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Der letzte Eindruck zählt: Vernachlässigen Sie den Offboarding-Prozess nicht!

Der Letzte Eindruck Zählt: Vernachlässigen Sie Den Offboarding-Prozess Nicht!

Zunächst sei gesagt, dass Kündigungen niemals ein angenehmes Erlebnis sind, egal von wem sie ausgehen. Aber eins ist sicher: Als kündigender Arbeitgeber haben auch Sie viel zu verlieren. Deshalb ist es wichtig, jedes Arbeitsverhältnis so stilvoll und kollegial wie möglich zu beenden. Sicher, wenn man jemanden einfach „loswerden“ will, dann ist ein Grund schnell gefunden. Auch, wenn im Kündigungsschutz teils strenge Regeln gelten, kann oft aus dem Bereich der „betriebsbedingten“ Kündigung eine formal korrekte Begründung ins Feld geführt werden. Doch solche Trennungen sollten Sie lieber vermeiden. Führen Sie stattdessen einen respektvollen und seriösen Offboarding-Prozess durch – denn davon können Sie im Endeffekt nur profitieren.

Gefahren bei unseriösen Kündigungen

Denn überlegen Sie mal: Gekündigte Mitarbeiter, mit denen ihr (nun Ex-)Arbeitgeber keinen korrekten Umgang pflegt, werden beim Offboarding und einer etwaigen Übergabe wohl kaum kooperativer.

  • Der Mitarbeiter könnte versuchen, arbeitsrechtlich gegen die Kündigung oder anderweitig gegen den Arbeitgeber vorzugehen.
  • Er könnte bis zu seinem Ausscheiden schlechte Stimmung im Unternehmen verbreiten, die der allgemeinen Motivation schadet.
  • Andere Mitarbeiter könnten durch eine unseriöse Kündigung auch ohne Zutun des Gekündigten aufgebracht sein. (Und das könnte sogar zu weiteren Kündigungen führen!)
  • Der Mitarbeiter könnte eine schlechte Bewertung im Internet hinterlassen, was sich negativ auf den Ruf des Unternehmens sowie zukünftige Recruiting-Prozesse auswirkt.
  • Beim Offboarding-Prozess wird die Qualität der Übergabe leiden – falls diese überhaupt ordentlich stattfinden kann.
  • Etc!

Versuchen Sie also lieber, auf einer offenen und ehrlichen Basis mit Ihren Mitarbeitern auseinanderzugehen. Denn dann drehen sich viele dieser Gefahren womöglich sogar um!

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Offboarding-Prozess: Was sollten Arbeitgeber beachten?

1. Offene Kommunikation und Austrittsgespräch

Egal, ob Sie kündigen oder Ihr Mitarbeiter: Der Offboarding-Prozess sollte in jedem Fall mit einem offenen Gespräch beginnen.

Wenn Sie selbst einem Mitarbeiter kündigen, ist es ratsam, diesen Schritt zunächst als Ultima Ratio anzusehen. Bevor Sie so weit gehen, führen Sie lieber erstmal ein Gespräch mit der Person und geben Sie ihr noch eine weitere Chance. Vereinbaren Sie dabei Ziele, die der Mitarbeiter in einem definierten  Zeitraum erreichen soll, und reagieren Sie gegebenenfalls mit einer Abmahnung, wenn diese verfehlt werden. Die Kündigung sollte das letzte Mittel darstellen, wenn wirklich keine Besserung eintritt.

Wenn Sie jemandem kündigen, bereiten Sie ein Kündigungsgespräch mit der Person vor. Achten Sie bei dem Gespräch darauf, dass Sie konkret und auf den Punkt erklären Sie, warum die Kündigung ausgesprochen wird. Und bereiten Sie sich auch darauf vor, dass der Mitarbeiter heftig reagieren könnte. Führen Sie in jedem Fall im Anschluss auch ein Gespräch mit dem Team des Mitarbeiters, in dem Sie diesem die Entscheidung auf ähnliche Art mitteilen und auch Fragen beantworten. Hier ist es wichtig, schon früh allen (oder mindestens allen betroffenen) Mitarbeitern diese Information zu geben, sonst werden Flurfunk und Gerüchte die Stimmung im Unternehmen auf die Probe stellen.

Fehler vermeiden

Wenn der Mitarbeiter dem Unternehmen kündigt, führen Sie mit Ihm ein Austrittsgespräch. In diesem können Sie wichtiges Feedback vom Mitarbeiter einholen, besonders, wenn er selbst gekündigt hat. Die Personalabteilung sollte dabei als neutraler Akteur das Gespräch moderieren.

