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Ressourcenmanagement in Projekten – Wie können Ressourcen effizient eingesetzt werden?

Ressourcenmanagement In Projekten – Wie Können Ressourcen Effizient Eingesetzt Werden?

Als Projektleiter kennen Sie die Situation: Sie betreuen viele Projekte gleichzeitig und die zur Verfügung stehenden Ressourcen werden immer knapper. Ihr Chef möchte nun trotz allem ein weiteres Projekt einführen und Sie fragen sich, wie Sie alle Projekte und Ressourcen unter einen Hut bekommen, diese erwartungsgemäß durchführen und schlussendlich abschließen sollen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe von verschiedenen Techniken und Hilfestellungen des Ressourcenmanagements Ihre Projektziele für sich und das Unternehmen erreichen können!

Was sind Ressourcen?

Ressourcen sind all das, was für das Erreichen von Unternehmenszielen benötigt wird.
Neben Finanzen, Grundstücken, Gebäuden, Anlagen, Rohstoffen sowie Maschinen sind Arbeitskräfte, inklusive deren Fachwissen und Fähigkeiten, wichtige Ressourcen bei der Umsetzung von Projekten.

  • Personal
  • Materialien
  • Maschinen
  • Werkzeuge
  • Budget

Was ist Ressourcenmanagement?

Viele parallel laufende Projekte sind für Sie als Projektleiter grundsätzlich eine bekannte Problemstellung. Die Herausforderung besteht darin, dass häufig die gleichen Ressourcen für die einzelnen Projekte benötigt werden. Das Ressourcenmanagement ist für jedes Unternehmen unabdingbar, da es Ressourcen verwaltet, zuordnet und somit effektiv und effizient an der jeweiligen Stelle einsetzt. Ein erfolgreiches Ressourcenmanagement trägt dementsprechend zu der optimalen, pünktlichen und somit erwartungsgemäßen Umsetzung eines Projektes bei.

Welche Techniken können Sie anwenden?

1

Ressourcenzuteilung: Wie teile Ich Ressourcen sinnvoll zu?

Um einen klaren Überblick über alle Ressourcen zu erlangen, muss zuerst ein Ressourcenzuteilungsbericht, auch Referenzplan genannt, erstellt werden.
Dieser verschafft einen klaren Überblick und Transparenz über alle Projekte.
Aus diesem Bericht können nun alle wichtigen Informationen bezüglich aller Ressourcen und deren Einsatzzeitpunkte entnommen und entsprechend zugeteilt werden.

Tipps für das Erstellen eines Referenzplans:

  • Klare Definition der Ressourcen: Wie sieht mein Materialbedarf aus und was für ein Team sollte mir im besten Fall zur Verfügung stehen?
  • Differenzierung nach Projektart: Um was für eine Art Projekt handelt es sich? Das können zum Beispiel Vorentwicklungs-, Plattform- oder Serienentwicklungsprojekte sein.
  • Erkennen von Größe & Umfang des Projektes: Wie groß ist das Projekt? Teilen Sie dazu Ihr Projekt in unterschiedliche Klassen ein.
  • Realistisch bleiben: Eine realistische Planung hilft bei dem Vermeiden von potenziellen Verzögerungen und Budgetüberschreitungen.

2

Ressourcenabgleich: Sind Ressourcen nicht ausgelastet oder werden ineffizient genutzt?

Bei der Technik des Ressourcenabgleichs geht es um die Betrachtung der Ressourcenauslastung. Im Hinblick dessen sind vor allem die vorhandenen Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter als Projektleiter genau zu kennen. Der Zweck dahinter ist, dass versteckte Fähigkeiten aus dem Schatten gerückt und Ressourcen im Fall von Personalknappheit gezielter eingesetzt werden können. Dadurch können Kosten gespart und eine höhere Effizienz innerhalb des Projektes erreicht werden.

3

Ressourcenprognose: Personal, Material und Budget optimieren

Die Ressourcenprognose ähnelt sehr der Ressourcenzuteilung, indem Sie den Umfang eines Projektes mithilfe eines Ressourcenzuteilungsberichts erfasst. Hierbei wird aber nun zusätzlich noch ermittelt, welche möglichen Einschränkungen oder auch potenziell aufkommende Mehrkosten und Risiken vorhanden sind und wie diesen vorgebeugt werden kann. Eine solche Prognose erfordert eine hohe Vertrautheit von Ihnen als Projektleiter mit dem Lebenszyklus und den Zielen eines jeden Projektes. Wie sieht es mit Berichten zu vorherigen Projekten aus? Mithilfe von Erfahrungen können Sie schneller Prognosen für Folgeprojekte erstellen und beispielsweise im Hinblick auf die Ressource Zeit, mehr oder weniger Arbeitsstunden in einzelne Projekte investieren und somit gleichzeitig Kosten sparen.

Wie Sie sehen, gibt es einige Techniken für die Umsetzung eines erfolgreichen Ressourcenmanagements. Vielleicht haben Sie auch erkannt, dass die einzelnen Techniken nicht klar voneinander abzutrennen sind. Häufig findet beim Management von Ressourcen ein Zusammenspiel von der Ressourcenprognose, Ressourcenzuteilung und Ressourcenabgleich statt. Häufig helfen auch spezielle Softwares bei der Gewährleistung von Transparenz und vereinfachen beispielsweise die Erstellung eines umfangreichen Referenzplans.

Vorteile des Ressourcenmanagements: Mit weniger mehr erreichen!

  Effizientere Gestaltung der Projekte

  Größere Transparenz über die Projekte für die einzelnen Mitarbeiter

   Wirtschaftlichere Nutzung der Ressourcen

   Bessere Vermeidung von Fehlern, Störungen und Verzögerungen des Projektes

   Frühere Verhinderung von Arbeitsüberlastung im Team (durch beispielsweise einen Ressourcenabgleich)

   Verlässlicherer Nachweis über alle Tätigkeiten (vor allem bei einem Misserfolg des Projekts)

Nachteile des Ressourcenmanagements: Was für Risiken gibt es?

  Hoher Zeitaufwand durch das Einpflegen aller Projekte

  Verzögerungen & Terminüberschreitung aufgrund einer zu optimistischen Planung

  Qualitätsschwankungen in der Planung zwischen den einzelnen Projektleitern

  Potenzielle Ressourcenkonflikte durch unvollständige Informationen

  Nachschieben von Ressourcen als Folge

  Mögliche Steigerung des Projektdrucks

Darum ist Ressourcenmanagement so wichtig!

Abschließend lässt sich sagen, dass das Ressourcenmanagement bei dem Planungs- und Durchführungsprozess eines Projektes für Sie als Projektleiter heutzutage unabdingbar geworden ist.
Im Hinblick auf die Risiken zeigt sich, dass das Ressourcenmanagement im Geschäftsleben nicht immer ganz einfach ist und beispielsweise einen hohen Zeitaufwand benötigt.
Sie können jedoch anhand von den genannten Vorteilen klar erkennen, dass nur durch das Ressourcenmanagement eine maximale Effizienz und Optimierung, sowie eine Transparenz über alle Projekte erreicht werden kann.

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Julia Rieth

Ich bin Auszubildende bei Management Circle und zurzeit in der Abteilung Marketing eingesetzt. Als angehende Veranstaltungskauffrau freue ich mich, Sie über die neusten Trends und aktuellsten Themen zu informieren.

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