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Lean in der Geschäftskommunikation: Mit diesen Tipps sparen Sie Zeit und Nerven!

Lean In Der Geschäftskommunikation: Mit Diesen Tipps Sparen Sie Zeit Und Nerven!

Lean ist auf dem Vormarsch, gerade in administrativen Bereichen. Unsere Kunden-Umfrage zu Lean aus dem Jahr 2016 hatte ergeben, dass bereits mehr als 60 % der Befragten die Methoden im Office einsetzen, die Tendenz ist sicher steigend.

Aber wie funktioniert Lean im Büro konkret?

Bei der Konferenz Production Systems im Mai 2017 konnten die Teilnehmer einem interessanten Vortrag der Freudenberg Sealing Technologies GmbH & Co. KG hören, wie sich signifikante Effizienzgewinne realisieren lassen – und das mit einfachsten Mitteln. Es bedarf nur klarer Regeln an die man sich halten muss.

Einige davon möchten wir heute kurz vorstellen. Vielleicht können Sie Ihre Kollegen ja auch überzeugen, sich auf diese Regeln einzulassen und die Vorteile von Lean in der Geschäftskommunikation zu nutzen?

Diese Vorteile hat Lean in der Geschäftskommunikation

Die Einsparpotenziale sind attraktiv. Sie sollten nicht darauf verzichten!

Es lassen sich hohe Kosten im Verwaltungsbereich eliminieren
Abläufe werden schneller koordiniert und leichter erfasst
Warte- und Suchzeiten verringern sich signifikant
Die Kommunikation wird verbessert, weil Inhalte leichter verständlich sind
Es hilft Raum- und Arbeitsplatzstrukturen effizient zu gestalten

Und so funktioniert Lean in der Geschäftskommunikation

Ein schlauer Kopf hat bereits vor langer Zeit begriffen, worauf es ankommt:

Bitte entschuldigen Sie den langen Brief, ich hatte keine Zeit für einen kürzeren.
J. W. von Goethe

Die Kunst besteht demnach darin, Inhalte so verständlich und kurz wie möglich auf Papier zu bringen. Aber das ist nicht immer leicht. Legen Sie deshalb für Ihre Geschäftskommunikation folgende Richtlinien fest:

Klare Sprachregelungen
Einheitliche Notation
Klare Botschaften
Kurz gefasst ist halb gewonnen
Keine banalen Informationen und dekorative Elemente
Gleiche Inhalte sollten gleich dargestellt werden

Für Diagramme könnten Sie diese Vorgaben definieren

Baumdiagramm FehleranalyseNutzen Sie immer die gleiche Form der Beschriftung, Skalierung und Diagramm-Typen für die gleichen Inhalte. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Leser schneller durchblickt.

Bringen Sie die Legenden nicht außerhalb der Diagramme an. So sind sie schwieriger zu finden. Versuchen Sie stattdessen, die Bezeichnungen in die Diagramme zu integrieren, beispielsweise durch Wertachsen mit Zahlen.

Achten Sie auf einen eindeutigen Titel und eine klare Botschaft – es klingt banal, aber ein ganzer Satz mit hervorgehobener Botschaft ist oft schneller erfasst und verstanden.

Hinterfragen Sie die Elemente Ihres Diagramms, beispielsweise die Einheiten und Messgrößen. Bedenken Sie immer, dass die Leser sich nicht so intensiv mit dem Thema beschäftigt haben, wie Sie selbst. Zu dem perfekten Diagramm gehören auch die Gestaltungsdetails, wie Rubrikenstriche, Achsendicke, Rahmenform, Säulenbreite oder Balkenfarbe. Wählen Sie diese nicht zufällig, sondern erstellen Sie ein Gesamtkonzept.

Quelle:
Unterlagen der Konferenz Production Systems, Freudenberg Sealing Technologies GmbH & Co. KG

So benutzen Sie Farben und Schriften in der Geschäftskommunikation lean

Durch die Verwendung einheitlicher Schriftarten und -größen wird das Verständnis für den Leser deutlich verbessert. Außerdem sind diese optisch ansprechend und für das Gehirn leichter zu erfassen, da sich dieses nicht immer wieder aufs Neue umgewöhnen muss.

Bei Freudenberg hat man Unterstreichungen nur für Links vorgesehen. Auf Formatierungen in fett und kursiv und auf Schriftarten mit Serifen verzichtet man zugunsten der Leserlichkeit ganz.

„Eine der häufigsten Gestaltungssünden liegt darin, dass Farbe ohne Bedeutung eingesetzt wird. Farbe sollte nie ohne klares und einheitliches Konzept zum Einsatz kommen.“

Rainer Bauer, Freudenberg Sealing Technologies GmbH & Co. KG

Begriffe vereinheitlichen – das beugt Missverständnissen vor

Einigen Sie sich auch auf eine einheitliche Verwendung von Begriffen. In vielen Unternehmen kommt es zu Missverständnissen, weil man diese Stolperfalle auf die leichte Schulter nimmt.

Ein kurzes Beispiel: Es geht um einen neuen Markt der erschlossen werden soll – „England“. Handelt es sich nun um den Landesteil im Süden? Großbritannien oder gar das Vereinigte Königreich? Seien Sie sich bewusst, was dahinter steckt und kommunizieren Sie das auch so – Sie räumen damit Missverständnisse aus dem Weg und verringern Rückfragen und Unklarheiten.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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