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Richtig zuhören – leicht gesagt!

Richtig Zuhören – Leicht Gesagt!

Das Zuhören ist die andere Hälfte des Redens – und deshalb eine Kunst. Denn wie sieht es im Alltag aus: Eher hören wir hin, als dass wir zuhören. Das führt zu Missverständnissen, Botschaften kommen beim Empfänger nicht an und Konflikte sind somit vorprogrammiert. Wer hat nicht schon folgende Sätze gehört:

Das habe ich so nicht gesagt/gemeint.

Da haben Sie mich falsch verstanden.

Ich habe doch eindeutig … gesagt.

Wiese meinen Sie, ich hätte das so… gesagt?

Antje Barmeyer sammelte 20 Jahre lang Erfahrungen als Assistentin der Geschäftsleitung und als Verwaltungsleiterin eines großen Ingenieurbüros. Als selbständige Trainerin und Coach in Detmold gibt sie seit 1990 diese praktischen Erfahrungen in Seminaren, Workshops und Vorträgen weiter.

Darüber hinaus betätigt sie sich als Autorin, schreibt Artikel für Fachzeitschriften und wirkt als Co-Autorin in Fachbüchern mit. Sie engagierte sich über 15 Jahre lang ehrenamtlich im Bundesverband Sekretariat- und Büromanagement, zuletzt als deren erste Vorsitzende.

Antje Barmeyer

Diese fünf Schritte helfen Ihnen beim „aktiven Zuhören“:

1

Nehmen Sie Ihr Gegenüber wahr!

Wir werden durch andere Menschen abgelenkt. Lärm verhindert gutes Zuhören.

Beispiel: Ihre Kollegen halten Ihr Büro für einen guten Treffpunkt, sich bei einer Tasse Kaffee zu unterhalten. Diese Gespräch und die Geräusche der Kaffeemaschine stören Sie bei Ihrem Telefongespräch. Deshalb sollten Sie die Kollegen deutlich auffordern, ihre Gespräche an einem anderen Ort zu führen.

Negative Einstellungen zum Gesprächspartner beeinflussen uns.

Beispiel: Sie sehen bei einem ankommenden Gespräch die Telefon-Nummer auf dem Display und denken: Nicht DIE schon wieder. Atmen Sie einmal tief durch und konzentrieren Sie sich auf die Anruferin.

Frau am Telefon

2

Hören Sie aufmerksam zu!

Unsere eigenen Gedanken verhindern, dass wir dem Gesprächspartner zuhören.

Beispiel: Sie denken: Ich weiß schon, was jetzt wieder kommt. Oder Sie sind der Meinung, neben dem Gespräch doch noch die E-Mail lesen zu können. Eventuell haben Sie auch Bedenken, Ihrem Gesprächspartner richtig begegnen zu können, weil Sie befürchten, etwas Falsches zu sagen.

Denken Sie daran: Ihr Gehirn kann sich nur mit einer Sache beschäftigen. Also schicken Sie Ihre Gedanken nicht schon auf die Reise, während Ihr Gesprächspartner noch mit Ihnen redet. Und versuchen Sie gar nicht erst, nebenbei noch etwas Anderes zu erledigen.

3

Motivieren Sie zum Reden!

Durch offene Fragen können Sie Ihren Gesprächspartner animieren, mehr zu sagen anstatt nur einsilbige Antworten zu geben.

Beispiel: „Kann ich noch etwas für Sie tun?“ ist eine geschlossene Frage. Besser wäre: „Was kann ich noch für Sie tun?“. Auf diese Frage muss Ihr Gesprächspartner mit mehr als nur „ja“ oder „nein“ antworten.

Fragetechnik

4

Fassen Sie das Gehörte zusammen!

Geben Sie mit eigenen Worten wieder, was Sie verstanden haben. Das nennt man paraphrasieren.

Beispiel:

„Wenn ich Sie richtig verstanden habe, dann meinen Sie…“

„Zusammenfassend könnte man also sagen, dass…“

„Sie meinen also, dass…“

Mit der Paraphrase haben Sie die Möglichkeit zu klären, ob Sie Ihr Gegenüber so verstanden haben, wie es gemeint ist.

5

Gehen Sie auf Gefühle ein!

Sicher kennen Sie die Situation, dass Sie am Ende eines Gespräches ein ungutes Gefühl haben und denken: Ob das jetzt wirklich so klappt, wie wir es besprochen haben? Und wie oft haben Sie schon festgestellt, dass Ihr Gefühl richtig war, und die Sache eben nicht so gelaufen ist, wie sie sollte.

Spiegeln Sie Ihrem Gegenüber neben dem Gesagten auch, welche nonverbalen Botschaften Sie empfangen haben.

Beispiel:

„Ich habe das Gefühl, dass für Sie noch Fragen offen sind.“

„Ich habe den Eindruck, dass Sie noch nicht ganz von der Sache überzeugt sind.“

Damit stellen Sie sicher, dass auch die nonverbalen Botschaften Ihres Gesprächspartners noch einmal überprüft werden können.

Aktives Zuhören fordert von Ihnen mehr Einsatz, als nur hinzuhören.

Profitieren Sie von den 20 Jahren Erfahrung von Antje Barmeyer! Im Seminar Die perfekte Teamassistenz erlangen Sie alle wichtigen Kompetenzen, um richtig zuzuhören und als Multitasking-Talent souverän und stressresistent den Arbeitsalltag zu meistern.

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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