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Multiprojektmanagement – so führen Sie parallel laufende Projekte zum Erfolg

Multiprojektmanagement – So Führen Sie Parallel Laufende Projekte Zum Erfolg

Die meisten Unternehmen müssen nicht eines, sondern mehrere Projekte parallel managen und zum Erfolg führen. Die wohl größte Herausforderung dabei: Alle Projekte greifen zumindest teilweise auf die gleichen Ressourcen zurück. Wie müssen Sie diese also einsetzen, um strategische Vorgaben bestmöglich zu erfüllen und das Gesamtergebnis des Unternehmens zu optimieren? Welche Herausforderungen bringt das Multiprojektmanagement noch mit sich? Und was sollten Sie deshalb unbedingt in Ihrem Alltag beachten? Wir geben Ihnen in diesem Beitrag Antworten.

Projektmanagement vs. Multiprojektmanagement

Gibt es wesentliche Unterschiede zwischen dem Managen eines einzelnen Projekts und dem von mehreren parallellaufenden Projekten? Unser Experte Reinhard Jöhnk vergleicht das Managen eines einzelnen Projekts gern mit einem Segeltörn und das Multiprojektmanagement mit dem Führen einer ganzen Schiffsflotte. So wird der Unterschied klar. Denn grundsätzlich sind die Anforderungen für den Skipper eines Segelbootes sowie den Kommandanten einer Schiffsflotte vergleichbar:

Projektmanagement

  •  Ziele festlegen
  • Plan aufstellen
  • Ressourcen zusammensuchen
  • Absprachen treffen
  • Starttermin definieren
  • Hindernisse einkalkulieren
  • Kontrollen durchführen
  • Learnings ziehen und Lob aussprechen

Multiprojektmanagement

  • Ziele festlegen
  • Plan aufstellen
  • Ressourcen zusammensuchen, das heißt, es sollten nur die Schiffe bzw. Projekte ausgewählt werden, die am besten für das Vorhaben geeignet sind, lieber einige gute als viele mittelmäßige
  • Ausrüstung für alle Schiffe bzw. Projekte gleichermaßen sicherstellen
  • Starttermin definieren und eine gemeinsame Richtung vorgeben
  • Kontrollen durchführen und Überblick über den Standort aller Schiffe bzw. den Status aller Projekte behalten
  • Zusammenschluss sicherstellen, das heißt, alle Schiffe bzw. Projekte sollten nahe beieinanderbleiben
  • Learnings ziehen und Lob für alle Beteiligten der Flotte aussprechen

Der wesentliche Unterschied zwischen Projektmanagement und Multiprojektmanagement ist der, dass Sie bei letzterem für mehrere Projekte gleichzeitig den Überblick behalten müssen. Und das ist nicht so leicht. Eine wichtige Erkenntnis ist außerdem, dass jede Vorgehensweise oder Entscheidung, die Sie für ein einzelnes Projekt treffen, die gesamte Multiprojektumgebung beeinflusst – positiv wie negativ – und dass das Multiprojektmanagement eines Unternehmens sich wiederum auf jedes einzelne Projekt auswirkt. Probleme in einzelnen Projekten entstehen meist durch Fehler im Multiprojektmanagement und Probleme im Multiprojektmanagement beruhen oftmals auf dem mangelnden Management der Einzelprojekte.

Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Welches Projekt soll eigentlich welchen Anteil am Gesamtbudget erhalten? Welche Mitarbeiter sollen zu welchem Anteil an welchem Projekt mitarbeiten? Welches Projekt hat welche Priorität für das Unternehmen? Und wer entscheidet überhaupt darüber?

Meist stellen gerade diese Fragen die größten Herausforderungen im Multiprojektmanagement dar. Denn unklare Budget-, Ressourcen- und Prioritäten-Verteilungen führen zu Folgen wie diesen:

Ineffiziente Projektarbeit

Kostenüberschreitungen und Terminverzögerungen

Projektübergreifende Ressourcenprobleme

Image-Verlust durch Nichteinhaltung von Absprachen

Fehlende Motivation und geringes Engagement durch die Mitarbeiter

Kommen dann auch noch ständige Änderungen durch die Stakeholder hinzu, ist irgendwann keinem mehr klar, welche Ziele definiert wurden und welche Absprachen noch Bestand haben. Das sollten Sie durch eine gute Planung für Ihre Multiprojektumgebung unbedingt vermeiden.

