skip to Main Content

Meilensteintrendanalyse – wie Sie Terminverzögerungen in Projekten vermeiden

Meilensteintrendanalyse – Wie Sie Terminverzögerungen In Projekten Vermeiden

Auch wenn sie keiner gebrauchen kann, Terminverzögerungen sind im Projektmanagement leider noch allzu oft an der Tagesordnung. Dabei muss das wirklich nicht sein! Denn so, wie Sie mit der RACI-Matrix die Verantwortlichkeiten Ihres Projekts im Blick behalten, können Sie mit der sogenannten Meilensteintrendanalyse die mit Ihrem Projekt verbundenen Termine zuverlässig einhalten. Was hinter dieser etablierten Projektmanagement-Methode steckt und wie Sie es damit schaffen, Terminverzögerungen zu vermeiden, haben wir für Sie zusammengefasst.

Was sind überhaupt Meilensteine?

Als Meilensteine werden wichtige Punkte im Verlauf Ihres Projekts bezeichnet. Beispiele dafür können zum Beispiel sein:

Der Abschluss eines Teilprojekts

Der Start des nächsten Teilprojekts

Die Entscheidung für einen nächsten Schritt

Aber Vorsicht: Ein Meilenstein ist nicht mit einer Aufgabe gleichzusetzen!

Wenn Sie also beispielsweise das Teilprojekt „Probedurchlauf in der Produktion“ durchführen, dann ist das erst einmal nur eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen. Der damit verbundene Meilenstein wäre aber zum Beispiel „Probedurchlauf ist erfolgt“.

Checkliste, Projekthandbuch

Was ist der Unterschied? Sobald dieser Punkt, also dieser Meilenstein erreicht ist, können Sie eine Entscheidung treffen, wie es weiter gehen soll. Und genau das unterscheidet den Meilenstein von einer Aufgabe. 

Sie haben mit Ihren Meilensteinen also sogenannte Prüfpunkte innerhalb Ihres Projekts, an die sich eine Entscheidung anschließt. Und diese Prüfpunkte oder Meilensteine sind es letztlich, die den Weg Ihres Projekts aufzeigen.

Warum sind Meilensteine wichtig?

Stellen Sie sich ein Baumdiagramm vor. Bereits nach dem Startpunkt des Baumdiagramms, in diesem Fall dem Projektstart, gibt es mindestens zwei Abzweigungen, denen Sie nun folgen können, um zum nächsten Punkt zu gelangen. Vielleicht sind es sogar mehr. Sie müssen also an jedem Punkt erst einmal eine Entscheidung treffen, um den richtigen Weg einzuschlagen. Ein Meilenstein in Ihrem Projekt ist also nichts anderes als ein Punkt im Baumdiagramm und die anschließende Entscheidung bei Erreichung eines Meilensteins sind die Pfade, die im Baumdiagramm vom Punkt weg führen.

Um nun die Entscheidung zu treffen, welchen Pfad Sie einschlagen sollten, müssen Sie sich an jedem Punkt, Ihrem Meilenstein, eine Frage stellen, wie zum Beispiel „Wird das Projekt weitergeführt?“ oder „War der Probedurchlauf erfolgreich?“. Bedingt durch Ihre Antwort wird der weitere Verlauf im Baumdiagramm und damit im Projektverlauf bestimmt.

Das Setzen von Meilensteinen bringt die folgenden Vorteile mit sich:

Qualitätssicherung: Sie prüfen, ob die Ergebnisse den Vorgaben entsprechen.

Motivation: Sie versuchen, festgelegte Deadlines einzuhalten.

Projektsteuerung: Sie behalten den Gesamtüberblick über Ihr Projekt.

Wie viele Meilensteine benötigen Sie?

Grundsätzlich benötigen Sie mindestens einen Meilenstein für Ihren Projektstart sowie jeweils einen Meilenstein für jede Projektphase oder Ihre Teilprojekte. 

Wenn es Ihnen sinnvoll erscheint, können Sie darüber hinaus natürlich weitere Meilensteine definieren, solange sie Ihnen sinnvoll erscheinen und bei der Qualitätssicherung, Motivation und Projektsteuerung helfen.

Fragezeichen, Argumente, Logik

Warum sollten Sie eine Meilensteintrendanalyse durchführen?

Mit der Meilensteintrendanalyse können Sie Ihre gesetzten Prüfpunkte während des Projektverlaufs im Blick behalten. Sie sind in der Lage, die wichtigsten Termine zu steuern und damit auch jederzeit eine Prognose zur Fertigstellung des Projekts abgeben zu können. Sie können dadurch frühzeitig reagieren, wenn etwas nicht nach Plan läuft und erleben am Ende keine böse Überraschung, weil Sie Terminverzögerungen nicht erkennen konnten.

