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Die neuen Azubis kommen: Ihre praktische Checkliste

Die Neuen Azubis Kommen: Ihre Praktische Checkliste

Es ist soweit: Die Sommerferien neigen sich dem Ende zu und der erste Ausbildungstag rückt für viele Schulabgänger im August oder September immer näher.

In der Regel werden die neuen Azubis an ihrem ersten Tag durch die Ausbilder begrüßt. Diese übernehmen die Präsentation allgemeiner Informationen, wie zum Beispiel den Rundgang durch das Firmengebäude oder die Vorstellung der Chefetage. Anschließend bekommen sie ihren Ausbildungsplan, bei dem sie sehen können, welche Abteilung sie als erstes durchlaufen – ist das Ihre Abteilung? Keine Panik!

Neue Azubis – Vorbereitung ist das A & O Azubi, Ausbildung, Auszubildende, Lernen

Als Assistenz sind Sie häufig der erste Ansprechpartner in der Abteilung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich und Ihr Team perfekt auf die neuen Azubis vorbereiten und ihnen einen guten Start ins Berufsleben ermöglichen – denn gerade die Anfangszeit ist in der Ausbildung entscheidend.

Ankündigung der neuen Azubis im Team

Nicht selten kommen neue Azubis für Ihre Kollegen überraschend. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihr Team vorab im Jour Fixe und/oder per E-Mail darüber informieren und ggf. am Tag vor dem Eintreffen nochmals daran erinnern.

Vorbereiten des Azubi-Arbeitsplatzes

Auch der Azubi benötigt einen funktionierenden Arbeitsplatz. Stellen Sie deshalb sicher, dass der Arbeitsplatz komplett eingerichtet ist. Steht der Computer, ist das Telefon angeschlossen, gibt es einen Drucker? Hier können Sie auch den IT-Support um Hilfe bitten. Denken Sie auch daran, mögliche Zugänge für Systeme und Programm frühzeitig zu beantragen, damit der Azubi so schnell wie möglich in das Tagesgeschäft integriert werden kann.

Erstellen eines Einsatzplans für die neuen Azubis

Je nachdem wie groß und vielschichtig Ihre Abteilung ist, macht es Sinn, einen Einsatzplan für die Azubis zu erstellen, um die Neuankömmlinge schon gleich von vornherein besser in das Team zu integrieren. Hierbei eignen sich in der Regel abteilungsinterne Lehrgespräche, um den Azubis einen Einblick in die Tätigkeiten Ihrer Abteilung zu geben. Jeder Kollege sollte sich etwas Zeit nehmen, um dem Auszubildenden seine Arbeit zu erklären. Möglichweise ergeben sich aus dem Gespräch auch schon erste Aufgaben, die der Azubi eigenständig übernehmen kann.

Um den Plan mit allen beteiligten Kollegen abstimmen zu können, sollten Sie etwa vier Wochen vor dem ersten Tag des Azubis mit dem Erstellen des Einsatzplans beginnen. So können Sie auf Urlaub und Termine der Kollegen Rücksicht nehmen.

Begrüßen der neuen Azubis

Nach dem Einführungstag beginnen die neuen Azubis ihren ersten Tag in ihrer Abteilung. Hier können Sie den Azubis die Angst vor dem Berufsleben nehmen, indem Sie sie herzlich begrüßen. Vergessen Sie dabei nicht, dass viele Azubis direkt von der Schule kommen und womöglich noch nie das Arbeitsleben kennengelernt haben. Hier ist der perfekte Zeitpunkt, um kurz zu erläutern, was Ihre Abteilung überhaupt macht und wie sie aufgebaut ist. Auch den Einsatzplan für die Zeit in Ihrem Team können Sie dem Azubi jetzt schon überreichen. Natürlich dürfen Sie auch nicht vergessen, dem Azubi seinen Arbeitsplatz zu zeigen, an dem er auch seine Sachen ablegen kann, bevor es weitergeht.

Vorstellung der Abteilung und des Teams

Nach der Begrüßung und einem kurzen Gespräch empfiehlt es sich, mit dem neuen Azubi einen Rundgang durch Ihre Abteilung zu machen und ihm Ihre Kollegen vorstellen. Hierbei können Sie kurz auf deren Funktion eingehen, aber vermeiden Sie es zu ausschweifend zu werden. Die Azubis sind zu Anfang meist schon aufgeregt genug und froh, wenn sie sich einige Namen merken können.

Erste Aufgaben für die neuen Azubis

Am besten Sie überlegen sich schon im Vorfeld Aufgaben, die die Azubis gerade in der Anfangszeit ohne Vorwissen erledigen können. Gibt es vielleicht Recherchearbeiten, die zu erledigen sind oder Listen, die vervollständigt werden müssen? Aber bitte bleiben Sie fair. Leider gibt es immer noch Unternehmen, die Azubis als „billige Arbeitskraft“ für sämtliche unliebsame und dröge Aufgaben ausnutzen. Natürlich kann ein neuer Azubi nicht gleich hochkomplexe Aufgaben erledigen. Überlegen Sie sich daher einen guten Mix aus weniger spannenden Aufgaben, die erledigt werden müssen, angereichert mit interessanten Arbeitsaufträgen, auf die sich der Azubi freuen kann. Das erhält die Motivation. Erklären sie auch immer, warum eine Aufgabe für die Abteilung oder das Unternehmen wichtig ist. Das schafft Klarheit und Verständnis. So sehen sich Azubis schneller als Teil eines großen Ganzen und bekommen ein Gefühl für die Bedeutung ihrer Aufgaben im Gesamtbild.

Gemeinsame Mittagspause

Nichts verunsichert neue Auszubildende mehr, als wenn sie allein die Mittagspause bestreiten müssen und sie von allen „Alteingesessenen“ ignoriert werden. Vermeiden Sie dies, indem Sie den Azubi mit in die Kantine oder den Aufenthaltsraum nehmen. Hier können Sie die Stimmung durch etwas Small Talk auflockern und dem Azubi ein sicheres Gefühl geben.

Feedbackgespräch

Am Ende des ersten Tages in Ihrer Abteilung können Sie den neuen Auszubildenden nach seinem Eindruck fragen und ihm ein kurzes Feedback geben. Geben Sie Tipps für die Ausbildungszeit und versuchen Sie, das Vertrauen des Azubis zu gewinnen. Außerdem sollten Sie erwähnen, wann der Azubi am nächsten Arbeitstag da sein und bei wem er sich melden soll.

Neue Azubis – Die Kollegen von morgen?

Vielleicht erinnern Sie sich an Ihre Ausbildung zurück und wissen, wie aufgeregt und unsicher Sie in der ersten Zeit waren. Also: Erwarten Sie nicht gleich zu viel von den neuen Azubis – auch sie müssen sich an ihren neuen Alltag gewöhnen und sich in der Arbeitswelt zurechtfinden. Aber unterschätzen Sie sie auch nicht! Dies kann zu Demotivation führen und die können Azubis gerade in der ersten Zeit nicht gebrauchen. Und wer weiß, vielleicht können Sie die Azubis nach ihrer Ausbildung schon als neue Kollegen in Ihrem Team begrüßen!

Übrigens: Mehr zum Thema digitale Ausbildung erhalten Sie auf unserem Personal-Blog.

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Isabella Beyer

Als Content Marketing Managerin betreue ich den Blog rund um die Themen Sekretariat und Assistenz. Mein Ziel ist es, Sie mit Beiträgen über die Office-Welt zu informieren und zu unterhalten. Außerdem bin ich ständig auf der Suche nach den neusten Trends und hilfreichen Tipps, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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