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Schluss mit Perfektionismus: 10 Tipps für ein effektives Zeitmanagement

Schluss Mit Perfektionismus: 10 Tipps Für Ein Effektives Zeitmanagement

Hohe Qualitätsansprüche auf der einen, ständiger Zeitdruck auf der anderen Seite. Der Kampf zwischen Perfektionismus und Schnelligkeit prägt unseren Arbeitsalltag. Wie finden Sie da die richtige Balance? Lernen Sie, mit diesen Gegensätzen besser umzugehen und sich auf die Erreichung guter Ergebnisse zu konzentrieren. Wir haben dazu in diesem Beitrag zehn praktische Tipps für Sie zusammengestellt. Achten Sie dabei auch auf die Links, die wir an vielen Stellen ganz bewusst gesetzt haben. Sie erhalten dort weiterführende Hinweise und Empfehlungen zu den beschriebenen Themen und Tipps. Worauf warten Sie noch? Befreien Sie sich aus der Perfektionismusfalle!

1

Setzen Sie sich Ziele

Und zwar praktikable Ziele! Denn wenn Sie konkrete Ziele nach der SMART-Methode definieren, dann behalten Sie im hektischen Arbeitsleben besser den Überblick. Sie setzen sich automatisch die richtigen Prioritäten und können Ihre Fähigkeiten auch unter einer großen Arbeitsbelastung optimal einsetzen. Konzentrieren Sie sich deshalb auf die Verwirklichung Ihrer Ziele. Dadurch stärken Sie auch Ihre Motivation und Selbstdisziplin!

Darts, Zielscheibe, SMART-Methode

2

Planen Sie Ihren Tag

Setzen Sie sich jeden Morgen ein Zeitfenster von maximal 15 Minuten, in dem Sie sich alle Aufgaben notieren, die Sie an diesem Tag erledigen möchten. Warum das hilft, um dem Perfektionismus zu entgehen? Sie können an dieser überschaubaren Zeiteinheit üben, eine systematische Zeitplanung aufzustellen. Gelingt Ihnen das, sind Sie bereit, auch längere Perioden wie Monats- oder Jahrespläne vorauszuplanen. Das können Sie mit der Zeit immer weiter optimieren. Selbst wenn ein Tag nicht erfolgreich verlaufen sein sollte, können Sie den nächsten Tag nutzen und es mit Hilfe Ihrer Erkenntnisse besser machen. Für die Tagesplanung und die damit verbundene Prioritätensetzung können Sie Hilfsmittel wie die ABC-Analyse oder das Eisenhower-Methode unterstützen.

3

Verfallen Sie nicht der Aufschieberitis

Nein, es handelt sich nicht um eine lebensgefährliche Krankheit – und doch erschwert Ihnen die Aufschieberitis Ihr Arbeitsleben. Denn wir neigen oft dazu, unangenehme Aufgaben temporär zu verschieben. Wir überlegen uns Ausreden, warum wir gerade keine Zeit für das Erledigen von bestimmten Aufgaben haben und verschieben diese letztlich bis ins Unendliche. Um das zu vermeiden, sollten Sie zum einen die bereits beschriebene Tagesplanung nutzen und zum anderen große Projekte in viele kleine zerlegen. So eliminieren Sie die Angst vor großen Herausforderungen.

Krisen überwinden

4

Schaffen Sie Störungen aus der Welt

Häufige Unterbrechungen, die ständige Erreichbarkeit, eine unüberschaubare E-Mail-Flut oder nicht effektive Besprechungen – die Liste an Störfaktoren ist im täglichen Business lang. Und genau diese Zeitdiebe müssen Sie konsequent aus der Welt schaffen! Denn machen Sie sich eines bewusst: Nach jeder Störung braucht ein konzentriert arbeitender Mensch etwa 15 Minuten, um wieder konzentriert weiter arbeiten zu können. Lassen Sie sich also erst gar nicht ablenken!