Wie wenden Sie die Meilensteintrendanalyse richtig an?

1

Schritt 1: Diagramm erstellen

Erstellen Sie sich zunächst ein einfaches Diagramm aus zwei Achsen. Die X-Achse ist dabei für die Berichtstermine vorgesehen, die Y-Achse für Ihre Meilensteintermine. Was diese Terminarten genau sind, beschreiben wir in den folgenden Schritten noch ausführlicher.

2

Schritt 2: Meilensteintermine festlegen

Leiten Sie anhand Ihres vorab erstellten Projektplans und der darin definierten Phasen und Teilprojekte die Deadlines für Ihre gesetzten Meilensteine ab. Diese bilden die Meilensteintermine für die Y-Achse.

3

Schritt 3: Berichtstermine definieren

Setzen Sie sich in regelmäßigen Abständen während der Projektlaufzeit Berichtstermine, an denen Sie Ihre Meilensteintermine überprüfen. Berichtstermine können beispielsweise einmal im Monat oder bei kürzeren Projekten auch einmal in der Woche anstehen. Diese werden auf der X-Achse abgebildet.

Aktivieren Sie JavaScript um das Video zu sehen.
https://www.youtube-nocookie.com/watch?v=b3dFUV0hwLY

4

Schritt 4: Meilensteintermine kontrollieren

Überprüfen Sie nun an jedem Berichtstermin, bis zu welchem Termin jeder gesetzte Meilenstein nach Ihrem bisherigen Kenntnisstand erreicht werden kann. Über den Projektverlauf hinweg werden Sie merken, dass die bisher gesammelten Erkenntnisse, aufgetretene Probleme oder neu entwickelte Lösungsansätze Ihre Meilensteintermine positiv oder negativ beeinflussen können. Überlegen Sie deshalb an jedem Berichtstermin genau, welcher Meilensteintermin noch realistisch erscheint und welcher sich eher verschiebt. Nur dann kann Ihnen die Meilensteintrendanalyse ein zuverlässiges Hilfsmittel sein. Die prognostizierten Meilensteintermine tragen Sie dann zu jedem Berichtszeitpunkt in Ihr Diagramm ein.

5

Schritt 5: Meilensteintrends ableiten

Verbinden Sie die prognostizierten Termine eines Meilensteins jeweils zu einer Linie. Verläuft die Linie zu einem Meilenstein horizontal, sind Sie genau im Plan. Die Termine werden also wie ursprünglich geplant eingehalten. Steigt die Linie eines Meilensteins über die Berichtstermine hinweg an, dann gibt es bei diesem Meilenstein eine Terminverzögerung, auf die Sie reagieren sollten. Fällt die Linie, dann erreichen Sie den Meilenstein früher als erwartet.

Welchen Nutzen können Sie aus der Meilensteintrendanalyse ziehen?

Generell gilt: Weicht die Linie von der Horizontalen ab, sollten Sie prüfen, was die Ursache dafür ist. Führen beispielsweise Kapazitätsengpässe, komplexe Aufgabenstellungen oder Lieferschwierigkeiten zu Terminverzögerungen? Dann können Sie frühzeitig reagieren und Lösungen erarbeiten, um diese Verschiebungen auszugleichen. Auf der anderen Seite können aber auch schnellere Lieferzeiten oder weniger komplexe Aufgabenstellungen als anfangs angenommen dazu führen, dass Meilensteine früher erreicht werden. Die Meilensteintrendanalyse hilft Ihnen, diese Veränderungen frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können, um Terminverzögerungen zu vermeiden.

Behalten Sie Qualität, Kosten und Termine im Griff!

Sichern Sie Ihren Projekterfolg mit der richtigen Methodik! In unserem Seminar Projektplanung, -steuerung und -kontrolle in der Praxis erfahren Sie nicht nur mehr über die Meilensteintrendanalyse, sondern auch, wie Sie wirksam delegieren.
Erfolgstools im Projektmanagement

Erfolgstools im Projektmanagement: Interview mit Herbert A. Jopp

Erfolgreiches Projektmanagement braucht das richtige Mindset, Systematik und die richtigen Tools. Experte Herbert Jopp gibt Ihnen eine praktische Checkliste!
Jetzt herunterladen!

Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Back To Top

Perfektionieren Sie Ihre Verhandlungsstrategie!

Treten Sie in Verhandlungen immer überzeugend und glaubwürdig auf? In unserem Whitepaper finden Sie jetzt erfolgsversprechende Verhandlungstechniken im Projektmanagement!