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Checkliste: Wie Sie als Assistenz neue Kollegen willkommen heißen

Checkliste: Wie Sie Als Assistenz Neue Kollegen Willkommen Heißen

Sie kennen das sicher: Anfang des Monats und neue Kollegen kommen ins Unternehmen – auch Ihr Team bekommt Zuwachs. Ihr Chef beauftragt Sie als Assistenz damit, die Ankunft des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Doch was müssen Sie dabei eigentlich beachten? Wir geben Ihnen Tipps, mit denen Sie garantiert nichts vergessen und Ihrem neuen Teammitglied einen angenehmen Start bereiten können.

 Das sollten Sie erledigen, bevor der neue Kollege kommt

 Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor

Nichts ist ärgerlicher, als ein Arbeitsplatz, der nicht das erfüllt, was er verspricht: Der PC fährt nicht hoch, das Telefon ist nicht angeschlossen oder der Drucker ist nicht verbunden? Stellen Sie deshalb sicher, dass die Technik funktioniert. Ziehen Sie hier Ihre IT-Abteilung bei Fragen zu Hilfe. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die wichtigsten Büroutensilien, wie zum Beispiel Locher und Tacker, am Platz aufzufinden sind.

Beantragen Sie Systemzugänge

Muss der neue Kollegen Zugriff auf bestimmte Systeme haben? Dann sollten Sie diese Zugänge vor dem Arbeitsantritt beantragen. So vermeiden Sie unnötige Verzögerungen und der Neuankömmling kann sich direkt mit dem System vertraut machen. Vergessen Sie auch nicht die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer zu beantragen und ins unternehmensinterne Adressbuch eintragen zu lassen. Pflegen Sie teaminterne Übersichten mit Kontaktdaten und Zuständigkeiten? Ergänzen Sie die Daten des neuen Kollegen hier ebenfalls.

Bestimmen Sie einen Mentor

Je nach Position ist es sinnvoll, dem neuen Kollegen einen Mentor an die Seite zu stellen. Dies kann jemand sein, der das Aufgabengebiet gut kennt oder schon lange im Unternehmen tätig ist und die Strukturen erläutern kann. Bei Fragen – egal, ob fachlich oder allgemein – sollte der neue Kollege sich stets an den Mentor wenden können. Diesen sollten Sie allerdings im Vorfeld bestimmen, damit auch er Zeit hat, sich auf die Ankunft des neuen Teammitgliedes vorzubereiten.

Organisieren Sie einen Willkommensgruß

Damit sich Ihr neuer Kollege direkt wohl und gut aufgehoben fühlt, ist es schön, einen kleinen Willkommensgruß vorzubereiten. Wie wäre es mit einem Blumenstrauß und einer Karte, auf der alle Kollegen unterschreiben? So nehmen Sie dem neuen Kollegen die erste Aufregung und schaffen eine positive Grundeinstellung.

Meetings

 Das sollten Sie am ersten Arbeitstag nicht vergessen

Erinnern Sie Ihr Team an die Ankunft des neuen Kollegen

In der Regel werden neue Kollegen nicht zum offiziellen Arbeitsbeginn bestellt, sondern etwas später, damit sichergestellt werden kann, dass alle Teammitglieder schon da sind. Kurz bevor der Neuankömmling eintrifft, sollten Sie Ihre Kollegen daran erinnern. Bitten Sie sie, in einem bestimmten Zeitfenster keine Termine einzutragen oder Telefonate zu führen, damit auch sie ihn begrüßen können.

Checken Sie den Arbeitsplatz

Ein letzter Checkup des Arbeitsplatzes verhindert unangenehme Überraschungen: Fährt der PC hoch, funktioniert das Telefon und ist der Drucker betriebsbereit? Perfekt, dann kann jetzt (fast) nichts mehr schiefgehen!