Business Rhetorik

Planen Sie genug Zeit ein und nehmen Sie Kritik des Arbeitnehmers an – und sagen Sie ihm das auch. Denn diese können Sie nutzen, um Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu evaluieren. Und durch die offene Gesprächsführung wird Ihr Gegenüber wiederum selbst motivierter sein, konstruktiv mitzuwirken. Es hilft, für diese Gelegenheit einen Leitfaden zu nutzen. Wenn der Arbeitnehmer selbst kündigt, benutzen viele auch einen standardisierten Austrittsfragebogen.

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2. Bleiben Sie Dienstleister bis zum Vertragsende

In beiden Fällen ist es wichtig, zeitnah mit dem Mitarbeiter das weitere Vorgehen zu besprechen. Wann tritt die Kündigung in Kraft? Wird er freigestellt? Wie läuft eine strukturierte Übergabe ab? Wieviel Urlaubsanspruch hat er noch? Klären Sie auch über die Rechte auf (zum Beispiel den Urlaub abgelten zu lassen) und erklären Sie, welche Leistungen Sie noch für den Mitarbeiter erbringen werden.

Eine dieser Leistungen ist zum Beispiel die Erstellung eines fairen Arbeitszeugnisses und von Referenzen. Die ist in vielen Unternehmen durchaus ein Problem und Fälle, bei denen Arbeitnehmer ihre Zeugnisse erst einklagen müssen, sind nicht unbekannt. (Arbeitnehmer, die so agieren, dürfen sich dann aber auch nicht über schlechte Bewertungen auf kununu beschweren.)

Machen Sie es sich stattdessen lieber zur Aufgabe, dem scheidenden Kollegen so viel Unterstützung wie möglich zukommen zu lassen. Seien Sie eine Anlaufstelle zu allen Fragen, die der Mitarbeiter zu seinem Austritt haben könnte und die mit rechtlichen Dingen zu tun haben. Er wird es Ihnen danken und im Umkehrschluss sehr viel wahrscheinlicher konstruktiv und motiviert bei einer Übergabe mitwirken.

3. Wissensmanagement und Übergabe

Ein Teil der großen Kosten, von denen bei Mitarbeiterfluktuation immer die Rede ist, entsteht, wenn er bei seinem Ausscheiden sein Wissen aus dem Unternehmen mitnimmt. Das sollte unbedingt vermieden werden, aber dafür ist auch abseits der Kündigungen ein ordentliches Wissensmanagement notwendig. Denken Sie zum Beispiel an eine ordentliche Dokumentation von Arbeitsprozessen in Anleitungen, im Intranet oder in einem Wiki, an systematische und regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen diese zu ihren Erfahrungen befragt werden, oder an digitale Plattformen zum Wissensaustausch, die regelmäßig gepflegt werden sollten.

Aber auch ohne ein solches Wissensmanagement ist es immer möglich, ein letztes Übergabegespräch zu führen. Bereiten Sie dieses gut vor und ermitteln Sie systematisch – am besten in Zusammenarbeit mit Kollegen aus der Abteilung des scheidenden Mitarbeiters – welche Informationen Sie benötigen und wie diese vorliegen sollten. Diese müssten nicht zwingend ausschließlich Arbeitsprozesse oder Projekte betreffen. Es gibt auch Techniken, mit denen Sie die Erfahrungen und das sogenannte Implizite Wissen des Mitarbeiters ermitteln können. Immer vorausgesetzt natürlich, dieser möchte mitmachen.

Zu guter Letzt: Verabschieden Sie sich ordentlich, denn der letzte Eindruck zählt!

Dazu gehört nicht nur, dem Mitarbeiter seine Stempelkarte und anderen Firmenbesitz zu nehmen oder seine Firmenaccounts aus den Systemen zu löschen. Führen Sie, sofern ein gutes Verhältnis besteht, auch eine ordentliche Verabschiedung durch, bei der Sie noch ein paar freundliche oder versöhnende Worte finden und andere Mitarbeiter eingeladen sind. Vielleicht geben Sie auch ein Abschiedsgeschenk wie eine Flasche Sekt mit auf den Weg.

Wenn Sie alles richtig gemacht haben, stehen die Chancen nicht schlecht, dass Sie mit dem scheidenden Mitarbeiter in Kontakt bleiben können. Damit erweitern Sie Ihr Netzwerk und stellen sicher, dass Sie sich auch in Zukunft noch in die Augen schauen können, wenn Sie sich zum sprichwörtlichen zweiten Mal im Leben begegnen.

Recruiting Trends

Christoph Erle

Mein Name ist Christoph Erle und ich betreue bei Management Circle die Blogs zu Personalwesen, Banken, Energiewirtschaft und Handelsmarken. Als langjähriger Freund des Netzes und Content-Marketing-Spezialist wollte ich mir die Chance nicht nehmen lassen, bei einem renommierten Veranstalter den Aufbau einer Online-Präsenz zu unterstützen. Ich hoffe, hier hilfreiche Inhalte für Sie bereitzustellen und Sie demnächst im Netz oder auf einer unserer Veranstaltungen anzutreffen.

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