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Robotic Process Automation in Controlling und Rechnungswesen

Robotic Process Automation In Controlling Und Rechnungswesen

Im operativen Tagesgeschäft führen Controller und Mitarbeiter im Rechnungswesen oft manuelle, nicht wertschöpfende Tätigkeiten aus. Tätigkeiten, die den Ablauf zentraler Prozesse im Rechnungswesen und Controlling wie der Planung, Rechnungsstellung, Kostenrechnung oder dem Reporting sicherstellen und deren Notwendigkeit sicher außer Frage steht. Aber warum sind solche Tätigkeiten in der Regel weder in KMUs noch in Großkonzernen systemisch automatisiert? Hierfür gibt es eine Reihe von Gründen. Während in KMUs schlichtweg die (finanziellen) Ressourcen für eine systemseitige Abbildung zentraler Prozesse des Controllings und Rechnungswesens fehlen, ist in Großkonzernen die Systemlandschaft teilweise fragmentiert und komplex, sodass eine systemseitige Automatisierung von Prozessen lange dauert und kostenintensiv ist.

Wie stark der Druck zur Automatisierung im Controlling und Rechnungswesen mittlerweile ist, zeigt ein kurzer Blick in die Unternehmenspraxis. So haben heute neun von zehn CFOs auf Ihrer Agenda, die Prozesse in Controlling und Rechnungswesen weiter zu automatisieren.[1]

Prof. Dr. Christian Langmann ist Professor für Controlling und Rechnungswesen an der Hochschule München und Inhaber der Unternehmensberatung Dr. Langmann Consulting & Training. Die Schwerpunkte seiner Tätigkeit liegen in den Bereichen Controlling, Digitalisierung, Unternehmenssteuerung, Reporting und Planung.

Zuvor war er Chief Financial Officer (CFO) der cbs Corporate Business Solutions Unternehmensberatung GmbH in Heidelberg und CFO der blau Mobilfunk GmbH in Hamburg. Außerdem war er kaufmännischer Leiter für den B2B-Bereich bei der Telefónica Deutschland. Er hat seine Karriere als Projektleiter bei der internationalen Unternehmensberatung Horváth & Partners gestartet.

Warum RPA großes Potenzial in Controlling und Rechnungswesen hat?

Für die Aufgabe der CFOs, Prozesse zu automatisieren, kommt Robotic-Process-Automation (kurz RPA) ins Spiel. RPA bezeichnet Software-Roboter, die wiederkehrende und regelbasierte Prozessschritte – über mehrere Systeme hinweg – selbständig automatisiert ausführen und dabei die menschliche Benutzerinteraktion mit den Systemen nachahmen. Die Stabilität des Prozesses vorausgesetzt, arbeitet der Roboter fehlerfrei. Hierbei kann der Roboter entweder vollkommen selbständig arbeiten (‚Unattended Automation‘) oder in Interaktion mit einem Benutzer (‚Attended Automation‘).   

Natürlich haben heute schon viele Applikationen und Systeme, die im Controlling und Rechnungswesen eingesetzt werden, die Möglichkeit, darin durchgeführte Prozesse oder Prozessschritte zu automatisieren: VBA-Makros in Excel oder die Hintergrundverarbeitung (Batch-Lauf) in SAP beziehungsweise anderen ERPs sind nur zwei Beispiele. Allerdings sind diese Automatisierungsfunktionalitäten in der Regel auf die Applikation beziehungsweise das System selbst beschränkt (zum Beispiel Makro innerhalb von Excel). Andere Applikationen beziehungsweise Systeme damit anzusprechen und zu integrieren, ist meist nicht ohne weiteres möglich oder erfordert entsprechende Programmierkenntnisse. In RPA-Plattformen wie UiPath[2] lassen sich standardisierte Prozesse, die mehrere, voneinander unabhängige Systeme ansprechen, mittels einer grafischen Oberfläche integrieren und automatisiert durchführen, auch ohne umfangreiche Programmierkenntnisse.

ProduktionscontrollingGerade im Controlling und Rechnungswesen existieren zahlreiche wiederkehrende Prozesse, in denen Mitarbeiter Brückentätigkeiten (zum Beispiel Download, Upload, Copy-Paste) zwischen Applikationen/Systemen (zum Beispiel Excel, SAP, BI-System, E-Mail-Client) durchführen, für die sich der Einsatz von RPA geradezu ideal eignet. Aber auch komplexere Prozesse, wie beispielweise einen Prüfworkflow für Rechnungen, kann ein Software-Roboter in Interaktion mit einem Benutzer abarbeiten.

