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Nur konsequente Digitalisierung bringt Vorteile

Nur Konsequente Digitalisierung Bringt Vorteile

Auch in der Immobilienwirtschaft bergen die neuen technischen Möglichkeiten sowohl in der Verwaltung als auch in allen Bereichen der technischen Objektbetreuung ein enormes Potenzial, Kosten zu senken und Prozesse effizienter zu gestalten. Mit Sicherheit sind auf dem Gebiet der technischen Weiterentwicklung noch viele Schritte zu gehen, auch sind noch diverse rechtliche Fragen offen. Aber der Zug zu einer stärkeren Digitalisierung ist auch in der Immobilienwirtschaft längst losgefahren und vor allem nicht mehr aufzuhalten.

2014 wurde Malte Priester in die Geschäftsführung der IntReal Solutions berufen. Dabei handelt es sich um eine IT-Tochtergesellschaft der IntReal. Darüber hinaus bekleidet er seit Mai 2015 die Position des Leiters des Servicebereiches Geschäftsbesorgungsmandate bei der IntReal.

Von 2006 bis 2014 war Malte Priester für die Warburg – Henderson KAG tätig, wo er sich im Fondscontrolling umfangreiche Immobilien- und Immobilienfondskenntnisse aneignete. Zuletzt bekleidete Malte Priester dort die Position des Head of Finance, in der er für den Bereich der Unternehmensplanung und -steuerung verantwortlich war. Malte Priester ist gelernter Bankkaufmann. Im Anschluss an seine Ausbildung studierte er in Hamburg Betriebswirtschaft und arbeitete neben dem Studium für die Hamburger Sparkasse im Wertpapierbereich.

Malte priester

Malte Priester

Saubere Daten und Standardisierung gewährleisten Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Wer die Effizienzvorteile, die mit einer stärkeren Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen einhergehen, nutzen möchte, muss dafür aber die Voraussetzungen schaffen: Zentrales Element dabei ist die Standardisierung – und das in zwei Ausprägungen: Erstens möglichst einheitliche Definitionen von Informationen. Denn nur wenn alle Beteiligten unter einem Datenpunkt dasselbe verstehen, führen die Analysen der Daten zu aussagekräftigen Ergebnissen. Dass das in der Praxis nicht immer leicht umzusetzen ist, sei am Beispiel der Information zur Restlaufzeit bei Mietverträgen erläutert. Ist damit das im Vertrag fixierte Enddatum gemeint? Oder eher die Kündigungsfrist als frühestmögliches Vertragsende? Und wie werden mögliche Verlängerungsoptionen betrachtet? Schon von Beginn an sollte darauf geachtet werden, dass die Daten „sauber“ sind. Denn nachträgliche Korrekturen werden aufgrund der Menge aufwändig und damit teuer sein.

Das Beispiel Mietvertrag weist auf die zweite wichtige Anforderung an Daten hin: ihre Granularität. Ausgehend von der These, dass zum Zeitpunkt der Datengewinnung noch nicht alle späteren Anforderungen an die Auswertungen, Reportings und Analysewünsche bekannt sind, führt der Grundsatz der „Atomisierung“ der Informationen zu der bestmöglichen Datenbasis. Zunächst gilt der Grundsatz: „je mehr und je kleinteiliger, desto besser“. Gleichzeitig ist beim Detaillierungsgrad Augenmaß gefragt, um die Kosten nicht ausufern zu lassen.

Kostenkontrolle ist neben der Vermeidung von Inkonsistenzen auch der wesentliche Grund, warum Daten nur einmal erfasst werden sollten. Beim „Single Point of Data Entry“ werden die Daten ausschließlich, einmalig und abschießend am Ort ihres Entstehens erfasst. Damit die Daten fortan für alle Beteiligten nutzbar sind, müssen sie entweder grundsätzlich zentral zu verwalten oder über Schnittstellen verteilt werden. Um die Kosten für die Schnittstellen auf ein Minimum zu reduzieren, ist wiederum Standardisierung unerlässlich.

Prozesse für Digitalisierung anpassen

Die beste Digitalisierung von Informationen hilft wenig, wenn nicht auch die Prozesse im Unternehmen entsprechend angepasst sind. Die Richtschnur dabei geben die Unternehmensziele vor: Abläufe, die nur aufgrund der technischen Möglichkeiten etabliert werden, sind kein Modell. Aber klar ist: Sind Informationen ausschließlich digital erfasst, lassen sich problemlos digitale Workflows implementieren. Das ist der Schlüssel, um etwa Freigabe-, Informations- oder Verarbeitungsprozesse weitgehend zu automatisieren und so die Effizienzvorteile zu realisieren.

Fazit

Die Standardisierung bildet die Basis für eine sinnvolle Digitalisierung. Die Digitalisierung bildet ihrerseits wiederum die Grundlage für die Effizienzsteigerungen und für die Beschleunigung von Prozessen. Nur wenn beides ineinandergreift, sind stärker digitalisierte Unternehmen auch effizientere und damit letztendlich rentablere Unternehmen.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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