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Die richtige Organisation des Gebäudebetriebs im Facility Management [Teil 2]

Die Richtige Organisation Des Gebäudebetriebs Im Facility Management [Teil 2]
Beitragsserien: Facility Management

Facility Management (FM) garantiert die optimale Nutzung eines Grundstückes und der dazugehörigen Immobilie. Dabei wird der vollständige Lebenszyklus eines Gebäudes begleitet. Facility Management trägt damit zur indirekten Wertschöpfung bei. Vielerorts wird Facility Management jedoch mit anderen Begriffen gleichgesetzt und es herrscht eine Unsicherheit, was alles mit diesem Begriff verbunden wird. Aus diesem Grund haben wir Professor Uwe Rotermund, den bundesweit ersten öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen für Facility Management, fünf Fragen zu diesem Thema gestellt. In diesem zweiten Beitrag erklärt Professor Uwe Rotermund, wie der Gebäudebetrieb richtig organisiert werden sollte.

Professor Uwe Rotermund ist als Gesellschafter von Prof. Uwe Rotermund Ingenieurgesellschaft mbH Co KG und Experte im Bereich Facility Management, insbesondere für Lebenszykluskosten. Seit 2007 ist er der bundesweit erste öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige für Facility Management. Sein Arbeitsschwerpunkt liegt in der Organisation von FM-Abteilungen, der Ausschreibung und dem Controlling von Serviceleistungen sowie in der Berechnung und Optimierung von Lebenszykluskosten von Immobilien.

Parallel leitet Uwe Rotermund für die RealFM e.V. den bundesweiten Arbeitskreis Benchmarking und den Regionalkreis Elbe-Weser. In diesem umfangreichen Benchmarking-Pool werden jährlich Gebäudenutzungskosten analysiert und bewertet. Professor Uwe Rotermund ist Stiftungsprofessor für Immobilien-Lebenszyklus-Management im Fachbereich Architektur an der Fachhochschule Münster.

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Professor Uwe Rotermund

Die Organisation des Gebäudebetriebs ist sehr umfangreich: Viele Facetten müssen dabei beachtet werden. Grundsätzlich muss die Organisation des Gebäudebetriebs in Neubauten und Bestandsgebäuden getrennt werden. Bei Bestandsgebäuden ist oftmals die Aufbauorganisation festgelegt, jedoch kann die Ablauforganisation deutlich verbessert werden.

Hierzu werden die notwendigen Leistungen des Gebäudemanagements aufgenommen, exakte Leistungskataloge definiert, eine Personalbedarfsermittlung durchgeführt und die IT-Systeme nutzungsorientiert eingeführt. Mit den Gebäudenutzern werden Service-Level und Verfügbarkeiten definiert. Außerdem wird die interne Organisation darin geschult, die Nutzer des Gebäudes als Kunden zu betrachten.

Die Organisation des Gebäudebetriebs sollte hierbei immer mit klaren Verantwortlichkeiten erfolgen. Gerade die interne Delegation der Betreiberverantwortung erfordert eine eindeutige Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf die Mitarbeiter. Die erbrachten Leistungen und Services sollten hierbei eindeutig und fehlerfrei protokolliert werden.

Bei einem Neubau bietet es sich an, den Gebäudebetrieb zu planen. Viele neue Gebäude werden zunächst errichtet, der Aufbau der FM-Organisation erfolgt erst nach Fertigstellung des Gebäudes – dies ist aber oft viel zu spät. Idealerweise bietet sich schon vor der Fertigstellung eine Kombination aus Berechnung der zukünftigen Nutzungskosten (Nutzungskostenberechnung), der zukünftigen Lebenszykluskosten (Lebenszykluskostenberechnung) und der Erstellung eines Betriebskonzeptes an. Bei der Nutzungskostenberechnung müssen viele Parameter des späteren Gebäudebetriebs bereits berücksichtigt und festgelegt werden, zum Beispiel Reinigungsintervalle, Instandhaltungsraten oder Außenanlagenpflegezyklen. Diese Parameter werden neben der Anwendung für die Berechnungen gleich im Betriebskonzept erfasst und niedergeschrieben.

Für Neubauten sollte ferner die Eigenleistungstiefe früh festgelegt werden. Oftmals orientieren sich die notwendigen Eigenleistungen an der gewünschten Verfügbarkeit des Gebäudes. Für die Eigenleistungen wird eine Personalbedarfsermittlung durchgeführt, die externen Leistungen werden ausgeschrieben.

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Bildnachweis: Fotolia| georgimironi

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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