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Sind Sie glücklich mit dem Sammelordner „Sekretariat“?

Sind Sie Glücklich Mit Dem Sammelordner „Sekretariat“?

Die Ordnerstruktur Ihres Sekretariats ist nicht gut sortiert und Sie suchen täglich nach Dateien, die Sie dann doch nicht wiederfinden? Martina Müll-Schnurr gibt Ihnen wertvolle Tipps für Ihren Sammelordner.

Diplom-Betriebswirtin Martina Müll-Schnurr ist seit 1989 selbständige Trainerin für die Assistenz und Führungskräfte sowie seit mehreren Jahren bei der Common Sense Team GmbH als Beraterin tätig. Ihre Trainingsschwerpunkte sind die effiziente Gestaltung von Büroabläufen, rationelle Arbeitstechniken, die Zusammenarbeit mit dem Team und der Führungskraft sowie Korrespondenz. Zu ihren Kunden zählen viele namhafte Unternehmen. Nach Ausbildung und Studium arbeitete Martina Müll-Schnurr als Personalsachbearbeiterin und Sekretärin sowie Ausbilderin in Betrieben der Chemie- und Automobilindustrie.

Martina Müll-Schnurr

Martina Müll-Schnurr

Neulich, bei einem Projekt zur Einführung eines „Office-Pools“, lautete ein Arbeitspaket, die Ablage teamorientiert zu strukturieren. Beim Sichten der ersten Ebene gab es neben Ordnern, welche die Namen verschiedener Bereichsleiter, Organisationsprojekte oder Abteilungen trugen, auch einen Ordner mit „Sekretariat“. Klickte man auf die Bereichsleiterordner fand man hier auch einen Ordner „Sekretariat“ und einen Ordner „Schriftverkehr“. Es gab also mehrere Ordner mit der Bezeichnung „Sekretariat“.

Man erkennt in der Sammlung verschiedene Themen und Dokumente. Viele Dokumente sind veraltet, nicht mehr wichtig oder man müsste mal aufräumen. Dazu müsste man aber jeden Ordner und jedes Dokument öffnen und auf Gültigkeit prüfen. Aber wer nimmt sich die Zeit? Der Aufwand ist hoch.

Öffnet man in der ersten Ebene die einzelnen Ordner, findet man dort Unterordner beziehungsweise Dokumente zu Themen wie

  • Weihnachtsfeier_organisieren
  • Angebot_Schlemmer_Weihnachtsfeier.pdf
  • Projekt_Office_Pool_2016
  • Protokoll_Abteilungssitzung_2017_09.docx
  • Planung_Urlaub_2017.xlsx
  • Schreibtischstuhl_Müller_Lina_2011.doc
  • Unterlagen zu Office-Pool 1. Sitzung 2016_09.pdf
  • Bereichsleitersitzung_Präsentation_Office-Pool.pptx
  • Teilnehmerliste_Betriebsfeier_2016.xlsx
  • Urlaubsliste_2012.xls
  • Büromarkt_Laptoptasche.pdf
  • Bender_Sebastian_Laptoptasche_Anforderung.docx
  • Protokoll Office-Pool 2016_09_14.docx
  • Seminarinfo Office-Pool.pdf

Falls Sie Ihre Ablagestruktur wiedererkennen, dann sind Sie bestimmt nicht alleine. Wir suchen also nach einem Weg, ein Dokument schnell zu finden. Dabei geht es jetzt nicht um eine geeignete Software-Lösung. Von meinem Kollegen Wolf Steinbrecher, Common Sense Team GmbH, stammt der Spruch

„Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) managt keine Dokumente, sondern den Umgang von Menschen mit Dokumenten“.

Also die Software-Lösung schieben wir jetzt erstmal beiseite.

In den Büchern „Prozessorientierte Ablage“, Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr, und „Praxisbuch Informationsmanagement“, Wolf Steinbrecher und Jan Fischbach, verfolgen wir den Ansatz, die Dokumente nach Vorgängen zu gruppieren.

1

Befreien Sie sich von den Altlasten

Als ersten Schritt legen Sie auf Ihrem Laufwerk „Sekretariat“ einen Ordner „Altdaten“ an und verschieben Ihre Ablage dahin. Danach legen Sie sich zwei neue Ordner, „Aktuelle Vorgänge“ und „Abgeschlossene Vorgänge“, an.

2

Was tun Sie gerade? Bilden Sie Vorgangsordner

In den Ordner „Aktuelle Vorgänge“ legen Sie für jeden neuen Vorgang einen Ordner an.

