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Warum Projekte scheitern – und wann Sie als Projektleiter „Stopp!“ sagen müssen

Warum Projekte Scheitern – Und Wann Sie Als Projektleiter „Stopp!“ Sagen Müssen

Aufgeben oder Weitermachen? Diese Frage stellen sich viele Projektleiter im hektischen Alltag. Denn auch wenn viel Herzblut im Projekt steckt: Hunderte von Arbeitsstunden, Tausende von E-Mails, eine nicht zählbare Anzahl an Meetings und Unsummen von Geld können am Ende nicht darüber hinwegtäuschen, wenn ein Projekt am Ende ist.

Wann lohnt es sich also wirklich, weiterhin Energie für sein Projekt aufzubringen? Wann ist das Festhalten an der ursprünglichen Idee noch sinnvoll? Wie gestehen Sie sich das Scheitern ein? Und viel wichtiger: Wie stoppen Sie das Projekt dann wirklich, ohne Ihr Gesicht zu verlieren?

Trösten Sie sich, fast jedes Unternehmen hat früher oder später ein Projekt, dass zwar von der Idee her gut gemeint war, sich aber mit der Zeit als einfach nicht umsetzbar entpuppt hat. Wir stellen Ihnen in diesem Beitrag die ersten Anzeichen für ein gescheitertes Projekt vor. Sie erfahren, wann ein Projekt wirklich noch zu retten ist und welche die häufigsten Gründe sind, warum Projekte scheitern. Selbstverständlich verraten wir Ihnen dann auch, wie Sie Ihr Projekt würdevoll abbrechen.

Was ist überhaupt Scheitern?

Zunächst einmal: Als Scheitern wird das Nichterreichen von gesetzten Zielen aufgrund von Störfaktoren bezeichnet. Ein Projekt wird grundsätzlich durch vier Vorgaben definiert: Die Zielvorgaben, die erforderlichen Ressourcen, die Abgrenzung zu anderen Projekten und die Organisation des Projekts. Laut der HS Augsburg ist ein Projekt dann gescheitert, wenn es entweder vorzeitig abgebrochen wurde oder mindestens eine der vier genannten Bedingungen nicht erfüllt werden konnte – und das bedeutet, dass auch ein abgeschlossenes Projekt gescheitert sein kann.

Was sind die ersten Anzeichen für ein gescheitertes Projekt?

Die ersten Mitglieder des Projektteams kommen ins Grübeln: Lohnt sich die Weiterführung des Projekts wirklich noch? Gleichzeitig fragt sich die Nachbarabteilung vielleicht: Warum gibt es dieses Projekt überhaupt? Und zwischenzeitlich stellen Sie selbst fest, dass Ihr Projekt eigentlich nur noch eines ist: Eine ziemliche Ressourcenverschwendung.

Kurz gesagt: Es entsteht Unruhe, sobald es um Ihr Projekt geht. Und spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich ernsthaft fragen, ob Ihr Projekt noch Sinn macht.

Wann ist Ihr Projekt noch zu retten?

Fragen Sie sich einmal selbst, warum Sie an dem Projekt festhalten. Liegen die Kollegen wirklich falsch mit ihrer Meinung? Wenn Sie diese Fragen für sich und vertraute Kollegen überzeugend beantworten können, umso besser. Dann sollten Sie gegebenenfalls jedoch darüber nachdenken, wie Sie die übrigen Grübler, die das Projekt hinterfragen, wieder auf Ihre Seite ziehen. Jedoch ist die Realität meist eine andere: In solchen Situationen können Sie die Fragen oftmals nicht mehr so beantworten, dass das Fortführen des Projekts noch überzeugend erscheint – weder für Sie, noch für andere. Um in diesem Fall objektiv zu beurteilen, ob es noch Hoffnung gibt, helfen Ihnen vielleicht diese Fragestellungen:

Gefährden neue interne oder externe Entwicklungen Ihr aktuelles Projekt?

Sind Ihre Projektziele vielleicht zu ehrgeizig und damit sogar utopisch?

Ist die Teamarbeit im Projektteam wirklich noch effizient?

Gibt es sichtbare Fehler im Zeitplan, die Sie nicht mehr korrigieren können?

Können Sie noch interne oder externe Berater hinzuziehen oder ist es bereits zu spät?

Welche Gründe lassen Projekte scheitern?

