Weg vom starren QM, hin zu agilen Prozessen

QM-Systeme haben oft den Ruf, wenig dynamisch und eher schwerfällig zu sein. Aber dieser Ruf lässt sich ändern. Erfahren Sie von Dr. Carsten Behrens, wie Sie Agilität und QM verbinden und welche Rolle Wikis dabei spielen.

QM-Systeme: Zentralistisch und langsam?

„Ich werde etwas langsamer sprechen, denn es sind heute viele Qualitätsmanager im Saal“, sagt der vortragende Professor auf einem Kongress vor über tausend Menschen mit einem Augenzwinkern. Qualitätsmanager haben den Ruf, alle Kontrollmechanismen bei sich zu bündeln und Veränderungen in der Organisation damit zu verlangsamen. Eigentlich verständlich, denn ihr Ziel ist es, Fehler zu vermeiden. Doch das spiegelt sich auch in den QM-Systemen wider, die meist…

Wie aber werden die starren Mechanismen den immer dynamischeren Strukturen moderner Unternehmen gerecht? Mit dieser Frage beschäftigen sich aktuell viele Qualitätsbeauftragte, kollidiert die zentralistische Denkschule doch stark mit den neuen agilen Prinzipien. Als Konsequenz dokumentieren QM-ler Prozesse oft nur noch grob und überlassen die Details den ausführenden Mitarbeitern. Damit bleiben die Arbeitsabläufe zwar flexibel – es fehlt aber die Grundlage zur Prozessoptimierung, aktuelle Best Practices sind in der Dokumentation nicht für jeden einsehbar. Immer mehr setzt sich darum ein zweiter Weg durch, der flexible Prozessdokumentation ermöglicht: Social Media-Technologien, welche die digitale Kommunikation extrem vereinfachen.

Mehr Agilität im QM mit Wikis

Insbesondere unternehmensinterne Wikis oder artverwandte Technologien schaffen eine gute Basis für agile Managementsysteme. Denn sie ermöglichen es jedem Mitarbeiter, seine Erfahrungswerte, Korrekturen und Verbesserungsvorschläge direkt in die Prozessdokumentation einzubringen – optimale Voraussetzungen also für eine kontinuierliche Prozessoptimierung. Dank der dezentralen Gestaltung bleiben sämtliche Arbeitsabläufe immer auf dem aktuellen Stand, zudem sind alle nötigen Details vorhanden. Die zentrale Datenhaltung sowie die zentrale Freigabe sorgen wiederum für formal sowie inhaltlich zuverlässige Inhalte ohne Medienbrüche zwischen Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und mitgeltenden Unterlagen.

An die Stelle des starren QM-Handbuchs rückt mithilfe der Wiki-Technologie ein partizipatives System, das …

Prozessmanagement demokratisieren

Mit bis zu 100 monatlichen Zugriffen pro Nutzer sind agile Managementsysteme bislang die lebendigsten. Ihr Erfolgsgeheimnis im QM ist der interaktive Ansatz: Betroffene werden zu aktiv Beteiligten. Wer mitbestimmen darf und Änderungsvorschläge mit wenig Aufwand einbringen kann, identifiziert sich mit den Vorgaben und Spielregeln im Unternehmen. Dadurch steigt die intrinsische Motivation, Prozesse immer weiter zu optimieren. Auf diese Weise bildet das Managementsystem aktuelle Best Practices ab, die besonders wertvoll für die tägliche Arbeit sind.

Weg vom starren QM, hin zu agilen Prozessen – Managementsysteme auf Wiki-Basis überzeugen durch Interaktivität, Einfachheit, Aktualität und einen hohen Alltagsnutzen. Dank demokratisiertem Prozessmanagement leistet jeder Mitarbeiter einen wertvollen Beitrag zu einer lebendigen Kommunikations- und Wissensplattform; der Qualitätsmanager nimmt eine moderierende Rolle ein. Das Ergebnis: eine moderne, dynamische Organisation.