Gute Planung als Vorbereitung und Erfolgsfaktor

Der sinnvolle Aufbau eines Projektportfolios in einer Multiprojektumgebung ist nur dann möglich, wenn vorab die Planung jedes einzelnen Projekts realistisch, einheitlich und komplett durchgeführt wurde. Das beinhaltet insbesondere eine vollständige Ressourcenplanung für jedes Aufgabenpaket. Außerdem bedarf es einer übergeordneten Planung, der Erstellung einer Road Map, aus der klar hervorgeht, inwieweit einzelne Projekte inhaltlich und technisch miteinander zusammenhängen. Mögliche Schnittstellen sollten Sie visualisieren, da sich jede Änderung in einem Projekt auf die gesamte Multiprojektumgebung auswirken kann. Das Ziel dieser umfassenden Planungsphase ist es, einen Überblick über die Ressourcenverteilung zu erhalten und alle verfügbaren Kapazitäten optimal einsetzen zu können, indem Sie alles berücksichtigen und nichts vernachlässigen.

Ihre Multiprojektumgebung kann aber nur dann effektiv arbeiten, wenn alle Einzelprojekte effizient sind. Das heißt also, nur wenn Sie die Ziele Ihrer Einzelprojekte erreichen, die Projekte also richtig machen, sind sie auch erfolgreich. Ihr Multiprojektmanagement ist wiederum von Erfolg gekrönt, wenn Sie die richtigen, also erfolgsversprechende Projekte auswählen und umsetzen:

Erfolgreiches Multiprojektmanagement = Die richtigen Projekte richtig durchführen!

Die Auswahl der richtigen Projekte

Wie wählen Sie nach der Vorabplanung nun die richtigen Projekte für Ihre Multiprojektumgebung aus? Im Idealfall sollten Sie anhand der Unternehmensstrategie die Ziele für die einzelnen Projekte ableiten und in Ihr Multiprojektmanagement eingliedern. Meist können Sie nicht alle Projekte angehen, sondern müssen auswählen und priorisieren, um die Strategie zu stützen.

Leider passieren bei der Auswahl oftmals Fehler:

Zu viele Projekte werden gleichzeitig angegangen

Die verfügbaren Ressourcen werden überlastet

Zu viele unrentable Projekte werden weitergeführt

Die Projekte werden nicht auf die Unternehmensstrategie abgestimmt

Einzelne Projekte werden unterschiedlich bewertet

Es werden keine eindeutigen Prioritäten gesetzt

Die Prioritäten bleiben über die Projektlaufzeit hinweg nicht stabil

Deshalb sollten Sie besser die folgenden Aspekte berücksichtigen:

Verteilen Sie die Ressourcen möglichst genau auf die einzelnen Projekte:
Welche Mitarbeiter werden benötigt? Welche Skills bringen Sie mit? Wo werden wichtige Know-how-Träger auch wirklich benötigt?

Legen Sie den zeitlichen Einsatz der verteilten Ressourcen fest:
Wann erhalten einzelne Projekte die benötigten Ressourcen? Wie lange stehen die Ressourcen dann zur Verfügung? Wie wird gewährleistet, dass sich die Ressourceneinteilung nicht überschneiden?

Berücksichtigen Sie die Abhängigkeiten der Projekte untereinander:
In welcher Reihenfolge müssen Projekte abgearbeitet werden, damit sie aufeinander aufbauen? Welches Projekt liefert Vorergebnisse für ein anderes? Welche Auswirkungen entstehen, wenn ein Projekt nicht zeitglich mit einem anderen sein Ergebnis liefert?

Besonderheiten bei der Projektauswahl in einer Multiprojektumgebung

Eine Idee für ein neues Projekt sollte zunächst konkretisiert und die nötigen Abstimmungsprozesse im Unternehmen durchlaufen, bevor sie für relevant empfunden und als Projekt aufgesetzt wird. Um mit hoher Sicherheit aus allen Ideen am Ende die richtigen für Ihre Multiprojektumgebung auswählen zu können, sollte ein besonderer Fokus auf die Kreativität und Ausarbeitung gelegt werden. So haben Sie sehr schnell eine grobe Projektlösung vorliegen und können einschätzen, ob das Projekt Aussicht auf Erfolg hat und auch ausreichende Aussagen für die spätere Planung treffen.

