In Unternehmen schlummern zahlreiche Tools und Prozesse, welche schon jetzt automatisiert werden können und das mit wenig Aufwand und ohne Programmierkenntnisse. Robotic Process Automation (RPA) gilt als ein Wundermittel, welches bereits in einem Jahr einen ROI verspricht und innerhalb von wenigen Monaten realisiert werden kann. Wir haben uns dieses Wundermittel einmal genauer angeschaut und beantworten die wichtigsten Fragen und geben Tipps für Ihren ersten Einsatz.
RPA ist die Abkürzung für Robotic Process Automation, also robotergesteuerte Prozessoptimierung, und beschreibt eine Software, welche aus verschiedenen Komponenten zusammengesetzt ist. Diese Software ist durch Künstliche Intelligenz in der Lage, Prozesse im Front und Back Office automatisiert durchzuführen, ohne dass APIs oder Veränderungen der Office Programme notwendig sind.
Die Programme, welche Ihr Unternehmen benutzt, müssen nicht verändert werden, da der Softwareroboter in einer ähnlichen Art und Weise wie der menschliche Mitarbeiter auf das User Interface zurückgreift. Für die RPA-Anwendung sind zudem keine Programmierfähigkeiten notwendig, sodass Mitarbeiter schnell trainiert werden können. Das macht einen schnellen Einsatz möglich.
Dabei werden die menschlichen Mitarbeiter von lästigen Routine-Aufgaben entlastet und haben mehr Zeit für kreative und herausfordernde Tätigkeiten.
Kundenservice
Buchhaltung
Personalwesen
Finanzdienstleistungen
Gesundheitswesen
Supply Chain Management
Robotic Process Automation kann überall dort eingesetzt werden, wo strukturierte Prozesse vorliegen. Mögliche Prozessoptimierungen liegen vor bei
der Durchführung von Interactive Voice Response Anrufen des Kundenservice
dem Extrahieren und Bearbeiten von Daten
der Berichterstellung
dem Ausfüllen von Formularen
dem Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten
dem Einloggen und Bedienen von Systemen
dem Lesen und Verarbeiten von unterschiedlichsten Informationen aus mehreren Systemen
der Durchführung von Berechnungen
dem Ausführen von Wenn-Dann Befehlen
dem Zugreifen auf Webseiten und Social Media
der Verarbeitung von Daten aus dem Internet und
dem Öffnen der Emails und der Verarbeitung von Anhängen
Der Einsatz von Robotic Process Automation gelingt recht schnell, da wie bereits beschrieben keine APIs eingebunden werden müssen. So geben unterschiedliche Anbieter an, dass je nach Prozess zwei bis sechs Wochen nötig sind, um RPA einzusetzen.
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Prozessbewertung
Der erste Schritt zum Einsatz einer Robotic Process Automation ist das Identifizieren der vorliegenden Prozesse im Unternehmen. Überprüfen Sie also, welche Prozesse schon jetzt gut funktionieren und welche optimierungsbedürftig sind. Bewerten Sie dabei das Automatisierungspotential.
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Prozessanalyse
Im zweiten Schritt sollten Sie die Kosten und den Zeitaufwand der einzelnen Prozesse überprüfen. Vergleichen Sie Ihre Zahlen und Werte dabei auch – wenn möglich – mit den Industrie-Standards. Bereits in diesem Schritt sollten Sie deutlich erkennen, wo Einsparungspotenziale mit Hilfe von RPA vorliegen.
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Priorisierung
Als nächstes sollten Sie mit Hilfe Ihrer Analyse die Prozesse priorisieren und einen Prozess aussuchen, mit dem Sie starten möchten. Ziel dabei ist es, eine Produktivitätssteigerung sowie einen schnellen ROI zu realisieren.
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Starten Sie mit einem Proof-of-Concept
Sobald Sie die Priorisierung abgeschlossen haben, sollte Sie mit Ihrem Proof-of-Concept starten. Das bedeutet, dass Sie erstmal nur einen Prozess automatisieren, um zu verdeutlichen, wie einfach RPA funktioniert und welche Vorteile eine Automatisierung für Unternehmen und Mitarbeiter bringt. Nach der erfolgreichen Automatisierung können Sie weitere Prozesse angehen.
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