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Neu in Ihrer Führungsposition? Wie Sie mehr Effizienz im Alltag erreichen!

Neu In Ihrer Führungsposition? Wie Sie Mehr Effizienz Im Alltag Erreichen!

Sind Sie neu in Ihrer Position als Führungskraft? Oder bereiten sich auf eine neue Führungsaufgabe vor? Ein gut strukturiertes Zeit- und Selbstmanagement sollten Sie jetzt auf keinen Fall vernachlässigen. Martina Lohmann verrät im Interview, wie Sie Zeitfresser erkennen und eliminieren sowie Projekte richtig koordinieren. Nutzen Sie die Tipps unserer Expertin, um mangelndem Überblick nicht mehr zum Opfer zu fallen und mehr Effizienz im Führungsalltag zu erlangen.

Die erste Erkenntnis, dass etwas schief läuft, ist das Gefühl, am Ende eines Tages geschafft zu sein, ohne etwas geschafft zu haben.

Martina Lohmann, Beraterin und Coach

Martina Lohmann ist Trainerin für Persönlichkeitstrainings und Organisationsentwicklung sowie Kooperationspartnerin der Twist Consulting Group in München. Ihre Schwerpunkte liegen in den Bereichen Kommunikation, Coaching, Supervision sowie Persönlichkeits- und Führungstrainings.

Martina Lohmann hat diverse Ausbildungen als Verkaufstrainerin, NLP-Lehrtrainerin, Master-Mentaltrainerin sowie in systemischer Intervention absolviert und ist Familientherapeutin. Zuvor war sie lange Jahre im In- und Ausland als Führungskraft für Industrie und Dienstleistungsunternehmen tätig.

Effizientes Arbeiten sollte Ihr Ziel sein

Frau Lohmann, wenn man neu in der Führungsposition ist, lauern am Anfang einige Stolperfallen. Eine davon ist die Masse an neuen Aufgaben. Wie kann man die größten Zeitfresser erkennen?

Zeitfresser sind unangenehme Gesellen, weil sie in so vielen unterschiedlichen Verkleidungen auftauchen und hin und wieder sogar mildtätige Umhänge haben: Die schnelle Hilfe zwischendurch, Telefon- und Handy-Abhängigkeit, das unterstützende Gespräch mit Kollegen, das „Nicht-nein-sagen“-Können, es allen recht machen zu wollen und vieles mehr.

Wo genau die einzelnen Zeitdiebe erfolgreich sind, ist individuell verschieden und hängt von Prägungen, Wünschen, Werten sowie den eigenen und fremden Erwartungshaltungen (vermutet oder tatsächlich) ab.

Die erste Erkenntnis, dass etwas schief läuft, ist das Gefühl, am Ende eines Tages geschafft zu sein, ohne etwas geschafft zu haben.

Ist das der Fall, macht es Sinn, sich den eigenen Tagesablauf genau anzuschauen und Aufzeichnungen darüber zu machen, wie oft man zum Beispiel während einer Arbeit ans Telefon geht, aufsteht, Gespräche führt oder „schnell mal“ was erledigt.

Krisen überwinden

Viel zu oft möchte man, alles, was um einen herum vorgeht, mitbekommen, am liebsten alles selbst machen, seine E-Mails zwischendurch abrufen oder auch gefühlt unangenehme Aufgaben aufschieben und Terminarbeiten oft nur im letzten Augenblick ausführen. Die Aufzeichnungen sollten bereits ein guter Indikator dafür sein, wo wir ineffizient arbeiten.

Wie geht man anschließend mit den identifizierten Zeitfressern am besten um?

Zeitmanagement-Seminare unterliegen bei den Teilnehmern dem Mythos, dass, wenn man nur weiß, wo die Problemfelder liegen, das Wissen darum die Situation entschärft. Ein guter Plan für den Tag, die Woche oder die anstehenden Terminaufgaben und wir haben uns und die Zeit wieder im Griff. Zwar sind die aufgeführten Maßnahmen unerlässlich, um die zur Verfügung stehende Zeit effektiv zu managen – doch leider wird der Kernpunkt entweder ganz übersehen oder nicht genügend angegangen. Effektives Zeitmanagement bedeutet DISZIPLIN. Das Wissen um Dinge hat die Dinge noch nie verändert! Nur wer bereit ist, den eigenen Schweinehund zu überwinden und einige – manchmal auch liebgewonnene – Eigenschaften abzulegen oder zu verändern und sich zum Beispiel an seinen erstellten Plan konsequent zu halten, wird letztlich erfolgreich sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Einbindung von Kollegen und Vorgesetzten.

Gelassen gewinnen

Wenn ein aufgeräumter Schreibtisch oder die Erledigung der Arbeit in acht Arbeitsstunden für Kollegen und Vorgesetzte sofort bedeutet, dass der Mitarbeiter „noch Luft“ hat, um weitere Aufgaben zu übernehmen, läuft etwas falsch.

Dann ist die Zurückhaltung der Mitarbeiter in Bezug auf ein gut strukturiertes Zeit- und Selbstmanagement und damit auf ein effektives Arbeiten durchaus verständlich.