Auch wenn Software-Roboter in Unternehmen – insbesondere in KMUs – heute so gut wie keine Rolle spielen, dürfte deren Verbreitung in den nächsten Jahren stark zunehmen. Aktuelle Studien belegen diese Vermutung. Bis 2020 soll sich demnach der Anteil der europäischen Unternehmen, die zehn oder mehr Prozesse durch Software-Roboter automatisieren, verdoppeln.[3] Und Unternehmen, die bereits Software-Roboter im Einsatz haben, geben an, ihre Investments signifikant ausweiten zu wollen.[4]

Für welche Prozesse im Controlling und Rechnungswesen eignet sich RPA?

ChanceIn Controlling und Rechnungswesen finden sich zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten für RPA. Im Rechnungswesen beispielsweise kann die Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung durch RPA automatisiert werden. Sobald Informationen aus eingehenden Rechnungen elektronisch vorliegen (unterstützt durch OCR oder eRechnung), prüft der Software-Roboter die Rechnung, ordnet sie einem Auftrag zu, verbucht sie und veranlasst die Zahlung. Vor finaler Zahlungsfreigabe, bei unklaren Ergebnissen im Rahmen des OCR-Prozesses oder bei der passenden Wahl des zu bebuchenden FiBu-Kontos interagiert der Software-Roboter mit einem Ansprechpartner.

Im Controlling erfüllt beispielsweise der Reporting-Prozess die Voraussetzungen für RPA geradezu ideal. Software-Roboter melden sich in Quellsystemen an und extrahieren dort relevante Daten für das Reporting. Anschließend aggregiert der Roboter die Daten (zum Beispiel in Excel), bereitet sie auf und plausibilisiert die Ergebnisse anhand definierter Regeln. Das Controlling führt nun die fachliche Analyse der Zahlen durch und ergänzt eine aussagekräftige Kommentierung. Somit widmet sich das Controlling den wertschöpfenden Tätigkeiten im Reporting und überlässt die nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten dem Software-Roboter.

Was ist bei der Einführung von RPA zu beachten?

Für eine erfolgreiche Einführung von RPA in das Controlling und Rechnungswesen sind unter anderem folgende Aspekte zu beachten:

1

Pilot – Für einen Proof-of-Concept oder Proof-of-Value von RPA empfiehlt es sich, ein Pilotprojekt anhand eines Pilotprozesses zu starten. Für dieses Pilotprojekt eignet sich vor allem ein Prozess, der ein entsprechend hohes Maß an manuellen Tätigkeiten, Zeitaufwand und Volumen hat und damit als glaubwürdige Referenz für die Effizienzpotenziale von RPA im Unternehmen dient.

2

Anbieter – Für die Auswahl eines RPA-Anbieters (zum Beispiel UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere) bietet sich die systematische Prüfung einer Reihe von Kriterien (zum Beispiel Lizenzmodell, Kosten, Support, Trainingsmaterial) an, um zu evaluieren, welcher Anbieter den eigenen Anforderungen entspricht.

3

Operating Model – das Operating Model in RPA beschreibt vereinfacht, wie die Wertschöpfungskette bei der Leistungserbringung für die Empfänger aussieht: Von wem und in welcher Organisation, mit welchen IT-Systemen, in welchen Prozessen werden Software-Robots eingeführt und betrieben? Eine zentrale Entscheidung hierbei ist die Wahl, ob RPA zentral in Form eines Center-of-Excellence, dezentral unabhängig in den Unternehmensfunktionen oder in einer Hybrid-Form eingeführt und betrieben wird.

4

Governance – Die Governance für RPA klärt zum Beispiel, welche Kontrollmechanismen und Reports zur Überwachung der Software-Robots bestehen, wie Eskalationsmechanismen und Verantwortlichkeiten bei Fehlverhalten von Software-Robots aussehen oder wie Datenschutz-Richtlinien für Software-Robots sichergestellt werden.

5

Change und Kommunikation – unklare oder keine Kommunikation über die Einführung von RPA führt zu Ängsten und Ablehnung bei Mitarbeitern. Eine klare Zielsetzung und Roadmap für die Einführung, regelmäßige Kommunikationsmaßnahmen (Workshops, Mailings etc.) und die direkte Einbeziehung von Mitarbeitern in die Entwicklung von Software-Robots schaffen Verständnis und bauen Ängste ab.

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[1]           Vgl. hierzu die Ergebnisse des FINANCE CFO Panels aus dem Frühjahr 2018 unter https://www.finance-magazin.de/fileadmin/user_upload/FINANCE-CFO-Panel-01-2018.pdf
[2]           Vgl. www.uipath.com
[3]           Vgl. https://isg-one.com/docs/default-source/default-document-library/2018-q1-rpa-study-emea-aa.pdf
[4]           Vgl. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tr/Documents/technology/deloitte-robots-are-ready.pdf

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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