Begrüßen Sie den neuen Kollegen

09:30 Uhr: Ihr neuer Kollege trifft ein und Sie holen ihn vom Empfang ab. Ein kurzer Small Talk im Aufzug bricht das erste Eis. Der Neuankömmling wird ziemlich aufgeregt sein, also versuchen Sie ihn ein wenig zu beruhigen.

Führen Sie den neuen Kollegen herum

Diese Aufgabe kann von Ihnen oder Ihrem Vorgesetzten übernommen werden. In jedem Fall sollte die Abteilung vorgestellt werden, wenn es Sinn macht auch das gesamte Stockwerk oder gar die gesamte Firma. Aber beachten Sie: Am ersten Arbeitstag prasseln zahlreiche Eindrücke auf den neuen Kollegen ein, er wird sich sowieso nicht direkt alle Namen und Zuständigkeiten merken können. Wägen Sie also ab, ob es sinnvoll ist, die Vorstellung auf mehrere Tage aufzuteilen.

Laden Sie zum gemeinsamen Mittagessen ein 

Um auch im Team das Eis zu brechen, sollten Sie ein gemeinsames Mittagessen arrangieren. So haben alle die Möglichkeit, sich in einer ungezwungeneren Atmosphäre kennenzulernen. Aber bitte: Lassen Sie das Mittagessen nicht zum Verhör werden! Nichts in unangenehmer, als von „noch fremden“ Leuten ausgefragt zu werden. Vermeiden Sie hier auch Lästereien über andere Kollegen oder Abteilungen. Jedes Unternehmen hat seine unangenehmen oder nervigen Seiten, aber das ist das letzte, was man als neuer Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag hören will.

Versetzen Sie sich in die Lage des neuen Kollegen

Können Sie sich noch an Ihren ersten Arbeitstag erinnern? Wurden Sie freundlich aufgenommen, Ihr Arbeitsplatz war bereits eingerichtet und jeder wusste, dass Sie kommen? Wenn ja, hatten Sie Glück!

Viele Arbeitnehmer stehen an ihrem ersten Arbeitstag nämlich erst einmal vor einem Chaoshaufen: Niemand weiß, dass sie kommen, keiner fühlt sich für sie zuständig und ein eingerichteter Arbeitsplatz ist auch nicht aufzufinden.

Überlegen Sie also, wenn Sie neue Mitarbeiter willkommen heißen, wie auch Sie selbst gerne empfangen werden würden – so können Sie eigentlich nichts falsch machen!

… und wenn Sie sich nicht um den neuen Kollegen kümmern?

Sollten Sie diese Punkte vernachlässigen und den neuen Kollegen sich selbst überlassen, laufen Sie und Ihr Unternehmen Gefahr, dass er die Probezeit dazu nutzt, sich einen anderen Job zu suchen und zu kündigen. Somit stehen Sie wieder am Anfang und müssen Ersatz finden, was nicht nur mit erneuten Kosten, sondern auch mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden ist. Nicht zu vergessen, dass die Arbeit liegen oder an einem anderen Teammitglied hängen bleibt.

Demnach gilt: Bereiten Sie neuen Kollegen einen leichten Einstieg und integrieren Sie ihn direkt in Ihr Team. So schaffen Sie eine Verbindung und vermeiden hohe Fluktuation.

Sehen Sie auch Azubis als neue Kollegen an

Viele Unternehmen sehen Azubis und Angestellte als Azubi, Ausbildung, Auszubildende, Lernenzwei verschiedenen Personengruppen an. Doch wenn es um das Begrüßen geht, gibt es auch bei Azubis einiges zu beachten. Wie Sie neuen Azubis einen guten Start ins Berufsleben geben und Ihnen die Angst nehmen, erfahren Sie ebenfalls auf unserem Blog.

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Isabella Beyer

Als Content Marketing Managerin betreue ich den Blog rund um die Themen Sekretariat und Assistenz. Mein Ziel ist es, Sie mit Beiträgen über die Office-Welt zu informieren und zu unterhalten. Außerdem bin ich ständig auf der Suche nach den neusten Trends und hilfreichen Tipps, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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