Grundlagen des Projektmanagements: Das magische Dreieck (Einsteigerlevel)

Projekte können furchtbar komplex werden, allerdings gibt es ein Phänomen, mit dem die Kleinsten als auch die Allergrößten kämpfen:

Die Balance aus Zeit, Ressourcen und Qualität.

Diese Kombination beschreibt das magische Dreieck.

Die Aufgabe für Sie als Projektmanager besteht routinemäßig darin, diese drei Zielgrößen so miteinander auszubalancieren, dass das Projekt ein Erfolg wird. Magisch wird es vor allem dann, wenn Sie als Projektleiter manchmal auch unverhofft zusätzliche Zeit oder Ressourcen herbeizaubern müssen, damit ein Projekt nicht scheitert.

Aber das macht es eben auch so spannend!

Die Krux: Die drei Faktoren beeinflussen sich immer untereinander!

Möchten Sie beispielsweise die Qualität eines Produktes anheben, brauchen Sie dafür entweder mehr Zeit oder mehr Ressourcen.

Haben Sie jedoch nur begrenzte Ressourcen, müssen Sie schauen, wie Sie die nötige Zeit freischaufeln. Ist der Zeitplan fix , können nur mehr Ressourcen (personell, monetär) als Lösung helfen.

Da Projekte oft vordefinierte Budgets haben, ist es gerade im laufenden Betrieb besonders knifflig, die Zielgrößen nachträglich anzupassen. Es gibt viele Projekte, die gescheitert sind, weil mittendrin auf einmal die Zielsetzung verändert wurde und der Balanceakt nicht mehr aufgegangen ist.

Ein Beispiel aus der Berufswelt

Es handelt sich um einen Website-Relaunch, bei dem der Kunde auf einmal den Bildstil ändert. Anstatt Stockphotos sollen nun aufwendig gestaltete Grafiken die Website deutlich aufwerten. Das wäre ein Gewinn an Qualität. Die Grafiken müssen aber erst entwickelt, gestaltet und eingebaut werden. Das braucht deutlich mehr Zeit und/oder monetäre Ressourcen, um einen externen Grafiker miteinzubeziehen. Im schlimmsten Fall sogar beides, denn solange die Grafiken nicht da sind, können sie auf der Website auch nicht eingebaut werden. Hier muss das Projekt entweder ruhen oder Platzhalter eingebaut werden, die wiederum getauscht werden müssen. Gibt es kein Plus an monetären Ressourcen, braucht es mehr Zeit, um die Bilder inhouse zu erstellen.

Ein Beispiel aus dem Privatleben

Sie wollen heiraten und haben alles für 20 Gäste ausgelegt. Doch auf einmal gibt es mehrere neue Pärchen im Freundeskreis und natürlich wollen Ihre Freunde den jeweiligen Partner mitbringen. Also müssen Sie schauen, wie Sie mit Ihrem Budget weitere Gäste unterbringen. Sie könnten Ressourcen neu verteilen, weil sie das Buffet massiv reduzieren und somit neue finanzielle Mittel für die Zusatzgäste bereitstellen. Allerdings leidet dann auch ein wichtiger Teil der Hochzeit: Die Qualität des Essens. Hier müssen Sie abwägen, was Ihnen wichtiger ist.

Vielleicht können Sie die fehlenden Ressourcen durch geschickte Involvierung ihrer Freunde mit leckerem, hausgemachtem Essen kompensieren. Sie verteilen Geld um, können so mehr Gäste einbeziehen und durch das selbstgemachte Essen könnte die Veranstaltung sogar noch persönlicher werden. Damit gleichen Sie den Verlust an Qualität unter Umständen aus.

Projekterfolg durch Fingerspitzengefühl

Wie Sie sehen, bedingt der Projekterfolg auch immer wieder ein Eingreifen Ihrerseits, um die Balance der drei Zielgrößen den Anforderungen entsprechend auszutarieren. Eine spannende Herausforderung, die Ihr Wissen und Einschätzungsvermögen stets aufs Neue fordern wird!

Und falls Sie Lust auf mehr Projektmanagement-Know-how bekommen haben, dann schauen Sie sich gerne die nachfolgende Veranstaltung an.

Wir freuen uns auf Sie!