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Selbstmanagement: Wie Sie Prioritäten richtig setzen

Selbstmanagement: Wie Sie Prioritäten Richtig Setzen

Ihre To-Do-Liste ist unendlich lang und Sie verwenden bereits verschiedene Spalten oder Farben, um da noch den Überblick zu behalten? Und trotzdem bleiben immer wieder Aufgaben liegen? Dann helfen Ihnen mit Sicherheit die folgenden Methoden zur besseren Priorisierung Ihrer Aufgaben.

Zeit- oder Selbstmanagement?

Als Assistenz steht gutes Zeitmanagement bei Ihnen hoch im Kurs. Sie müssen nicht nur Ihre eigene Zeit, sondern auch die Ihrer Führungskräfte effektiv nutzen. Doch von der Definition her ist das Managen von Zeit eigentlich unmöglich. Denn die Zeit vergeht immer gleich schnell, unabhängig davon, was Sie tun. Daher ist der Begriff Selbstmanagement hierbei treffender. Sie müssen nicht die Zeit managen, um all Ihre Tätigkeiten in den Griff zu bekommen, sondern Ihre Priorisierung. Denn oft verstricken wir uns in unseren Aufgaben, da wir das Wichtige vom Dringenden nicht unterscheiden können.

 

Dringend ist nicht gleich wichtig!

Es ist nicht überraschend, dass Ergebnisse zu wünschen übrig lassen, wenn wichtige Aufgaben erst kurz vor der Deadline erledigt werden, da vorher die Zeit dafür fehlte. Doch meist ist daran nicht die fehlende Zeit schuld, sondern eine nicht optimale Priorisierung der Aufgaben. Wichtige Aufgaben sind nicht immer dringend und dringende Projekte nicht unbedingt wichtig. Wichtig sind Projekte nur dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Dringend sind hingegen Aufgaben, die eine  kurzfristige Deadline haben. Um die Wichtigkeit zu ermitteln, können Sie sich folgende Frage stellen:

Wo steht am meisten (Gewinn/Verlust/Ansehen etc.) für mein Unternehmen auf dem Spiel?

3 Methoden für eine optimale Priorisierung Ihrer Aufgaben:

Besser Priorisieren mit der Eisenhower-Methode

Diese Methode geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Dabei werden Aufgaben in eine Matrix eingetragen und jeweils in wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend unterteilt.

Priorität A: wichtig und dringend

Erste Priorität sollten Aufgaben haben, die wichtig und eilig sind. Diese Aufgaben sollten Sie persönlich und sofort erledigen.

Beispiel: Wegen einer Veranstaltung, die Sie organisieren, erwartet der Moderator innerhalb der nächsten zwei Stunden einen Rückruf von Ihnen bezüglich des Vertragsabschlusses.

Priorität B: Nicht dringend aber wichtig

Aufgaben mit der Priorität B sind für den Augenblick nicht eilig, sind aber für die Zukunft wichtig.

Beispiel: Eine neue Strukturierung der Ablage ist erforderlich, um Ihre Effizienz zu steigern und die Suchzeiten zu verringern.

Priorität C: Dringend aber nicht wichtig

Alltägliche Aufgaben gehören in die dritte Prioritätenstufe. Meist handelt es sich dabei um Tätigkeiten, die dringend sind, aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Diese Aufgaben können delegiert oder verkürzt werden mit einer besseren Organisation.

Beispiel: Das Bearbeiten von E-Mails, Termine organisieren und so weiter.

Priorität D: Nicht dringend und nicht wichtig

Nicht dringende Aufgaben, die auch nicht wichtig sind, sind solche, die Sie getrost weglassen können oder nur dann ausführen, wenn es die Zeit wirklich zulässt.

Beispiel: Das Lesen von Zeitungen oder Newslettern, um sich über die aktuelle Lage der Branche zu informieren.

Prioritäten setzen mit der ABC-Methode

Eine etwas einfachere Version der Eisenhower-Methode bildet die ABC-Priorisierung. Hierbei weisen Sie Ihren Aufgaben drei unterschiedliche Prioritäten-Stufen zu: hoch, mittel oder niedrig.

Prio 1

Was muss heute (oder diese Woche) erledigt werden?

Prio 2

Was soll erledigt werden?

Prio 3

Was kann erledigt werden?

Die Ivy-Lee-Methode

Bei dieser dritten Methode zur effizienten Priorisierung werden sechs wichtige Aufgaben notiert, die am nächsten Tag erledigt werden müssen. Diese werden nach der Wichtigkeit sortiert und am nächsten Tag diszipliniert abgearbeitet. Andere Aufgaben sind hierbei nicht erlaubt! Erst wenn die Aufgabe komplett erledigt ist, wird die nächste angegangen und so weiter. Wenn Aufgaben an einem Tag liegen bleiben, werden diese automatisch auf die Aufgabenliste des nächsten Tages notiert und diese Liste wieder mit neuen Aufgaben ergänzt, sodass immer insgesamt sechs Aufgaben auf dem Zettel stehen.

Prioritäten setzen und dann?

Gelassenheit und weniger Stress im AlltagEgal welche Methode Sie einsetzen werden, es bietet sich an, die wichtigsten Aufgaben direkt zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen, da dort das höchste Energielevel der Aufmerksamkeit vorherrscht. Wenn Sie jedoch zu den wenigen Personen zählen, die erst im Laufe des Tages Ihr Hoch erreichen, sollten Sie sich den Nachmittag für wichtige Aufgaben reservieren. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich nach der Erledigung einer Aufgabe eine Pause gönnen, um Ihren Akku wieder aufzuladen.

Auch das konkrete Terminieren für die Beendigung der Aufgaben kann dabei helfen, Fristen einzuhalten. Bei großen Projekten sollten Sie außerdem Meilensteine setzen, um Zwischenziele erreichen und festzuhalten zu können.

Planen Sie auch immer einen Zeitpuffer ein, da immer etwas dazwischenkommen kann. Dieser Puffer verhindert, dass Sie trotz guter Priorisierung nicht in Zeitnot geraten, wenn kurzfristig dringende Aufgaben von Ihrem Chef anfallen.

Lernen Sie, Prioritäten richtig zu setzen!

Professionelle Team-Unterstützung heißt, für mehrere  Führungskräfte oder ganze Teams gleichzeitig da zu sein. In unserem Seminar Die perfekte Teamassistenz hilft Ihnen Antje Barmeyer dabei, ein gutes Selbstmanagement und effiziente Methoden zur Priorisierung der Aufgaben zu erarbeiten.

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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