Um eine finale Entscheidung für oder gegen einen Projektvorschlag zu treffen, sollten Sie alle Projektideen einer einheitlichen Bewertung unterziehen, die zum Beispiel diese Kriterien abwägt:

Sicherstellung der Projektabwicklung:
Ist genügend Know-how vorhanden? Stehen ausreichend Kapazitäten zur Verfügung? Sind erforderliche Technologien vorhanden und beherrschbar?

Umsetzung der Strategie:
Welchen Beitrag leistet das Projekt zur Unternehmensstrategie?

Maximierung des Deckungsbeitrags:
Kann überhaupt ein optimaler Deckungsbeitrag angestrebt werden?

Marktgerechtheit der Innovation:
Passt das Projekt in die aktuellen Marktgegebenheiten? Handelt es sich um eine echte Innovation, die später auch vermarktet werden kann?

Dazu müssen Sie sicherstellen, dass es in Ihrem Unternehmen Gremien gibt, welche die Projektauswahl verantworten und dass sie allgemein akzeptierte Entscheidungen fällen können. Ist die Bewertung abgeschlossen und ein Projekt wurde ausgewählt, kann der Projektantrag gestellt werden, der die Ziele, Rahmenbedingungen und Plandaten enthält, um das Projekt formal genehmigen zu lassen, Ressourcen zuteilen und das Projekt ins Portfolio aufnehmen zu können.

Fernlehrgang: Projektmanagement

Als Projektmanager oder Projektleiter werden Sie mit ständig wachsenden Anforderungen konfrontiert, weshalb eine hohe Qualifikation unerlässlich ist. Gleichzeitig wollen und können Organisationen gerade in den strategisch wichtigen Projekten nicht auf ihre Projektleiter verzichten. Wir bieten Ihnen mit diesem staatlich zertifizierten Fernlehrgang Projektmanagement eine aktuelle und fundierte Weiterbildung zum Projektmanagement an – unter anderem mit einem thematischen Schwerpunkt zum Multiprojektmanagement.

Informationsgestaltung im Multiprojektmanagement

Für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement sollten Sie auch ein besonderes Augenmerk auf den Informationsfluss legen. Das Gegenstromverfahren hat sich hier bewährt – die Unternehmensleitung kommuniziert also Top-Down und die Einzelprojekte liefern Bottom-Up:

Top-Down – von der Unternehmensleitung in die Projekte:

Klare Planungsvorgaben

Zielwerte für einzelne Projekte

Realistische Programmplanungen

Schnelle Entscheidungsprozesse

Ausreichende Transparenz

Top-Down – von der Unternehmensleitung in die Projekte:

Realistische Planung

Sinnvolle Reporting-Prozesse

Exakte Ist-Daten

Auftretende Änderungen

Ausreichende Transparenz

Steuerungsmöglichkeiten für das Projektportfolio

Um mehrere Projekte gleichzeitig steuern zu können, brauchen Sie die höchstmögliche Transparenz. Sie müssen Ihre Projekte also verstehen, deren Struktur und Stand genauso kennen, wie die einzelnen Aufgabenpakete. Das schaffen Sie mit einem Reporting, welches Ihnen die aktuelle Situation des gesamten Projektportfolios zeigt. Der Bericht sollte dazu die folgenden Anforderungen erfüllen:

Empfängergerechte Aufbereitung – das Reporting sollte alle Informationen enthalten, die der Adressierte für sein Handeln benötigt.

Aktuelle Daten – die Daten dürfen niemals veraltet sein, um Steuerungsmaßnahmen auch einleiten zu können.

Fokussierte Darstellung – die Zahlen müssen kompakt und übersichtlich übermittelt werden, Tabellen, Grafiken und Symbole können helfen.

Selbsterklärende Angaben – der Report sollte vom Empfänger sicher verstanden werden können, auf ungewöhnliche Darstellungen oder Bezeichnungen ist zu verzichten.

Zuverlässiges Reporting – der Inhalt muss genau sein und den realistischen Zustand des Projekts wiederspiegeln.

In einem dazugehörigen Reporting-Plan können Sie festlegen, welche Reports Sie in welcher Form und zu welchen Terminen erstellen wollen. Es ist sinnvoll, dass Sie sich innerhalb des Unternehmens auf gleichartige Dokumente für alle Einzelprojekte verständigen und auf eine einheitliche Struktur setzen. Das vereinfacht die Planung und schafft Transparenz. Mögliche Bausteine der Projektberichte können zum Beispiel sein: Stammdaten des Projekts (wie Projekttitel, Auftraggeber, Projektleiter, Ziele oder Inhalt), die Meilensteintrendanalyse (eine grafische Darstellung der Terminsituation), der Arbeitsfortschritt über die Earned Value Analyse (EVA), die Kosten und Aufwendungen.

