Weg vom starren QM, hin zu agilen Prozessen
QM-Systeme haben oft den Ruf, wenig dynamisch und eher schwerfällig zu sein. Aber dieser Ruf lässt sich ändern. Erfahren Sie von Dr. Carsten Behrens, wie Sie Agilität und QM verbinden und welche Rolle Wikis dabei spielen.
Dr. Carsten Behrens ist Experte und Speaker für agile Managementsysteme. Seit 2009 ist er Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH, eine Transfergesellschaft der RWTH Aachen und des Fraunhofer IPT. Mit rund 40 Mitarbeitern und über 400 namhaften Kunden ist das Software- und Beratungsunternehmen mit der Lösung Q.wiki der führende Anbieter Interaktiver Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie.
Seit 2009 steht die Modell Aachen GmbH für Interaktive Managementsysteme auf Basis der Software Q.wiki: Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagement sind in einem zentralen System vereint, in das jeder Mitarbeiter Erfahrungswerte dezentral einbringt. Mit 10 bis 100 monatlichen Zugriffen pro Mitarbeiter sind agile Managementsysteme die lebendigsten am Markt – über 400 Kunden machen Modell Aachen zum führenden Anbieter Interaktiver Managementsysteme. Mit Beratungs-, Umsetzungs- und IT-Kompetenz befähigt das rund 40-köpfige Team Organisationen zu partizipativer Führung und gelebter Wissenskultur.
Dr. Carsten Behrens
QM-Systeme: Zentralistisch und langsam?
„Ich werde etwas langsamer sprechen, denn es sind heute viele Qualitätsmanager im Saal“, sagt der vortragende Professor auf einem Kongress vor über tausend Menschen mit einem Augenzwinkern. Qualitätsmanager haben den Ruf, alle Kontrollmechanismen bei sich zu bündeln und Veränderungen in der Organisation damit zu verlangsamen. Eigentlich verständlich, denn ihr Ziel ist es, Fehler zu vermeiden. Doch das spiegelt sich auch in den QM-Systemen wider, die meist…
zentralistisch gestaltet sind,
wenig in den Alltag der Mitarbeiter integriert sind,
kaum Nutzen generieren,
nur zu Audits überarbeitet werden und rein zu Nachweiszwecken dienen.
Wie aber werden die starren Mechanismen den immer dynamischeren Strukturen moderner Unternehmen gerecht? Mit dieser Frage beschäftigen sich aktuell viele Qualitätsbeauftragte, kollidiert die zentralistische Denkschule doch stark mit den neuen agilen Prinzipien. Als Konsequenz dokumentieren QM-ler Prozesse oft nur noch grob und überlassen die Details den ausführenden Mitarbeitern. Damit bleiben die Arbeitsabläufe zwar flexibel – es fehlt aber die Grundlage zur Prozessoptimierung, aktuelle Best Practices sind in der Dokumentation nicht für jeden einsehbar. Immer mehr setzt sich darum ein zweiter Weg durch, der flexible Prozessdokumentation ermöglicht: Social Media-Technologien, welche die digitale Kommunikation extrem vereinfachen.
Mehr Agilität im QM mit Wikis
Insbesondere unternehmensinterne Wikis oder artverwandte Technologien schaffen eine gute Basis für agile Managementsysteme. Denn sie ermöglichen es jedem Mitarbeiter, seine Erfahrungswerte, Korrekturen und Verbesserungsvorschläge direkt in die Prozessdokumentation einzubringen – optimale Voraussetzungen also für eine kontinuierliche Prozessoptimierung. Dank der dezentralen Gestaltung bleiben sämtliche Arbeitsabläufe immer auf dem aktuellen Stand, zudem sind alle nötigen Details vorhanden. Die zentrale Datenhaltung sowie die zentrale Freigabe sorgen wiederum für formal sowie inhaltlich zuverlässige Inhalte ohne Medienbrüche zwischen Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und mitgeltenden Unterlagen.
An die Stelle des starren QM-Handbuchs rückt mithilfe der Wiki-Technologie ein partizipatives System, das …
dezentral gestaltet ist,
vollständig in den Arbeitsalltag aller Mitarbeiter integriert ist,
hohen Nutzen generiert,
in Echtzeit gepflegt wird.
Prozessmanagement demokratisieren
Mit bis zu 100 monatlichen Zugriffen pro Nutzer sind agile Managementsysteme bislang die lebendigsten. Ihr Erfolgsgeheimnis im QM ist der interaktive Ansatz: Betroffene werden zu aktiv Beteiligten. Wer mitbestimmen darf und Änderungsvorschläge mit wenig Aufwand einbringen kann, identifiziert sich mit den Vorgaben und Spielregeln im Unternehmen. Dadurch steigt die intrinsische Motivation, Prozesse immer weiter zu optimieren. Auf diese Weise bildet das Managementsystem aktuelle Best Practices ab, die besonders wertvoll für die tägliche Arbeit sind.
Weg vom starren QM, hin zu agilen Prozessen – Managementsysteme auf Wiki-Basis überzeugen durch Interaktivität, Einfachheit, Aktualität und einen hohen Alltagsnutzen. Dank demokratisiertem Prozessmanagement leistet jeder Mitarbeiter einen wertvollen Beitrag zu einer lebendigen Kommunikations- und Wissensplattform; der Qualitätsmanager nimmt eine moderierende Rolle ein. Das Ergebnis: eine moderne, dynamische Organisation.
