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Multitasking im Projektmanagement – Fluch und Segen zugleich?

Multitasking Im Projektmanagement – Fluch Und Segen Zugleich?

Viele Dinge gleichzeitig zu erledigen, ist für viele Menschen völlig normal. Sie kennen es vielleicht, wenn telefonieren, das Checken von E-Mails, essen und nebenbei das Chatten mit Freunden ganz selbstverständlich und parallel zu Ihrem Alltag gehört. Doch wie sieht es mit dem Berufsalltag aus? Auch hier gehört Multitasking mehr oder weniger zum Tagesgeschäft. So sind Sie es als Projektleiter bestimmt auch gewohnt, ständig zwischen mehreren Projekten und Aufgaben hin und her zu wechseln. Doch wie sinnvoll ist Multitasking im Projektmanagement eigentlich?

Was genau ist Multitasking überhaupt?

Zunächst einmal klären wir auf, was Multitasking überhaupt ist. In der Psychologie beschreibt Multitasking nichts weiter als eine Person, welche zwei oder mehrere Aufgaben mit jeweils unterschiedlichen Zielen gleichzeitig ausführt. Was viele nicht wissen: Echtes Multitasking ist laut Studien für unser Gehirn kaum machbar. Das Gehirn kann in der Praxis nur mit einem Sinn auf Höchstleistung arbeiten. Die Folge von Multitasking ist also das unterbewusste hin und her Wechseln zwischen einzelnen Projekten.

Was bedeutet „negatives“ Multitasking im Projektmanagement?

Als Projektleiter ist es nun aber Ihre tägliche Herausforderung, mehrere Projekte parallel zu organisieren und zu steuern, auch wenn unser Gehirn das gar nicht mag. Dieses Multitasking beschreibt häufig die Hauptursache für Probleme im Multiprojektmanagement und wird vor allem durch Unterbrechungen, wechselnde Prioritäten oder eine fehlende Managementunterstützung hervorgerufen. Die verschiedenen Projekte können also nicht beendet werden, bevor mit einer neuen Aufgabe begonnen wird. Dies hat für Sie als Projektleiter außerdem zur Folge, dass Sie wesentlich mehr Zeit für das Abschließen der einzelnen Projekte benötigen, als wenn Sie sich nur auf eines konzentrieren könnten.

Das negative Multitasking wurde im Jahr 2016 in einer Studie von VISTEM wissenschaftlich untersucht, welche die Gründe für Multitasking mit Zahlen belegt. Unter den Befragten befanden sich circa 500 Projektleiter aus 20 verschiedenen Branchen. Der Studie nach arbeiten 98 Prozent der Befragten parallel an mehreren Projekten und Aufgaben. Zusätzlich führen bei 80 Prozent ständige Änderungen zu häufigen Unterbrechungen in der Bearbeitung eines Projektes. Hinzu kommt außerdem, dass in knapp 70 Prozent der Fälle auf die entsprechende Managementunterstützung gewartet werden muss, weshalb sich Projekte erheblich verzögern.

Doch hingegen all den negativen Aspekten, kann Multitasking im Projektmanagement oder zumindest der Gedanke, Multitasking zu betreiben, von Vorteil für Sie als Projektleiter sein.

Der Glaube an Multitasking als Schlüssel zum Erfolg

Wissenschaftler der University of Michigan haben herausgefunden, dass Personen, die glaubten, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, eine bessere Leistung erbrachten. Das Experiment: Das Schauen und Transkribieren einer Tierdokumentation. Dabei wurde die Gruppe in zwei Teile geteilt. Die eine Hälfte wurde in dem Glauben gelassen, dass sie zwei Aufgaben erfüllen muss, nämlich gleichzeitig Lernen und Transkribieren. Die andere Gruppe war hingegen der Überzeugung, an einer zusammenhängenden Aufgabe als Test der Lern- und Schreibfähigkeiten teilzunehmen.
Das Ergebnis ist eindeutig: Teilnehmer, welche dachten, dass Sie Multitasking betreiben, transkribierten mehr Wörter pro Sekunde, machten weniger Schreibfehler und schnitten schlussendlich auch besser im inhaltlichen Quiz ab.

Was bedeutet das für Sie als Projektleiter?

In der heutigen digitalisierten und schnelllebigen Arbeitswelt kommt vielleicht auch bei Ihnen als Projektleiter häufig das Gefühl zum Vorschein, mehrere Dinge gleichzeitig tun zu müssen, um dem Zeit- und Leistungsdruck standhalten zu können. Multitasking ist laut der Studie aber eben nur eine Frage der Wahrnehmung. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die zu bewältigenden Aufgaben für Sie eine organisatorische Herausforderung sind, entwickeln Sie automatisch eine intensivere und konzentriertere Arbeitsweise. Versuchen Sie es doch einmal selbst. Sehen Sie eine bestimmte Aufgabe als mehrere, das heißt als Multitasking an. Sie werden schnell merken, wie sich Ihre Leistungen positiv verändern werden.

Je besser Ihr Projektmanagement ist, desto weniger Multitasking ist nötig

Versuchen Sie zu analysieren, woher in Ihrem Unternehmen die Notwendigkeit für Multitasking im Projektmanagement kommt und beseitigen Sie die Ursache direkt an der Quelle. Mögliche Vorgehensweisen für die Verbesserung der Prozessabläufe könnten zum Beispiel sein:

1

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für den Projektstart

Bereiten Sie sich für jedes Projekt ausreichend vor und starten Sie das Projekt erst, wenn die Planung komplett abgeschlossen ist. Planen Sie sich außerdem immer Puffer ein. Auf diese Weise können Sie Verzögerungen von vorn herein auffangen und geraten erst gar nicht in die Not, Multitasking betreiben zu müssen.

2

Setzen Sie die richtigen Prioritäten

Um ständige Unterbrechungen zu vermeiden, ist es wichtig für Sie als Projektleiter, klare Prioritäten zu setzen. Definieren Sie allgemeine, abteilungs- und projektübergreifende Prioritäten und sortieren Sie diese nach Wichtigkeit.

3

Planen Sie Ihre Personalressourcen genauestens ein

Das Planen von Mitarbeiterkapazitäten ist besonders wichtig für Ihren Projekterfolg. Klären Sie im Vorfeld genau ab, wann Mitarbeiter, Dienstleister und weitere Personalressourcen für Sie verfügbar sind oder eben nicht – damit Sie erst gar nicht in die Bredouille gelangen.

4

Sorgen Sie für eine gute Kommunikation im Team

Nur wenn alle Projektbeteiligten Zugang zu den für die Projektumsetzung relevanten Informationen haben, kann Ihr Projekt erfolgreich durchgeführt werden. Dies ist vor allem in Hinblick auf Deadlines, Statusberichte und To Dos unabdingbar.

Unser Fazit:

Multitasking im Projektmanagement schwächt die konzentrierte Aufmerksamkeit auf einzelne Projekte und Aufgaben. Versuchen Sie daher, Multitasking in Ihrem Arbeitsalltag zu minimieren, um sich wieder vollständig auf Ihr aktuelles Projekt konzentrieren zu können.

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Julia Rieth

Ich bin Auszubildende bei Management Circle und zurzeit in der Abteilung Marketing eingesetzt. Als angehende Veranstaltungskauffrau freue ich mich, Sie über die neusten Trends und aktuellsten Themen zu informieren.

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