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Den Wandel meistern: So wird Ihre Organisation schnell, agil und flexibel

Den Wandel Meistern: So Wird Ihre Organisation Schnell, Agil Und Flexibel

Organisatorische Veränderungen führen in Unternehmen immer zu zahlreichen Herausforderungen. Die IHK Darmstadt hat im Rahmen der Organisationsentwicklung sehr umfassende Erfahrungen gemacht, wie man mit solchen Veränderungen gekonnt umgeht. Martin Proba hat uns im Interview verraten, wie der Umbau im laufenden Betrieb gelungen ist und worauf es insbesondere bei der Kommunikation ankommt.

Martin Proba wurde 1965 in Straubing/Niederbayern geboren. Nach der Ausbildung zum Luftwaffenoffizier studierte er Wirtschafts- und Organisationswissenschaften an der Universität der Bundeswehr, Hamburg. Es folgten Tätigkeiten als Offizier in Ausbildungseinheiten und in der Öffentlichkeitsarbeit der Bundeswehr. Anschließend arbeitete Martin Proba in einem Dienstleistungsunternehmen als Assistent der Geschäftsführung mit den Aufgabenbereichen Personal, Marketing und Vertrieb. Seit 1995 ist er bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Darmstadt in verschiedenen Funktionen tätig und leitet aktuell den Geschäftsbereich Unternehmen und Standort.

Martin Proba

Martin Proba

Herr Proba, was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen, denen sich Organisationen als Ganzes heute stellen müssen?

Organisationen müssen sich auf die Rahmenbedingungen der digitalen Welt einstellen. Dazu reicht es nicht, Papierdokumente online zu stellen, vielmehr müssen alle Prozesse auf den Prüfstein und vom Ergebnis her gedacht werden. Man kann als Organisation die positiven Effekte der Digitalisierung für sich nutzen, indem man zum Beispiel redundante Prozessschleifen beseitigt, statt sequenzieller parallele Bearbeitung ermöglicht, Prozesse digital mitverfolgt und Dokumente digital archiviert. Zusätzlich gilt es, Organisationsmodelle zu finden, die dabei helfen, starre Strukturen und damit oft einhergehendes Silodenken zu überwinden und mehr Teamarbeit sowie eigenverantwortliches Handeln zu ermöglichen. Nur wenn Mitarbeitern gewisse Freiräume zugestanden werden und Teams interdisziplinär und abteilungsübergreifend gut zusammenarbeiten können, sind Organisationen in der Lage, schnell und flexibel zu agieren.

Kommunikation in der Organisation

Der IHK Darmstadt ist der Weg hin zu einer gelungenen flexiblen Organisation sehr gut gelungen. Können Sie uns aus der Praxis kurz berichten, was die größten Herausforderungen waren?

AgilZentrale Herausforderung war die interne Kommunikation: Speziell in einer Organisation, in der manche Mitarbeiter seit zehn, zwanzig oder mehr Jahren tätig sind, kann es zur echten Aufgabe werden, alle zur aktiven Mitgestaltung des Veränderungsprozesses zu motivieren. Hier war die Herausforderung zunächst, die Veränderungen transparent darzustellen und zu zeigen: Das Organigramm ändert sich, um zeitgemäße Rahmenbedingungen zur Erfüllung unserer Aufgaben zu schaffen. Der eigentliche Aufgabenbereich wird sich aber nur bei wenigen Mitarbeitern verschieben. Dritte Baustelle war die Überzeugungsarbeit, dass die neue Prozessstruktur nicht Mehrbelastung ist, sondern Freiraum schafft, um der Veränderung das Bedrohungspotenzial zu nehmen[1].

Gemeinsam schneller zum Ziel

Wie ist es Ihnen gelungen, die Mitarbeiter von Ihren Veränderungen zu überzeugen?

Mind MapZunächst galt es, den Veränderungsbedarf zu lokalisieren. Bei Workshops mit Mitarbeitern stellte sich schnell heraus, dass die Vorstellungen von Management und Mitarbeitern sich vielfach deckten. Für die anschließende Ausarbeitung eines Masterplans und dessen Umsetzung in konkrete Maßnahmen war ein Team verantwortlich, das über Hierarchieebenen und Alterskohorten hinweg zusammengesetzt war. Über verschiedene Kommunikationskanäle (internes Wiki, Rundmails, Mitarbeiterversammlung und persönliche Gespräche) haben wir unsere Mitarbeiter informiert und ihnen weitere Möglichkeiten für Feedback eingeräumt.

Nachhaltigkeit ist das A und O

Wie stellen Sie sicher, dass die Transformation nachhaltig ist und sich immer weiterentwickelt?

Wir haben uns einen Übergangszeitraum von 18 Monaten gegeben, in dem wir den Umbau maßgeblich vollzogen haben wollen. Wir fragen wöchentlich in den Teambesprechungen ab, ob und wo es organisatorisch „klemmt“ und steuern bei Bedarf nach. Zudem begleiten wir die Umstrukturierung mit einer Mitarbeiterbefragung. Schließlich sind wir uns im Klaren, dass wir die Prozesse dauerhaft mitglieder- und kundenorientiert weiterentwickeln müssen. Dies organisieren wir in regelmäßigen Strategietreffen.

Mit Transparenz gegensteuern

Was würden Sie heute anders machen?

Moderne FührungVeränderungen bringen immer auch Verunsicherung mit sich. Und natürlich läuft am Anfang nicht alles reibungslos, was alle Beteiligten – da muss man sich nichts vormachen – auch Energie kostet. Neben der Einführung einer neuen Organisationstruktur haben wir zeitgleich ein neues Arbeitszeitmodell auf den Weg gebracht und unsere technische Infrastruktur umgestellt. Das waren viele Veränderungen auf einmal, die ich im Nachhinein betrachtet entzerren würde.

Zusätzlich würde ich noch mehr ins Haus kommunizieren. So haben während des Veränderungsprozesses Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, was der natürlichen Fluktuationsquote unserer Organisation entsprach. Im Flurfunk wurden diese Weggänge jedoch der Umstrukturierung zugeschrieben. Hier würde ich rückblickend kommunikativ stärker gegensteuern, damit derartige Gerüchte nicht zusätzlich zur Verunsicherung beitragen.

[1] Douglas Adams hat bzgl. technologischer Entwicklung gesagt: „Everything that’s invented between you’re fifteen and thirty-five is new and exciting and revolutionary […]. Anything invented after you’re thirty-five is against the natural order of things.”

Von bürokratischen Silos zu flexiblem Projektmanagement

Erfahren Sie bei unserem 12. gfo-Jahreskongress für Organisation aus erster Hand, wie Veränderungen bei der Industrie- und Handelskammer gelungen sind. Neben Herrn Proba haben wir viele Vorreiterunternehmen wie XING SE, Bosch Service Solutions GmbH oder Siemens AG, die aus ihren Erfahrungen rund um Organisation und Management berichten.
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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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