Egal, ob es sich um große oder kleine Projekte handelt, ob es interne Prozesse oder externe Kundenwünsche betrifft – Projekte scheitern am Ende meist aus ähnlichen Gründen. Leider ist die Liste nicht gerade kurz. Wir stellen Ihnen die häufigsten Gründe vor.

1. Aufkommende Scham

Einer der Hauptgründe für das Festhalten an wackelnden Projekten ist Scham. Dieser Umstand führt dazu, dass Projekte nicht rechtzeitig kritisch besprochen werden und damit nicht wieder auf die richtige Bahn geführt oder beendet werden. Das ist ein Stück weit sogar verständlich, schließlich möchte kaum ein Projektleiter zugeben, dass er sein Projekt nicht abschließen kann. Das liegt daran, dass es in vielen Unternehmen noch an einer positiven Fehlerkultur mangelt.

Scheitern sollte keine Schande sein, solange Sie alles gegeben haben. Viele Erfindungen unserer Zeit sind durch gescheiterte Projekte entstanden. Heißt also, wenn ein Projekt aus Ihrer Sicht keinen Sinn mehr macht, müssen Sie den Mut aufbringen, seine Einstellung zu empfehlen. Erstellen Sie eine Prognose mit den angefallenen Kosten und denen, die bei einer Weiterführung noch anfallen würden, und definieren Sie den wirklichen Mehrwert des Projekts. Je nachdem, wie diese Prognose ausfällt, ist es leichter, das Projekt für beendet zu erklären. Wenn kein Mehrwert sichtbar ist, die Kosten aber erheblich sind, werden auch Vorstand oder Geschäftsleitung das Scheitern akzeptieren.

2. Unklare Zielsetzung

Warum geraten Projekte überhaupt ins Wanken? Nicht selten sind die Zielsetzungen schuld. Ziele sollten grundsätzlich spezifisch formuliert werden, messbar und erreichbar sein, attraktiv erscheinen und eine klare Zeitvorgabe haben. Kurz gesagt, Ziele müssen nach der SMART Methode festgelegt werden. Dann vermeiden Sie es automatisch, dass Sie schwammige Ziele formulieren, die Sie nie erreichen werden. Nehmen Sie sich daher gerade für den Punkt der Zielsetzung vor dem Projektstart besonders viel Zeit. Das ist meist schon die halbe Miete, um zu verhindern, dass Projekte scheitern.

3. Zeitliche Planung

Über das Thema Zeitmanagement liest man viel. Besonders in Projekten sind konkrete Aufgabenpakete, festgelegte Deadlines, richtige Prioritäten und das passende Monitoring eben jener Zeitplanung ganz wesentliche Erfolgsfaktoren. Wackelt der Zeitplan, weil Deadlines unterschätzt oder unrealistisch gesetzt wurden, können einzelne Meilensteine nicht erreicht werden, es braucht mehr Ressourcen, um wieder auf Spur zu kommen und das bringt zusätzliche Kosten mit sich – kurz gesagt, der Teufelskreis beginnt und das Projekt ist zum Scheitern verurteilt, bevor es richtig angefangen hat.

4. Mangelhafte Kommunikation

Kommunikation ist im Daily Business das A und O – nicht nur unter Kollegen oder von Führungskraft zu Mitarbeiter, auch in Projekten spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle. Ein regelmäßiger Austausch unter den Teammitgliedern sowie das Weitergeben von relevanten Informationen an alle Stakeholder sind notwendig, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Zu den Stakeholdern gehören das Projektteam, der Vorstand, übergeordnete Manager, Kollegen aus anderen Abteilungen, externe Projektmitarbeiter, Agenturen oder Lieferanten und viele mehr. Je nach Projektkonstellation kann die Anzahl der Stakeholder zwischenzeitlich auch variieren.

Stimmt die Kommunikation nicht, kann das fatale Folgen haben. So versteht beispielsweise der Kunde nicht, welche Umsetzungsmöglichkeiten Sie als Auftragnehmer überhaupt haben, oder Sie als Auftragnehmer interpretieren die Wünsche Ihres Auftraggebers völlig falsch. Die Folge sind nicht gewünschte Ergebnisse, verschwendete Zeit und unnötige Kosten. Sorgen Sie daher zu jeder Zeit und in jedem Schritt Ihres Projekts für Transparenz und einen kontinuierlichen Informationsfluss – vielleicht helfen Ihnen auch unsere Tipps zu Kommunikationsregeln im Projektteam.

5. Interne Konflikte

Ebenso wie eine schlechte Kommunikation können eine fehlende Empathie oder Sozialkompetenz dazu führen, dass Konflikte entstehen. Und auch daran können Projekte scheitern.