Hier muss sich jeder an die eigene Nase packen und reflektieren, wie wir einen Kollegen beurteilen, der jeden Tag fröhlich ins Büro kommt, arbeitet, und abends immer noch wohlgelaunt in den Feierabend marschiert – hat er wirklich „noch Luft“ oder hat er einfach ein gutes Zeit- und Selbstmanagement!

Sie stellen im Seminar die Eisenhower-Methode vor. Was ist das genau?

Die Eisenhower-Methode ist eine Matrix, die es ermöglicht, alle anstehenden Arbeiten nach zwei Kriterien in vier mögliche Kombinationen zu gliedern.

Ausgehend von den Kriterien WICHTIG und DRINGEND wird jede Aufgabe zusätzlich mit den Faktoren sehr (wichtig oder dringend) oder wenig (wichtig oder dringend) bewertet.

Die aus diesen Kombinationen entstehende Matrix zeigt auf, welche Aufgaben Priorität haben, wodurch gute Planung Zeit effektiver genutzt werden kann, welche Aufgaben zum Beispiel an andere Mitarbeiter delegiert werden können oder im Zweifelsfall liegen bleiben.

Die Entwicklung der Methode wird dem ehemaligen General der amerikanischen Armee und späteren Präsidenten der USA, Dwight D. Eisenhower, zugeschrieben.

Führen Sie situativ und flexibel

Jeder Mitarbeiter ist anders – die nächste Herausforderung. Wie findet man die Stärken jedes einzelnen heraus und nutzt diese am geschicktesten?

Situatives, flexibles Führen bedeutet, die beiden Hauptaufgaben einer Führungskraft – Aufgabenorientierung und Mitarbeiterorientierung – aktiv anzugehen.

Das von Hersey und Blachard entwickelte Modell des situativen Führens gibt jungen Führungskräften eine Hilfestellung darin, Mitarbeiter in Ihren Stärken und Schwächen besser einschätzen zu können und entsprechend individuell und abhängig von Ihrer persönlichen Entwicklung zu fordern und zu fördern.

Grundsätzlich bedeutet situatives, also individuelles auf die anstehende Aufgabe abgestimmtes Führen, die Sensibilisierung der Führungskraft für die Notwendigkeit, Mitarbeiter in Hinblick auf ihre fachliche und soziale Performance zu beobachten und zu reagieren.

Konflikt im Büro

Ob die Hilfestellung der Führungskraft im konkreten Anweisen, im klassischen Coaching, in der leichten Unterstützung oder der Einbindung in weitere Verantwortung durch gezielte Delegation liegt, bestimmt der Reifegrad des jeweiligen Mitarbeiters, der sich aus seiner fachlichen Kompetenz, seinem persönlichen Selbstbewusstsein und seiner Motivation herleitet.

Wie bei der Medizin hilft nur das richtige Mittel in der richtigen Dosierung, um dem Mitarbeiter Erfolgschancen und Integration in die Gesamtaufgabe zu ermöglichen – und ausgehend von der Grundhaltung, dass Menschen lieber erfolgreich sind als nicht, ist die Stärkung des Engagements eines Mitarbeiters der beste Garant für gute Arbeit.

Führungskräften fällt zu Beginn oft schwer zu verstehen, dass man Aufgaben auch abgeben und Vertrauen zu anderen haben muss. Warum ist das Delegieren so wichtig?

Einer der größten Zeitfresser ist die Auffassung, aus den unterschiedlichsten Gründen alles selber machen zu müssen oder zu wollen. Nicht zuletzt möchte sich die neue Führungskraft beweisen.

Darunter wird häufig verstanden, in der neuen Funktion in allem der Beste zu sein und den größten Einsatz zu zeigen. Das Resultat ist in aller Regel, dass zu viel Arbeit zu Überlastung und Fehlern führt und bei den Mitarbeitern im Team Demotivation und Frustration auslösen kann.

Vertrauen zu haben, ist nicht immer einfach – aber auch der eigene Vorgesetzte hat Vertrauen gehabt, indem er uns die neue Position angeboten hat. Eine Aufgabe von Führungskräften ist es, das eigene Vertrauen in die Mitarbeiter durch Fordern und Fördern auf solide Füße zu stellen. Dazu gehört auch die Einstellung, in Fehlern Chancen zu sehen, welche die eigene und die Arbeit der Mitarbeiter verbessern.

Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig!

Lernen Sie, die schlimmsten Zeitfallen im Alltag zu erkennen und zu eliminieren. In unserem Career Center Managementtraining für junge Führungskräfte zeigt Ihnen Martina Lohmann, wie Sie es schaffen, auch mal „Nein“ zu sagen, richtig zu delegieren und die richtigen Prioritäten zu setzen.

Vom Kollegen zum Vorgesetzten

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Was müssen Sie beim Rollenwechsel beachten? Nutzen Sie unsere Checkliste, um sich optimal auf Ihre neue Führungsrolle vorzubereiten.
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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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