Insgesamt sollte der Bericht also das Magische Dreieck beinhalten, aber auch aktuelle Probleme und Lösungsansätze können mitaufgeführt werden, inklusive einer Risikoanalyse sowie einer Bewertung der Gesamtsituation. Dann können Sie leicht den weiteren Verlauf prognostizieren, übergeordnete Stellen informieren und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.

Um mit Hilfe des Projektberichts nun die Projekte steuern zu können, ist ein Soll-Ist-Vergleich nötig. Anhand der anfänglichen Planung können Sie nachschauen, was sich verändert hat und wie es um einzelne Projekte steht. Abweichungen vom Soll-Zustand erkennen Sie leicht über folgende Fragen:

Wie können Abweichungen festgestellt werden?

Wodurch wurde die Abweichung verursacht?

Wie kam es zur Störung und ist nur das eine Projekt oder sind weitere davon betroffen?

Wie kann auf die Abweichung reagiert werden?

Die häufigsten Szenarien sind Abweichungen in Zeit, Kosten oder Ressourcen. Termine werden also nicht eingehalten, das Budget wird überschritten oder Kapazitäten weisen Engpässe auf. Da sich eine Multiprojektumgebung immer durch nur begrenzte und gemeinsam genutzte Kapazitäten sowie technische und organisatorische Schnittstellen zwischen den Projekten auszeichnet, haben Sie oder die zuständigen Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen folgende Möglichkeiten:

Einzelne Projekte beschleunigen oder auch verzögern

Kapazitäten oder Budgets zwischen den Projekten verlagern

Starttermine neuer Projekte verschieben

Ziele einzelner Projekte entsprechend anpassen

Einzelne Projekte gänzlich abbrechen

Wichtig ist, dass bei allen Maßnahmen die Auswirkungen auf das gesamte Projektportfolio abgewägt werden. Eine Entscheidung in einem einzelnen Projekt kann schließlich verheerende Auswirkungen auf die gesamte Multiprojektumgebung haben, besonders wenn Schnittstellen sehr eng sind.

Die Organisationsgestaltung im Multiprojektmanagement

Für eine gute Organisation und die nötige Flexibilität ist es wichtig, dass sich die einzelnen Abteilungen als Dienstleister verstehen und ihr Know-how den Projekten zur Verfügung stellen. Dabei wird möglichst vertraglich vereinbart, welche Arbeitspakte an wen vergeben werden und welche Ergebnisse wann geliefert werden. Der Fachabteilung obliegt damit nie die Steuerung eines Projekts, sondern lediglich der eigenen Kapazitäten, die sie den Projekten anbietet. Die Unternehmensleitung oder zuständige Entscheider übernehmen die Verteilung der Ressourcen auf die einzelnen Projekte. Für das Erreichen der Ziele sind die Projekte selbst verantwortlich, genauso wie für den optimalen Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Abweichungen vom Plan melden die Projekte an das Entscheidungsgremium.

Die Entscheider werden vom PMO, dem Project Management Office, unterstützt. Dieses sammelt alle notwendigen Daten der einzelnen Projekte, analysiert diese, bereitet Entscheidungen vor und stellt diese wiederum dem Entscheiderkreis zur Verfügung. Dieser fällt seine Entscheidung und gibt sie mit einer Begründung zurück an das PMO, welches die Entscheidung wiederum an die Projekte verteilt. Das PMO fungiert sowohl als Dienstleister für die Entscheider als auch für die einzelnen Projekte und ist damit sozusagen die Schaltzentrale in der Multiprojektumgebung.

Seminar: Multi-Projektmanagement

In unserem Seminar Multi-Projektmanagement lernen Sie ganzheitlich und systematisch alle Aufgaben des Multi-Projektmanagements kennen: Von der Auswahl der Projekte über die Priorisierung, die notwendigen Voraussetzungen und Techniken der Ressourcenverteilung bis hin zu verschiedenen Sichten zur Transparenz der Projektarbeit. Dabei werden methodische und organisatorische Voraussetzungen geklärt.

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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