Bedenken Sie immer: Viele Projektmitarbeiter haben nicht gelernt, wie sie diplomatisch und wertschätzend kommunizieren, wie sie Konflikte vermeiden, geschweige denn, wie sie entstandene Konflikte entschärfen und für alle Seiten zufriedenstellend lösen. Hier ist eine objektive Meinung gefragt, die von Ihnen als Projektleiter verlangt wird. Wenn die Meinungen festgefahren sind, werden die Beteiligten nicht mehr in der Lage sein, sich von ihrer Sichtweise abbringen zu lassen. Sie sind befangen: Das Marketing hängt beispielsweise an seiner Idee, die Geschäftsleitung mag die Zahlen aber nicht und die IT sagt, dass sie das Projekt nicht umsetzen kann. Hinein spielen oftmals eine gewisse Sturheit, vielleicht sogar Vorurteile, Überheblichkeit oder ähnliches.

In vielen Situationen ist das Harvard-Konzept eine gute Methode zur Konfliktlösung – vielleicht hilft es auch Ihnen und Ihrem Team weiter.

6. Falsche Kalkulation

Die anfängliche Kalkulation für Ihr Projekt ist eine reine Schätzung. Über eine lange Laufzeit kann es schon mal zu Veränderungen kommen und damit zu einer Abweichung von Ihrer ursprünglichen Kalkulation. Das können wir immer wieder in den Medien beobachten: Insbesondere bei öffentlichen Projekten wie beim Flughafen BER, der Elbphilharmonie in Hamburg und anderen hören wir von dramatischen Kostenexplosionen. Um das bestmöglich zu vermeiden, sollten Sie auf drei Dinge achten: Holen Sie zu Beginn des Projekts nur seriös kalkulierte Angebote bei Ihren Dienstleistern ein, planen Sie einen Puffer für mögliche Veränderungen ein und haben Sie das auch bei der Ressourcenplanung frühzeitig im Hinterkopf.

7. Schlechte Tools

Projekte scheitern auch gerne, weil auf die falschen Tools und damit schlechte technische Voraussetzungen gesetzt wird. Überlegen Sie sich zu Beginn gut, ob die vorhandenen Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen ausreichen, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Sind die aktuellen Gegebenheiten vielleicht sogar von Vorteil, weil sich jeder Mitarbeiter damit auskennt und neue Software einfach nur kostbare Zeit in Sachen Einarbeitung fressen würde? Oder sind die vorhandenen Tools für die gewünschten Maßnahmen gar nicht geeignet? Dann sollten Sie rechtzeitig damit beginnen, die richtige Software auszuwählen und die Projektmitglieder darin schulen.

Leider gibt es auch Projekte, bei denen Sie erst spät merken, dass die eingesetzten Tools nicht die gewünschten Ergebnisse bringen – zum Beispiel aufgrund von Veränderungen. Dann liegt es an Ihnen, dies zu erkennen, zu reagieren und unnötige Kosten und Ressourcen zu vermeiden.

8. Fehlende Kompetenz

Nicht selten werden die Mitarbeiter mit der größten Fachkompetenz oder der längsten Firmenzugehörigkeit zu Mitgliedern von Projektteams oder sogar zum Projektleiter ernannt. Daran ist auch erst einmal nichts Schlechtes zu finden. Wenn Sie selbst für die Zusammenstellung des Projektteams verantwortlich sind, sollten Sie aber darauf achten, dass sich die Teammitglieder gut ergänzen. Es bringt Ihnen nichts, wenn Sie zwar viel Fachkompetenz aber keine Sozialkompetenz oder Teamfähigkeit unter den Mitarbeitern haben, denn dann werden sich die Teammitglieder gegenseitig weder motivieren noch unterstützen. Gleichzeitig bringt es Ihnen nichts, wenn Sie zwar absolute Teamplayer, aber nicht die nötige Fachkompetenz im Team haben. Um das zu vermeiden, schauen Sie gerne auch noch einmal in unseren Beitrag zum Thema erfolgreicher Projektstart.

9. Unklare Rollenverteilung

Nicht nur fehlende oder einseitige Kompetenzen behindern den Fortschritt Ihres Projekts, auch eine unklare Rollenverteilung kann zum Scheitern führen. Kommunizieren Sie daher von Anfang an, welches Teammitglied was zu tun hat und was Sie von ihm erwarten. So können Sie Missverständnisse vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen.