5

Erstellen Sie Checklisten

Für Tätigkeiten, die immer wieder auf Ihrem Tagesplan landen, lohnt es sich, Checklisten zu erstellen. Halten Sie einmal fest, was Sie für eine bestimmte Aufgabe erledigen und beachten müssen und wen Sie gegebenenfalls hinzuziehen sollten. Überlegen Sie auch, welche Teilaufgaben dabei voneinander abhängen und welche zeitlichen Vorgaben einzuhalten sind. Am Ende Ihrer Checkliste sollten immer auch eine Fehleranalyse, die Möglichkeit zur Delegation von Teilaufgaben sowie eine Endabnahme stehen. So können Sie sich wiederholende Tätigkeiten viel effektiver abarbeiten, ohne Gefahr zu laufen, dem Perfektionismus zu verfallen und unnötige Zeit zu verschwenden.

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6

Reflektieren Sie sich selbst und Ihr Verhalten

Übernehmen Sie Verantwortung für das, was Sie erreichen möchten. Dabei können Ihnen zwei Dinge helfen: Schreiben Sie erstens Ihre Werte, Gedanken und Vorhaben auf, um sie sich immer vor Augen führen zu können. Nutzen Sie zweitens eine Methode, um Ihre Selbstdisziplin zu verbessern. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel die ALPEN-Methode, mit der Sie eine gute Tages- oder Wochenplanung auf die Beine stellen können, indem Sie sich für jede Aufgabe die Dauer, nötige Pufferzeiten, wichtige Entscheidungen und eine gute Nachkontrolle vor Augen führen.

Sanduhr

7

Nutzen Sie Ihre stille Stunde

Alle Techniken, Methoden und Tipps helfen Ihnen am Ende nichts, wenn Sie sich nicht auch Zeit für sich nehmen, um die geplanten Aufgaben konzentriert abarbeiten zu können. Lernen Sie also, auch mal nicht erreichbar zu sein. Reservieren Sie sich eine stille Stunde am Tag, die Sie zeitlich genau festlegen und in der Sie sich von niemandem stören lassen. Nutzen Sie die Stunde, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Machen Sie sich aber bewusst, dass Sie es nicht übertreiben sollten. Nach 90 Minuten voller Konzentration braucht der Mensch eine Pause, die Sie sich bewusst gönnen sollten. Nur so können Sie danach wieder voll konzentriert weiter arbeiten.

8

Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter

Trauen Sie sich, Aufgaben und Verantwortlichkeiten an andere abzugeben. Das ist zwar nicht immer leicht, doch gerade als Führungskraft Ihre Aufgabe! Wenn Ihnen das bisher schwer fiel, gehen Sie das Ganze langsam an und starten Sie mit einfachen Aufgaben. Kommunizieren Sie klar Ihre Erwartungen und legen Sie konkrete Deadlines für das Erledigen der Aufgaben fest. Nur dann können Sie sich bis dahin auch wirklich entspannt darauf verlassen und müssen nicht ständig daran denken – auch ein Zeichen von Perfektionismus übrigens. Unser Experte Dr. Matthias Hettl stellt Ihnen im Video weitere Tipps für ein erfolgreiches Delegieren vor:

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https://www.youtube-nocookie.com/watch?v=HeRVQy3UV-A

9

Führen Sie Meetings kurz und effizient

Stundelange Besprechungen, die zu keinem Ergebnis führen, braucht kein Mensch. Erst recht nicht, wenn die Zeit sowieso knapp ist. Führen Sie deshalb effiziente Meetings und denken Sie auch mal darüber nach, die klassischen Meetings im Konferenzraum durch kurze Daily Standups in kleinerer Runde zu ersetzen – diese sind wesentlich effektiver und zeitsparender!

10

Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich

Weg mit dem Chaos: Das sollte Ihr Ziel am Arbeitsplatz sein. Leider verbringen viel zu viele Menschen Ihre Zeit mit dem Suchen von Unterlagen oder Informationen, da sie vor lauter Stress keine Ordnung halten. Aber wussten Sie, dass wir mit diesem unnötigen Suchen im Jahr etwa 70 Arbeitstage verschwenden? Setzen Sie dem ein Ende und schauen Sie sich unsere Tipps für einen organisierten Schreibtisch an.

So finden Sie die richtige Balance in Ihrem Alltag

Nutzen Sie unser Seminar Raus aus der Perfektionismusfalle, um sich selbst besser zu positionieren und zu managen. Anhand von zahlreichen Übungen lernen Sie, wie Sie loslassen und mit Gelassenheit das richtige Maß an Genauigkeit und Zielerreichung festlegen.

Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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