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Lean in der Administration: Was bringt die Zukunft?

Lean In Der Administration: Was Bringt Die Zukunft?

Administrative Bereiche profitieren auch sehr von den Lean-Methoden, die sich in der Produktion etabliert haben. Aber wie sieht die Zukunft aus und welche Konsequenzen ergeben sich insbesondere für Führungskräfte in der Administration? Unser Experte Sebastian Reimer hat uns umfassende Antworten gegeben.

Sebastian Reimer ist Gründer und Inhaber des Lean Service Institute in Friedrichsdorf. In seiner aktuellen Position kümmert er sich um Beratung, Coaching, Seminare und Workshops zu den Themen Lean Administration, Ablageorganisation, Steigerung der E-Mail-Effizienz, Prozessverbesserung und dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Hier kann er seine über zwanzig Jahre Erfahrung aus den Bereichen KAIZEN® im Office und Lean IT optimal mit seinem Interesse an der direkten Arbeit mit Menschen verbinden. Zuvor war er 12 Jahre für das KAIZEN® Institute tätig. Er bringt gern Dinge in Gang und ist zufrieden, wenn Ziele tatsächlich erreicht werden. Dabei ist ihm wichtig, dass Resultate nachhaltig wirken.

Schon lange nicht mehr Produktion

Fliegendes PapierWie können die Methoden des Lean Managements in der Administration eingesetzt werden?

In adaptierter Form sind die Methoden anwendbar. Das Ziel ist ein Business System, indem mehr als nur die Produktion optimiert wird. Hier leistet Lean Administration einen wesentlichen Beitrag zum besseren Unternehmenserfolg. Auch der Bereich Entwicklung gehört hier hinzu.

Die Rolle der Führungskräfte in der Administration

Woran sollte sich in diesem Zusammenhang das Führungsverhalten orientieren?

Morgen wird man eher Mentor statt Auftragsverteiler. Neue Arbeitskonzepte mit flachen Hierarchien und hoher Transparenz verändern die Rolle von Führungskräften. Die Berufswelt verändert sich und mit ihr die Rolle der Führungskräfte. Wer New Work predigt und damit das sogenannte neue Arbeiten meint, der muss New Work auch leben. Flache Hierarchien und hohe Transparenz, zwei ausgeprägte Merkmale von New Work, verlangen den Mitarbeitern der Führungsebene jetzt persönliche Qualitäten ab, die früher weniger gefragt waren und hier genau unterstützt auch wieder Lean Management, indem es für mehr Transparenz sorgt. