Mit guter Vorbereitung zu effektiven Meetings
Meetings für Ihren Chef vorzubereiten, gehört als Teamassistenz zu Ihrem Arbeitsalltag. Doch für viele sind diese Besprechungen die reinste Qual. Statt zielführend werden diese als unnötig lang und uninteressant empfunden. Mit einer guten Vorbereitung und einer präzisen Moderation können Sie das jedoch ändern!
Meetings: Der lästige Klotz am Bein?
Mal schnell die E-Mails oder die neusten Tweets während eines Meetings nachlesen oder gar private WhatsApp-Nachrichten verschicken. Das machen laut einer Bitkom-Umfrage viele von uns während langen Meetings. Denn diese sind oft nicht zielführend, oft fragen wir uns sogar, warum gerade wir in diesem Meeting sitzen und was der Sinn und Zweck hinter dem Gesagten ist.
15 Prozent unserer Arbeitszeit verbringen wir laut einer Bain-Studie in Meetings. Führungskräfte kommen im Durchschnitt sogar auf 7000 Stunden pro Jahr. Eine andere Studie zeigt sogar auf, dass jährlich 37 Milliarden US-Dollar durch schlechte Besprechungen verschwendet werden.
Dabei haben Meetings große Vorteile: Informationen werden für alle zur selben Zeit kommuniziert, Missverständnisse können sofort eliminiert und Entscheidungen gleichzeitig mit allen Beteiligten getroffen werden.
Das Problem sind demnach nicht die Meetings an sich, sondern deren Durchführung. Wir zeigen Ihnen, wie mit einer guten Vorbereitung Ihre Meetings und die Ihres Chefs gelingen und Ihre Mitarbeiter und Kollegen sogar begeistern.
1
Ist ein Meeting der richtige Weg?
Eine klassische Besprechung hat zwar Vorteile, sie ist aber nicht immer sinnvoll. Bevor Sie eine Anfrage für ein Meeting verschicken, fragen Sie sich also, ob dieses den richtigen Kommunikationsweg darstellt. Machen Sie ein Gedankenspiel und stellen Sie sich einfach vor, dass ein Meeting – aus welchem Grund auch immer – zurzeit nicht möglich ist. Wie würden Sie dann vorgehen?
Erst wenn Ihre digitalen Kanäle, ein Gespräch unter vier Augen oder auch ein zwangloses Arbeitsessen keine Option darstellen, sollten Sie zu einer Besprechung einladen.
Und auch wenn Sie einmal beschlossen haben, dass ein Meeting der richtige Weg ist, heißt das noch lange nicht, dass dies für die nächsten Wochen und Monate noch gelten muss. Hinterfragen Sie also von Zeit zu Zeit, ob ein Meeting immer noch zielführend ist oder von allen nur als eine lästige Pflichtübung betrachtet wird.
2
Die richtigen Gäste: Weniger ist manchmal mehr
Die Besprechung sollte dabei nicht zu groß sein, da das zu langen und nicht zielführenden Diskussionen führen kann. Grundsätzlich sollten nur diejenigen am Tisch sitzen, die etwas Essenzielles zum Meeting beitragen können und natürlich die Entscheidungsträger.
3
Agenda: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Damit sich alle Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten können, sollten Sie die Agenda einer Besprechung spätestens 48 Stunden vorher zur Verfügung stellen. So wissen alle Beteiligten, was Sie erwartet und was Sie selbst noch leisten müssen.
4
Der richtige Aufbau
Wenn Sie sich schon Gedanken um die Agenda machen, können Sie auch gleich den Aufbau Ihres Meetings planen. Beginnen Sie am besten mit einem Punkt, der hohe Priorität hat, jedoch nicht zu viel Besprechungszeit benötigt. Ein rasches Ergebnis motiviert Ihre Mitstreiter und gibt auch ein schnelles Tempo vor.
Achtung: Themen, die besonders viel Diskussionsstoff liefern, sollten in einem einzigen Meeting nicht überstrapaziert werden: Pro Meeting sollten höchstens zwei strittige Punkte diskutiert werden.
5
Zeitmanagement ist das A&O
Ein gutes Zeitmanagement ist für eine zielführende Besprechung essentiell. Achten Sie also darauf, dass die Meetings pünktlich beginnen und auch zeitlich nicht ausufern. Um letzteres zu vermeiden, können Sie Ihre Meetings auch zukünftig im Stehen abhalten, denn diese „Unbequemlichkeit“ wird dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten kurz und knapp halten.
Vergessen Sie Stühle bei Meetings. Stehen Sie stattdessen lieber!
6
Eine gute Moderation
Wenn die Diskussion doch einmal länger als geplant wird, sollten Sie entschieden eingreifen. Denn der wichtigste Schlüssel für ein effizientes Meeting ist neben der guten Vorbereitung eine gelungene Moderation! Weisen Sie also Vielredner in Ihre Schranken und stellen Sie bei stillen Personen auch mal eine direkte Frage, um diese zu einem Beitrag zu motivieren.
Eine gute Moderation beinhaltet auch die Bekanntgabe der Besprechungs-Schwerpunkte und das Ziel des Meetings sowie die eingeplante Dauer. So gibt es keine bösen Überraschungen!
7
Ergebnissicherung
Um unterschiedlichen Versionen von Verantwortlichkeiten und Absprachen vorzubeugen, sollten Sie die Ergebnisse der Besprechung in einem Ergebnisprotokoll festhalten und allen zugänglich machen. Idealerweise enthält Ihr Protokoll eine Aufgabenliste, in der alle wichtigen To-Dos sowie die Frist der Aufgaben gelistet werden.
Dieses Protokoll kann im nächsten Meeting als Startpunkt genommen werden, um beispielsweise einen Aufgaben- und Projektstatus zu erfassen.
Verhandlungskunst: Wie Sie in Gesprächen Ihre Ziele erreichen
Erfahren Sie in unserem zweiten Band, wie Sie in Gesprächen und Verhandlungen Ihre Ziele erreichen und dabei auch Lügen der Gesprächspartner entlarven. So erreichen Sie die höchste Liga der Verhandlungsführung!
