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Wie Sie mit Lean und SIMPLIFY in der Administration echte Erfolge erzielen

Wie Sie Mit Lean Und SIMPLIFY In Der Administration Echte Erfolge Erzielen

In der Administration kann Lean Management zu einem echten Erfolgstreiber werden. Hubert Sterk hat in seiner Arbeit viele positive Erfahrungen gemacht. Lesen Sie jetzt, wie er sich unter anderem mit SIMPLIFY und der 360-Grad-Methode einen Leitfaden ausgedacht hat, der ihn und seine Mitarbeiter zu neuem Denken verholfen hat.

Hubert Sterk ist Bereichsleiter Zentrale Dienste bei Schwäbisch Media und für die Abteilungen Einkauf, Facilitymanagement und Qualitäts- und Prozessmanagement zuständig. Er ist Trainer in der Schwäbisch Media Akademie und Dozent an der DHBW Ravensburg sowie Autor (unter anderem zu Beschwerdemanagement 3.0). Seine Arbeitsschwerpunkte sind die Einführung des Prozessmanagements in einem großen Medienhaus, Change-Projekte und Digitalisierung, 5S, Lean Administration. Er verfügt über vielfältige Erfahrungen im Bereich Prozess- und Projektmanagement und ist leidenschaftlicher „Digitalisierer“.

Hubert Sterk

Hubert Sterk

360-Grad-Methode und SIMPLIFY

Herr Sterk, wie sind Sie bei der Einführung von Lean im Einkauf vorgegangen?

Als aller erstes habe ich die Menschen kennengelernt. Ich wollte sie unbedingt auch erst einmal kennenlernen. Dann habe ich viele persönliche Gespräche geführt, mir Probleme, Ideen und Überzeugungen zeigen und erklären lassen und selbst immer versucht die Perspektive zu wechseln. Gleichzeitig habe ich mich intensiv mit den Zahlen beschäftigt – sowohl mit den aktuellen, den vergangenen als auch den Forecasts. Kern der Bestandsaufnahme war auch meine selbst entwickelte 360-Grad-Analyse und meine Lust auf neue kreative Methoden.

360-Grad-AnalyseIn meiner Doppelfunktion bin ich heute sowohl als Einkaufsleiter als auch als Berater für verschiedene Firmen (intern und extern) tätig. Mit meinem Team schauen wir uns dann bei der zu beratenden Firma oder Abteilung nicht nur die Prozesse an. Auch wenn sie im Mittelpunkt stehen, erfahren wir nicht selten, dass ganz andere Dinge das Problem sind. Erfahrungsgemäß sind tatsächlich fast alle Mitarbeiter motiviert und bereit dazu, Prozesse zu verändern und deutlich optimieren – auch die älteren oder wenig technikaffinen. Wenn nicht, steckt was anderes dahinter! Und genau das finden wir mit der 360-Grad-Methode relativ schnell und auf einer sehr guten menschlichen und vor allem vertrauensvollen Basis heraus.

SIMPLIFY-Methode als neuer Grundgedanke

Neben der 360-Grad-Methode, die einen kompletten Eindruck des Status quo verschafft, war und ist es mir wichtig, eine neue Führung und ein neues Miteinander in der Abteilung und auch mit anderen Bereichen aufzubauen. Dazu habe ich die SIMPLIFY-Methode entwickelt. Wie das Wort selbst schon sagt, ist das oberste Ziel, alles so einfach wie möglich zu machen. Komplizierte und komplexe Themen treten automatisch durch äußere Faktoren und Stakeholder in einem Unternehmen auf. Die eigene Welt muss nicht nur deshalb so einfach wie möglich sein. Die Buchstaben aus dem Wort SIMPLIFY stehen dabei für die einzelnen Grundgedanken

S

wie Selbstverantwortung der Mitarbeiter

I

wie Ideen

Vor allem kreativen Freiraum sollte man geben, zum Beispiel in Kreativworkshops. Außerdem kann es sinnvoll sein, sich die Schwarmintelligenz zu Nutze zu machen.

M

wie Mut

Mitarbeiter muss man mutig sein lassen aber auch selbst Mut vorleben.

P

wie Planung

Planung ersetzt Zufall durch den Irrtum. Vom Irrtum kann ich besser lernen als vom Zufall.

L

wie Loben

Einer der wichtigsten Punkte in der Führung ist das Loben, es muss aber immer ehrlich sein – hart in der Sache, nett zum Menschen.

I

wie Impuls

Wenn Sie jeden Tag Impulse setzen, bringt das ein Team schneller voran.

F

wie Freiheit

Führung mit Leitplanken ist wichtig. Trotzdem sollten Sie Ihren Mitarbeitern viel Freiheit geben, dann kann echtes Vertrauen entstehen.

Y

wie der griechische Buchstabe, der für schlicht und einfach steht

Arbeiten Sie zum Beispiel mit Bildern und klaren Vorgaben und nutzen Sie beispielsweise maximal drei Sätze in einer E-Mail.

Das spricht für die SIMPLIFY-Methode

Was sind Ihrer Meinung nach die Vorteile davon?

Die Mitarbeiter werden von Anfang an mitgenommen. Es ist eine gemeinsame Reise, bei der jeder von Anfang an weiß, dass man gemeinsam im Boot sitzt und gemeinsam ein Ziel erreichen möchte. Es werden auch die Themen aufgedeckt, die bewusst oder unbewusst sind und die bisher nie zum Vorschein gekommen sind. Es werden ganz andere, teilweise lange Zeit verborgene Probleme sichtbar. Die Abteilung und das Team entwickeln ein Eigeninteresse und eine hohe Motivation an der zielgerichteten Weiterentwicklung.

Welche Rolle spielen Soft Skills wie Führungskompetenz und Kommunikation bei dem Konzept?

Aus meiner Sicht ist die Führungskraft die entscheidende, größte Rolle. Obwohl es in jedem Projekt anders verteilt sein kann, schätze ich den Anteil der beiden Punkte immer als den größten ein. Fast jeder glaubt, selbst gut führen und gut kommunizieren zu können. Wenn wir dann in den Beratungsprojekten mit den Mitarbeitern sprechen, kann das aber auch mal ganz anders aussehen. Und das liegt nicht daran, dass die geforderte Gehaltserhöhung abgelehnt wurde.

 

Digitales Shopfloor Management

Die Ziele stets vor Augen

Wie unterstützt Sie das digitale Shopfloor Management dabei?

Es hilft uns schnell, einfach und vor allem gemeinsam im Team voran zu kommen. Aufgaben werden in Echtzeit zugeordnet, können laufend kommentiert und effizient abgewickelt werden. Jeder hat seine Ziele im Blick und ist dadurch noch mehr motiviert. Es entwickelt sich ein gesunder Wettkampf der Mitarbeiter darum, wer am meisten Arbeitsleistung, Wissen, Kreativität und Motivation einbringt.

Lean Management in indirekten Bereichen

Nutzen auch Sie die innovativen Methoden von Lean Management in indirekten Unternehmensbereichen. Erlernen Sie Kennzahlen zur Erfolgsmessung und wie Sie Ihre Mitarbeiter auf einer gemeinsamen Lean-Reise mitnehmen und motivieren.
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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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