Von der Angst der vielen Hüte – welche Rollen auf Projektmanager warten

Der ein oder andere von Ihnen wird sich hier vielleicht wiedererkennen:

Unverhofft kommt der Vorgesetzte in einem Meeting auf einen zu und sagt: „Herr Müller, Sie sind jetzt der Projektmanager des Projekts XYZ. Sie haben wenig Erfahrung, aber ich weiß, Sie werden das schon schaffen. Ach ja, das Projekt ist extrem wichtig. Vergeigen Sie es nicht“.

Für Manchen ist die neue Aufgabe ein Grund zur Freude, weil es ein Zeichen großen Vertrauens seitens der Führung in die Fähigkeiten des Mitarbeiters ist. Für andere hingegen ist es ein beliebter Anlass für eine spontane und intensive Panikattacke. Schließlich meldet sich häufig keiner freiwillig, wenn es um das Führen von Projekten geht. Aber warum?

Nicht selten scheint es, dass die unverhoffte Erweiterung der eigenen Zuständigkeit für manchen Mitarbeiter doch eher einer gefühlten Bestrafung gleichkommt.

So resigniert der neue Projektmanager gedanklich „Warum ich?“.

Doch woher stammt die weitverbreitete Antipathie gegenüber der Position des Projektmanagers?

Gerade in kleinen Unternehmen oder Firmen sind die Teams häufig nur vier oder fünf Köpfe stark. Das bedeutet für den Projektmanager, dass er viele Hüte aufhaben muss, die in großen Teams auf mehrere Personen verteilt werden können.

Die Rollenverteilung für Projektmanager 

Hut Nummer 1: Der Motivator

Je nach Beliebtheit eines bevorstehenden Projekts kann es durchaus sein, dass es viel Energie braucht, die Mitarbeiter darauf einzustimmen. Das ist allerdings sehr wichtig, denn die positive Energie ist ein potenter Enabler  – gerade in stressigen Phasen. Unmotivierte Mitarbeiter haben häufig kein Problem damit, wenn ein ungeliebtes Projekt gegen die Wand fährt. Wer motiviert ist, denkt eher mit und traut sich Vorschläge einzubringen, von denen alle profitieren.

Hut Nummer 2: Der Stratege alias „El Capitan“

Wie soll das Projekt aufgebaut werden? Welche Ressourcen stehen wann wem zur Verfügung? Wie müssen Tasks verteilt werden, sodass der Abgabetermin geschafft werden kann? Es gibt viele Punkte, die in einer Projektplanung auftauchen und der Projektleiter muss diese Baustellen erkennen und sinnvolle Maßnahmen ergreifen. Hierfür braucht es Weitsicht und ein Gespür für Menschen, bevor aus Chancen Probleme werden. Die Fülle an verschiedenartigen Tasks und die Herausforderung, sie strukturiert und sinnvoll zu delegieren, stellt Anfänger vor eine Mammutaufgabe. Man hat immer Angst, etwas zu übersehen. Auf der anderen Seite ist es sehr spannend, ein Projekt in seinem Umfang bis ins Detail zu durchschauen, Lösungen zu erarbeiten und sinnvoll umzusetzen.

Hut Nummer 3: Papaschlumpf des Teams alias „Der Mediator“

Immer da, wo Menschen zusammenarbeiten, kommt es früher oder später zu Konflikten. Je nach Unternehmens- und Kommunikationskultur werden diese unterschiedlich ausgetragen. Der Projektmanager steht hier häufig zwischen den Stühlen. Er muss Mediator sein, die Sorgen und Probleme seiner Kollegen ernstnehmen, aber sich gleichzeitig auch durchsetzen und das Projekt wieder auf Spur bringen, ohne dabei die Stimmung durch zu forsches Vorgehen zu kippen.

Hut Nummer 4: Der Buhmann alias „Punchingbag“

Gerade wenn Mitarbeiter noch wenig Erfahrung im Organisieren und Führen von Projekten haben, bekommen sie schnell das Gefühl, der Buhmann für alles zu sein. Das resultiert nicht selten aus den Aufgaben von Hut Nummer 3. Die Teammitglieder kommen ständig mit Problemen an und sind mit den Lösungen oft nicht zufrieden. Die Vorgesetzten machen Druck, zeigen wenig Verständnis für externe Fehlerquellen und dass man dafür ja nun wirklich nichts konnte. Projektmanager brauchen ein dickes Fell, denn sie müssen sich häufig konstruktiver, aber nicht selten leider auch unkonstruktiver Kritik stellen und diese aushalten, ohne dabei die Lust an der Arbeit zu verlieren oder auszubrennen.

Hut Nummer 5: Der Fels in der Brandung

Gerade in kleinen Unternehmen kommt es häufig zu dem Problem, dass ein Projektteam nicht nur das Projekt, sondern auch alltägliche Aufgaben und unter Umständen zusätzliche Tasks erledigen muss. Es braucht wenig Fantasie, um hier mögliches Konfliktpotential zu erkennen. Gute Projektmanager bilden hier einen Schild für das Team und fangen zusätzliche Aufgaben seitens der Vorgesetzten ab, wenn das Team Gefahr läuft, überlastet zu sein oder das Projekt in Gefahr gebracht wird.

Hut Nummer 6: Finanzminister

Nicht wenige Projekte sind an zu lascher Budgetierung gescheitert. Der Projektmanager muss deswegen die Ausgaben genau protokolieren und eingreifen, wenn Kosten explodieren. Er muss Mittel organisieren und Angebote einholen.

Hut Nummer 7: Controller

Den Projektfortschritt dokumentieren und sinnvoll reporten, ist eine Kunst für sich. Welche Informationen sind wirklich wichtig und wie überzeugt man die Geschäftsführung von neuen Ideen? Der Projektmanager muss hier einen guten Blick für Zahlen haben, aber eben auch ein Meister des Storytellings sein.

Hut Nummer 8: Der Visionär

Das Projekt ist abgeschlossen und war ein Erfolg. Aber wie soll es nun weitergehen? Sind Potenziale vorhanden? Kann man noch einen oben draufsetzen? Niemand ist mit den weiteren Chancen eines Projekts so vertraut wie der Projektmanager und er oder sie kann ihre Vision am Ende häufig sehr detailliert visualisieren.

Das waren nur einige der vielen Hüte, die Projektmanager tragen können. Auch wenn das Leiten von Projekten sicher viel Stress und manchmal auch die ein oder andere negative Erfahrung bedeutet, so ist es doch gerade diese vielfältige Mischung aus unterschiedlichsten Anforderungen, die frischgebackenen Projektleitern helfen, über sich selbst hinauszuwachsen und praktisch dazuzulernen. Nur wer Fehler macht, lernt diese in Zukunft zu vermeiden und mit jedem Projekt steigen Erfahrung, Weitsicht und natürlich auch das eigene Selbstbewusstsein.

Sehen Sie Ihre Ernennung zum Projektmanager als Chance und Zeichen des Vertrauens in Ihr Potenzial.

Und wenn es wirklich mal sehr stressig wird, hilft vielleicht ein altes Sprichwort aus dem US Militär:

…EMBRACE THE SUCK…