10. Hohe Fluktuation

Leider gehören die Kollegen, die an Ihrem Projekt mitarbeiten, meist nicht nur zu Ihrem Team. Oftmals sind sie nur temporär in das Projekt eingebunden und haben noch eigene Aufgaben auf dem Tisch – vielleicht sogar parallele Projekte. Da kann es passieren, dass nicht genügend Zeit für Ihr Projekt bleibt oder schlimmer noch, dass einige Mitarbeiter Ihr Team während des Projekts wieder verlassen müssen. Das Stichwort Fluktuation ist daher keine Seltenheit im Projektalltag. Meist ist das kein Problem und Sie können solche Ausfälle schnell kompensieren. Häuft sich die Abwanderung von Teammitgliedern jedoch, kann dieser Umstand dafür sorgen, dass Projekte scheitern.

11. Vernachlässigte Umweltaspekte

Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt, und welche Stakeholder beteiligt sind, können auch Umweltaspekte Projekte scheitern lassen. Vor allem bei staatlichen oder staatlich geförderten Projekten ist die Missachtung von Umweltaspekten häufig ein Grund, warum zeitliche Verzögerungen und unerwartete Kosten entstehen, die ein Projekt brach liegen lassen. Mit Umwelt kann übrigens sowohl die Natur als auch die Bevölkerung gemeint sein.

12. Keine Reflexion

Last but not least, wenn ein Projekt abgeschlossen ist, ob erfolgreich oder nicht, sollte dieses immer noch einmal Revue passiert werden lassen. Doch oftmals wird genau das vernachlässigt. Wir empfehlen daher: Erstellen Sie für sich eine Liste mit allen Dingen, die Ihrer Meinung nach gut gelaufen sind und die Sie daher bei zukünftigen Projekten ebenfalls berücksichtigen wollen. Anschließend erstellen Sie eine zweite Liste mit allen Punkten, die aus Ihrer Sicht nicht optimal gelaufen sind und ergänzen Verbesserungsvorschläge. Aus beiden Listen machen Sie sich dann eine Checkliste, die Sie für alle kommenden Projekte zu Rate ziehen können.

Wenn Sie auf diese Art jedes Projekt noch einmal bewusst reflektieren, können Sie Ihre Checkliste mit der Zeit erweitern und damit so optimieren, dass Sie Ihre Projekte erfolgreicher managen.

Welche Projekte scheitern besonders häufig?

Wir haben es schon gesagt, grundsätzlich kann jedes Projekt scheitern und das ist keine Schande. Die Gründe sind meist ähnlich und in der obigen Liste zu finden. Dennoch kann man sagen, dass einige Arten von Projekten häufiger zum Scheitern verurteilt sind als andere – zum Beispiel:

Große Projekte scheitern deutlich häufiger als kleinere Projekte.

Projekte, bei denen das Engagement durch die Führungsebene eher gering ausfällt, sind weniger erfolgreich als solche, bei denen sich Management und Stakeholder einbringen.

Starre Projekte haben heutzutage eine viel kleinere Erfolgschance als agile Projekte.

Führen Sie sich daher die möglichen Gründe für ein Scheitern von Zeit zu Zeit vor Augen und arbeiten Sie daran, alle Aspekte, die Sie beeinflussen können, bestmöglich zu managen und zu optimieren.

Wie brechen Sie Ihr Projekt würdevoll ab?

Wenn es nun doch so weit kommt, dass es nicht mehr weitergehen kann, fragen Sie sich zu Recht: Wie? Damit Sie Ihr Projekt würdevoll beenden und auch Ihrem Management und Ihrem Projektteam das Scheitern erklären können, empfehlen wir die folgenden Schritte:

Gestehen Sie vor Ihrem Management und dem Projektteam das Scheitern des Projekts ein.

Nennen Sie die Kriterien, weshalb Sie das Projekt stoppen wollen.

Zeigen Sie die negativen Konsequenzen auf, die ein Weiterführen des Projekts mit sich bringen würde – Explosion von Kosten, Verschwendung wertvoller Ressourcen, etc.

Geben Sie Ihre Fehlentscheidungen offen zu.

Benennen Sie die Leistungen, die schlecht oder unzureichend verlaufen sind.

Appellieren Sie an die Führungsetage, dass Scheitern zum Vorankommen dazugehört.

Betrauen Sie die Teammitglieder des Projektteams mit neuen Aufgaben, damit diese sich wertgeschätzt fühlen, direkt etwas Neues übernehmen zu dürfen.

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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