Aktuelle Vorgänge

2017_12_07_Weihnachtsfeier vorbereiten

2016_ Office_Pool_initiieren

2017_09_Abteilungssitzung

2016_05_Bereichsleitersitzung

2017_Urlaubsplanung_Abteilung

2017_06_Laptoptasche_Bender_Sebastian

2011_Schreibtischstuhl_Müller_Lina

Nun sortieren Sie und andere berechtigte Personen alle Dokumente in diese Ordner. Sie erkennen, dass einige Ordner bereits in „Abgeschlossene Vorgänge“ verschoben werden können. Das wäre beispielsweise 2016_05 Bereichsleitersitzung, Teilnehmerliste_Weihnachtsfeier_2015 und auch Lina Müller müsste den Schreibtischstuhl erhalten haben.

3

Sortieren Sie die Vorgänge nach Prozessen

Wenn Sie jetzt nur Vorgangsordner anlegen würden, wäre dies nach einiger Zeit auch wieder schnell unübersichtlich. Deshalb fassen Sie gleichartige Vorgänge zu Prozessen zusammen.

Aktuelle Vorgänge

Gegenstände kaufen

2017_06_Laptoptasche_Bender_Sebastian

2017_06_02_ANF_Arzt.docx

2017_06_12_INFO_Büromarkt.pdf

Projekte durchführen

2016_ Office_Pool_initiieren

(Protokolle)

(Wissensdokumente)

M1 Ziele festlegen

M2 Workshop 1 durchführen

M3 Workshop 2 durchführen

M4 Review

Sitzungen vorbereiten

05-2 Abteilungsleitersitzungen

2017-09

PRO.docx

Urlaubsplanung organisieren

(Wissensdokumente)

2017_Urlaubsplanung_Abteilung

Veranstaltungen organisieren

(Vorlagen)

2017_12_07_Weihnachtsfeier

2017_08_ANG_Schlemmer.pdf

Abgeschlossene Vorgänge

Gegenstände kaufen

2011_05_Schreibtischstuhl_Müller_Lina

Projekte durchführen

Sitzungen vorbereiten

05-1 Bereichsleitersitzungen

2016_05

05-2 Abteilungsleitersitzungen

Urlaubsplanung organisieren

2012_Urlaubsplanung_Abteilung

Urlaubsliste.xls

Veranstaltungen organisieren

2016_12_07_Weihnachtsfeier

2016_05_20_Betriebsfeier

Teilnehmerliste.xlsx

Nun haben Sie eine schnelle Übersicht über aktuelle Vorgänge und solche, die bereits erledigt sind. Bestimmt haben Sie noch Dokumente in Ihren Altdaten, die Sie noch benötigen. Kopieren Sie diese Dokumente und legen diese in dem dafür vorgesehenen Vorgangsordner ab.

Noch ein Tipp: Wenn Ihnen die alphabetische Ordnung nicht gefällt, setzen Sie eine Nummer vor den Prozessnamen (mindestens zweistellig).

Wenn sich nun der Vorgesetzte ein Bild über den aktuellen Stand der Weihnachtsfeier machen will, klickt er in den Ordner „Sekretariat“ und dort auf den Vorgang „Weihnachtsfeier vorbereiten“. In diesem Ordner liegen dann alle Dokumente zur Weihnachtsfeier. Auch relevante E-Mails.

4

Speichern Sie Wissen und Vorlagen bei den Prozessen

Manche Dokumente benötigen Sie oft oder haben eine längere Lebensdauer. Wohin speichern Sie die Liste der Schulferien? Diese Liste gehört zum Prozess „Urlaubsplanung organisieren“. Dort gibt es einen Wissensordner und genau dort kommt dieses Dokument rein. Ebenso verfahren Sie mit „Checklisten zu Veranstaltungen“. Legen Sie sich „Klammerordner“ an (Ordner rutscht nach oben).

Wenn Sie mehr über prozess- und vorgangsorientierte Ablage wissen möchte, dann empfehle ich Ihnen in die beiden Bücher reinzuschauen. Dort ist auch ein Beispiel zu einem Ordnerplan hinterlegt, sowie Tipps zu Namensregeln.

Erhalten Sie weitere Informationen!

Erfahren Sie in unserem Seminar Perfekte Ablage im digitalen Office, wie Sie Daten bedarfsgerecht und prozessorientiert zu Informationen verdichten und gleichzeitig Details bereithalten. Martina Müll-Schnurr erklärt Ihnen zudem, wie Sie garantiert alles wiederfinden – ohne Mühe, einfach auf Knopfdruck.
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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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