweit ist? Wer vorausdenkt, kann frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um das Problem von vornherein zu verhindern oder den Schaden im Krisenfall stark zu verringern
  • Own it-Mindset. Nach dem Prinzip der Ownership von Aufgaben sollten Projektleiter nicht nur ihre Aufgaben und Erfolge „ownen“, sondern eben auch zu ihren Fehlern ehrlich stehen können. Egofrei. Das heißt: Sie selbst haben als Projektleiter ordentlich danebengezimmert? Passiert. Sprechen Sie offen mit dem Team darüber, wenn es das Team betrifft. Sie sind auch nur ein Mensch. Schieben Sie die Schuld nicht auf andere, sondern schauen Sie, wie gemeinsam daraus gelernt werden kann.

Vorbereitung spart Nerven und gibt Sicherheit

Der Krisenmanagement-Drill:

In vielen Unternehmen ist es üblich, Evakuierungsübungen für den Fall eines Brandes zu machen. Etwas Ähnliches wird auch in manchen Konzernen in der Unternehmenskommunikation geübt. Nicht die Gebäudeevakuierung, sondern wie man im Krisenfall zusammenarbeitet.

Hierfür werden sehr realistische Szenarien erarbeitet und unter alltäglichen Bedingungen als Drill umgesetzt.
So etwas können Sie auch für Ihr Projektteam inszenieren.

Finden Sie Fragestellungen und Krisen, die Ihnen im Alltag begegnen und das Projekt mehr oder weniger behindern könnten.

Drei Beispiele:

  • Ein Kollege hat die Grippe, er fällt für mindestens eine Woche aus – wer könnte welche Aufgaben übernehmen und ist das bei normalem Arbeitspensum überhaupt möglich?
  • Ein Abgabetermin wird nicht geschafft: Wer muss wann welche Informationen erhalten, um den Schaden einzugrenzen und umzuplanen?
  • Sie sind auf dem Weg zu einem sehr wichtigen Projektpräsentation, aber stehen im Stau. Hier gibt es aktuell kein Vor- und Zurück – wie gehen Sie damit um und retten den Tag noch?

Diese Krisentrainings können in alle Richtungen und Tiefen gehen. Sie werden schnell entdecken, welche Lösungen schnell parat und welche anfänglich kleinen Probleme richtig harte Nüsse sind.

Eine Lösung

Beim Beispiel der Projektpräsentation wäre eine Möglichkeit gewesen, die Präsentation zur Sicherheit vorher als Video aufzuzeichnen und bei der entsprechenden Assistentin zu hinterlegen. Sie könnten dann per Telefon zugeschaltet werden und nach der Präsentation Fragen adäquat beantworten.

Seien Sie ehrlich. Wie hätten Sie ohne Vorbereitung im Auto reagiert?

Der Tag wäre wahrscheinlich nicht nur für Sie gelaufen gewesen.

Stellen Sie die Weichen auf Erfolg!

Etablieren Sie eine Kultur der Transparenz und der Ownership in Ihrem Projektteam. Entwickeln Sie zusammen eine gesunde Krisenbewältigungsstrategie anhand von Krisendrills und denken Sie immer daran, dass Probleme einfach zum Wesen eines Projekts gehören und dass es aber an Ihrer Weitsicht und Einstellung liegt, wie Ihr Team diesen Herausforderungen begegnet.

Weitere Tipps zum Thema Führung bietet zum Beispiel der nachfolgende Blogbeitrag mit unserer Checkliste für den Führungsalltag!

Ein altes Sprichwort sagt im übertragenen Sinne:

„Eine ruhige See bringt keine guten Kapitäne hervor“

Wappnen Sie sich also für Ihre eigenen Stürme und begegnen Sie ihnen mit Mut und Einfallsreichtum und Sie werden daran wachsen.

Gewusst wie!

Projekte bestehen aus Erfolgen und Krisen gleichermaßen. Sichern Sie also den Erfolg Ihrer Projekte durch unser Seminar Projektplanung, -steuerung und -kontrolle.

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