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Lean Office – Verschwendungen vermeiden im Büro

Lean Office – Verschwendungen Vermeiden Im Büro

Aus der Produktion kennen Sie Lean Management eventuell schon. Aber wussten Sie, dass die Methoden auch auf Ihr Office angewendet werden können? Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, was es mit Lean im Office auf sich hat, welche Arten der Verschwendungen bei Ihnen vorliegen könnten und wie Sie diese beseitigen, um Ihre Arbeit noch effizienter zu gestalten.

Lean Office

Bei Lean handelt es sich um eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, die ursprünglich in der Produktion eingesetzt wurde und sich jetzt auf immer mehr Bereiche und Branchen ausweitet. Dabei wird nach kontinuierlicher Verbesserung in kleinen, nachhaltigen Schritten gestrebt. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Verschwendungsarten aufgedeckt und eliminiert werden.

Die sieben Arten der Verschwendung

Lean Management unterscheidet zwischen sieben Arten der Verschwendung:

1

Bestände

Lange To-Do-Listen, Überbestellung von Büroutensilien und offene Anfragen

2

Überinformation

Verschicken von E-Mails an große Verteiler und Statistiken der Statistik wegen

3

Warte- und Suchzeiten

Warten auf Kollegen und Entscheidungen, das Suchen von Arbeitsmitteln oder Dokumenten

4

Ungünstiger Informationstransfer

Missverständliche Formulierungen, Daten-Neueingabe wegen inkompatibler Systeme

5

Ungünstige Organisation

Schlechte Ablage- oder Ordnungsstrukturen, Doppelarbeit und Vertretungsprobleme

6

Arbeitsfehler und Nacharbeit

Fehlerhafte Unterlagen, falsche Auskünfte und fehlerhafte Dateien oder Formate

7

Bewegung

Weite Entfernung zu wichtigen Partnern, lange Dienstreise für kurze Termine und manuelles Holen von Informationen

Die sieben Lean Office-Tipps gegen Verschwendungen im Büro

Wenn Sie diese Verschwendungsarten in Ihrem Office aufgedeckt haben, geht es an die Eliminierung. Wir haben selbstverständlich die passenden sieben Tipps für Sie zusammengestellt:

Schaffen Sie Ordnung

Unordnung auf dem Schreibtisch und dem Computer lenken vom Wesentlichen ab. Räumen Sie daher auf, um Verschwendungen zu vermeiden.

Arbeiten Sie sinnvoll

Oft tun wir vieles aus Gewohnheit. Hinterfragen Sie also Tätigkeiten, Meetings und Berichte. Sind alle wirklich notwendig? Lagern Sie gegebenenfalls Nebentätigkeiten aus, um schlanker und flexibler agieren zu können.

Verkürzen Sie Wege

Schaffen Sie ein einheitliches Ablagesystem, da die längsten Wege tatsächlich für Suchvorgänge zurückgelegt werden. Setzen Sie Kollegen, die viel kommunizieren müssen, nebeneinander und platzieren Sie Drucker und andere Gegenstände günstig.

Verbessern Sie den Informationstransfer

Überlegen Sie sich, wie Sie den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten können.

Bewahren Sie Mitarbeiter und Kunden vor unnötigen Informationen

Achten Sie darauf, dass alle nur die Informationen erhalten, die notwendig sind. So wird auch die Gefahr von Doppelarbeit gemindert.

Vermeiden Sie Wartezeiten

Spüren Sie Engpässe auf und schaffen Sie standardisierte Prozesse, um Wartezeiten zu minimieren.

Vermeiden Sie Fehler

Fehler und Fehlinformationen sorgen für Rückfragen und Nachkorrekturen. Die meisten Fehler im Office entstehen durch Multitasking und missverständliche Kommunikation. Überdenken Sie also Ihre Arbeitsweise.

Erhalten Sie weitere Informationen!

Im Seminar Lean Office erfahren Sie, was Lean bedeutet und wie Sie diese bewährten Methoden in Ihrem Bereich etablieren können, damit wertvolle Ressourcen wie Zeit und Energie sinnvoll eingesetzt werden können.
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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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