Sind Sie glücklich mit dem Sammelordner „Sekretariat“?
Die Ordnerstruktur Ihres Sekretariats ist nicht gut sortiert und Sie suchen täglich nach Dateien, die Sie dann doch nicht wiederfinden? Martina Müll-Schnurr gibt Ihnen wertvolle Tipps für Ihren Sammelordner.
Diplom-Betriebswirtin Martina Müll-Schnurr ist seit 1989 selbständige Trainerin für die Assistenz und Führungskräfte sowie seit mehreren Jahren bei der Common Sense Team GmbH als Beraterin tätig. Ihre Trainingsschwerpunkte sind die effiziente Gestaltung von Büroabläufen, rationelle Arbeitstechniken, die Zusammenarbeit mit dem Team und der Führungskraft sowie Korrespondenz. Zu ihren Kunden zählen viele namhafte Unternehmen. Nach Ausbildung und Studium arbeitete Martina Müll-Schnurr als Personalsachbearbeiterin und Sekretärin sowie Ausbilderin in Betrieben der Chemie- und Automobilindustrie.
Martina Müll-Schnurr
Neulich, bei einem Projekt zur Einführung eines „Office-Pools“, lautete ein Arbeitspaket, die Ablage teamorientiert zu strukturieren. Beim Sichten der ersten Ebene gab es neben Ordnern, welche die Namen verschiedener Bereichsleiter, Organisationsprojekte oder Abteilungen trugen, auch einen Ordner mit „Sekretariat“. Klickte man auf die Bereichsleiterordner fand man hier auch einen Ordner „Sekretariat“ und einen Ordner „Schriftverkehr“. Es gab also mehrere Ordner mit der Bezeichnung „Sekretariat“.
Man erkennt in der Sammlung verschiedene Themen und Dokumente. Viele Dokumente sind veraltet, nicht mehr wichtig oder man müsste mal aufräumen. Dazu müsste man aber jeden Ordner und jedes Dokument öffnen und auf Gültigkeit prüfen. Aber wer nimmt sich die Zeit? Der Aufwand ist hoch.
Öffnet man in der ersten Ebene die einzelnen Ordner, findet man dort Unterordner beziehungsweise Dokumente zu Themen wie
- Weihnachtsfeier_organisieren
- Angebot_Schlemmer_Weihnachtsfeier.pdf
- Projekt_Office_Pool_2016
- Protokoll_Abteilungssitzung_2017_09.docx
- Planung_Urlaub_2017.xlsx
- Schreibtischstuhl_Müller_Lina_2011.doc
- Unterlagen zu Office-Pool 1. Sitzung 2016_09.pdf
- Bereichsleitersitzung_Präsentation_Office-Pool.pptx
- Teilnehmerliste_Betriebsfeier_2016.xlsx
- Urlaubsliste_2012.xls
- Büromarkt_Laptoptasche.pdf
- Bender_Sebastian_Laptoptasche_Anforderung.docx
- Protokoll Office-Pool 2016_09_14.docx
- Seminarinfo Office-Pool.pdf
Falls Sie Ihre Ablagestruktur wiedererkennen, dann sind Sie bestimmt nicht alleine. Wir suchen also nach einem Weg, ein Dokument schnell zu finden. Dabei geht es jetzt nicht um eine geeignete Software-Lösung. Von meinem Kollegen Wolf Steinbrecher, Common Sense Team GmbH, stammt der Spruch
„Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) managt keine Dokumente, sondern den Umgang von Menschen mit Dokumenten“.
Also die Software-Lösung schieben wir jetzt erstmal beiseite.
In den Büchern „Prozessorientierte Ablage“, Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr, und „Praxisbuch Informationsmanagement“, Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach, verfolgen wir den Ansatz, die Dokumente nach Vorgängen zu gruppieren.
1
Befreien Sie sich von den Altlasten
Als ersten Schritt legen Sie auf Ihrem Laufwerk „Sekretariat“ einen Ordner „Altdaten“ an und verschieben Ihre Ablage dahin. Danach legen Sie sich zwei neue Ordner, „Aktuelle Vorgänge“ und „Abgeschlossene Vorgänge“, an.
2
Was tun Sie gerade? Bilden Sie Vorgangsordner
In den Ordner „Aktuelle Vorgänge“ legen Sie für jeden neuen Vorgang einen Ordner an.
Nun sortieren Sie und andere berechtigte Personen alle Dokumente in diese Ordner. Sie erkennen, dass einige Ordner bereits in „Abgeschlossene Vorgänge“ verschoben werden können. Das wäre beispielsweise 2016_05 Bereichsleitersitzung, Teilnehmerliste_Weihnachtsfeier_2015 und auch Lina Müller müsste den Schreibtischstuhl erhalten haben.
3
Sortieren Sie die Vorgänge nach Prozessen
Wenn Sie jetzt nur Vorgangsordner anlegen würden, wäre dies nach einiger Zeit auch wieder schnell unübersichtlich. Deshalb fassen Sie gleichartige Vorgänge zu Prozessen zusammen.
Nun haben Sie eine schnelle Übersicht über aktuelle Vorgänge und solche, die bereits erledigt sind. Bestimmt haben Sie noch Dokumente in Ihren Altdaten, die Sie noch benötigen. Kopieren Sie diese Dokumente und legen diese in dem dafür vorgesehenen Vorgangsordner ab.
Noch ein Tipp: Wenn Ihnen die alphabetische Ordnung nicht gefällt, setzen Sie eine Nummer vor den Prozessnamen (mindestens zweistellig).
Wenn sich nun der Vorgesetzte ein Bild über den aktuellen Stand der Weihnachtsfeier machen will, klickt er in den Ordner „Sekretariat“ und dort auf den Vorgang „Weihnachtsfeier vorbereiten“. In diesem Ordner liegen dann alle Dokumente zur Weihnachtsfeier. Auch relevante E-Mails.
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Speichern Sie Wissen und Vorlagen bei den Prozessen
Manche Dokumente benötigen Sie oft oder haben eine längere Lebensdauer. Wohin speichern Sie die Liste der Schulferien? Diese Liste gehört zum Prozess „Urlaubsplanung organisieren“. Dort gibt es einen Wissensordner und genau dort kommt dieses Dokument rein. Ebenso verfahren Sie mit „Checklisten zu Veranstaltungen“. Legen Sie sich „Klammerordner“ an (Ordner rutscht nach oben).
Wenn Sie mehr über prozess- und vorgangsorientierte Ablage wissen möchte, dann empfehle ich Ihnen in die beiden Bücher reinzuschauen. Dort ist auch ein Beispiel zu einem Ordnerplan hinterlegt, sowie Tipps zu Namensregeln.
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