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Mit der Assistenz zu erfolgreichem Projektmanagement

Mit Der Assistenz Zu Erfolgreichem Projektmanagement

Projektarbeit wird immer wichtiger. Daher wachsen die Anforderungen an Projektleiter, die diese jedoch kaum noch stemmen können. Nicht selten führt diese Überforderung zu einem Burnout. Das muss jedoch nicht sein! Mit einer Projektassistenz können sowohl Zeit als auch Kosten eingespart und Gesundheitsschäden im ganzen Team vorgebeugt werden!

Viele Probleme und eine Lösung: Die Projektassistenz

IdeenmanagementEin Drittel aller Projektleiter ist laut unterschiedlichen Studien durch administrative Aufgaben überlastet und steht kurz vor oder schon mitten in einem Burnout. Das führt dazu, dass der Verwaltung eines Projektes nicht mehr genug Aufmerksam geschenkt werden kann, sodass die Qualität des gesamten Projektes darunter leidet.

Häufig verschlechtert sich auch die Kommunikation innerhalb des Teams unter der Überlastung des Projektleiters. Dieser erstattet zwar meist noch ausführlich Bericht, um das Team zu informieren und motivieren. Eine klare Formulierung des Projektzieles und der Aufgaben für die einzelnen Teammitglieder bleibt aber oft auf der Strecke.Ideenmanagement

All diese Probleme können durch eine Projektassistentin behoben werden. Diese hilft nicht nur bei der Planung und der Kommunikation im Team, sie spart zudem Kosten und Zeit ein. Eine Befragung des Münchner Dienstleisters PLU ergab, dass durchschnittlich 20 Prozent Zeitgewinn im Projektmanagement erzielt werden konnten, als eine Assistenz mit eingesetzt wurde.

Was eine Projektassistentin mitbringen muss

Zwei Fähigkeiten muss eine Projektassistenz in jedem Fall mitbringen: Durchsetzungsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise. Die Projektassistenz muss nicht nur die To Do-Listen und Protokolle erstellen, sondern auch überprüfen, ob alle Pläne eingehalten werden. Denn, wenn der Zeitplan einmal nicht eingehalten wird und es dafür keinen plausiblen Grund gibt, liegt es  als Projektassistenz an Ihnen, im Auftrag Ihres Projektmanagers Druck zu machen, um das Projekt doch noch zu dem gewünschten Ziel zu bringen.

Außerdem ist die Projektassistenz das Sprachrohr und der Informationsmittelpunkt des Projektteams. Sie informieren alle Mitarbeiter über das Projektteam und die passenden Ansprechpartner. Auch innerhalb des Teams sind Sie der richtige Ansprechpartner bei Problemen. So kann es auch mal vorkommen, dass Sie bei Konflikten als Schlichter und Mediator fungieren müssen.

Projekt, Generation Y

Das Planen von Events

Auch das gehört zu Ihren Aufgaben als Projektassistenz. Sie planen dabei nicht nur die ersten Kennenlern-Events, sondern auch Kickoffs und die Party am Projektende. Denn das sollte auf jeden Fall gefeiert werden! Schließlich hat das Projektteam meistens unter hohem Zeitdruck gearbeitet und ein erfolgreiches Projektende sollte immer gebührend gefeiert werden!

Tätigkeiten einer Projektassistenz im Detail

Projektbeginn:

Vor- und Nachbereitung des Kickoff-Meetings

Unterstützung des Projektmanagers bei der Erstellung der Projektpläne
Erstellung von standardisierten Berichten wie Statusberichte und Rollenbeschreibungen

Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Projektteams (Koordination des Aufbaus der IT-Infrastruktur, Beschaffung von Räumlichkeiten, Büromaterial und ähnlichem)

Umsetzung und Controlling:

Erstellung von Statusberichten und Präsentationen zu diesen Berichten

Terminkoordination von Projektmeetings

Vor- und Nachbereitung der Projektmeetings und Workshops

Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Kommunikation

Überblick über Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter des Projektteams

Projektschluss:

Archivierung der Projektdokumente

Unterstützung des Projektmanagers bei der Erstellung des Abschlussberichtes

Vorbereitung des Abschluss-Events

Organisation eines Lessons Learned-Workshops

Lernen Sie alle wichtigen Faktoren für Ihre Tätigkeit als Projektassistenz!

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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