Erfolgreich zwischen Assistenz- und Projektarbeit – und das ohne Multitasking!

Bei der Assistenz gehören Multitasking-Fähigkeiten zum guten Ton, obwohl wissenschaftlich bewiesen ist, dass unser Gehirn zu wahrem Multitasking gar nicht fähig ist. Im Gegenteil erzeugt gleichzeitiges Arbeiten Stress und wird daher als psychische Belastung eingestuft. Wir zeigen Ihnen, wie Sie trotz Ihrer Assistenz- und Projektarbeit diesem Stress entgehen können!

Vom Varieté ins Büro

Was heute zum Arbeitsalltag gehört und vor allem von Ihnen als Assistenz erwartet wird, war vor nicht einmal 100 Jahren ein Varieté-Spektakel. Der erste Multitasker war höchstwahrscheinlich Harry Kahne, der in den 1930er Jahren mit mehreren Gliedmaßen im Kopfstand gleichzeitig schrieb und sich dabei mit dem Publikum unterhielt.

Doch das ist und war eher die Ausnahme. Zahlreiche Studien beweisen, dass das menschliche Gehirn gar nicht in der Lage ist, mehrere Tätigkeiten fehlerfrei gleichzeitig auszuführen.

Multitasking ist neurologisch gar nicht möglich?

Laut den französischen Wissenschaftlern Sylvain Charron und Etienne Koechlin ist das Multitasking neurobiologisch gar nicht möglich, da sich unser Gehirn nur auf eine, maximal noch auf zwei Tätigkeiten gleichzeitig konzentrieren kann. Daher wäre der Begriff Duotasking wohl treffender. Doch auch hier gibt die neuste Forschung keine Entwarnung. Denn bei der gleichzeitigen Bearbeitung von zwei Aufgaben können wir beiden Tätigkeiten nicht 100 Prozent unserer Aufmerksamkeit schenken. Das führt dazu, dass es zu einer längeren Bearbeitungszeit und Fehlern kommt sowie unser Körper in mehr Stress versetzt wird.

Nehmen wir hier einmal das Telefonieren oder das Hantieren mit dem Smartphone während des Autofahrens als Beispiel: Studien zufolge verringert sich die Reaktionszeit bei dieser Art des Multitaskings so rapide, dass es mit einer Alkoholfahrt bei 0,8 Promille verglichen werden kann.

Nur mit Routine ist Multitasking möglich

Doch unser Gehirn ist lernfähig: Das Multi- beziehungsweise Duotasking lässt sich üben! Aber ganz ohne Verluste wird das gleichzeitige Arbeiten nie möglich sein. Lediglich Routineprozesse können wir neben komplexen Denkprozessen problemlos ausführen, denn diese belasten unser Gehirn kaum, sodass fast die gesamte Kapazität zur Verfügung steht.

Dennoch ist es empfehlenswert, Aufgaben nicht gleichzeitig, sondern nacheinander zu bearbeiten. Nur so können Sie ein perfektes Arbeiten garantieren.

3 Tipps gegen das Multitasking im Assistenz-Alltag

Falls es bei Ihnen mit dem Multitasking etwas überhandnimmt, haben wir noch drei praktische Tipps für Sie:

Setzen Sie Prioritäten

Je besser Sie Ihre Prioritäten am Anfang des Tages setzen, desto einfacher wird es Ihnen fallen, dem Multitasking zu entgehen.

Brechen Sie aus alten Mustern aus

Gleichzeitiges Arbeiten gehörte für Sie schon immer zum Assistenz-Alltag? Dann entwickeln Sie ab jetzt neue Arbeitsweisen, welche Ihren Stress minimieren. Legen Sie also beispielsweise bestimmte Zeiten fest, wann Sie sich um E-Mails kümmern. Bitten Sie auch für sehr wichtige und dringende Aufgaben eine Kollegin, für eine Stunde Ihre Anrufe entgegenzunehmen.

Kommunizieren Sie mit Ihren Führungskräften

Falls Sie wieder zu viele Aufgaben und Projekte auf dem Tisch haben, sprechen Sie es an! Machen Sie Ihren Chef darauf aufmerksam, dass Sie so nicht garantieren können, dass alle Ergebnisse optimal ausfallen.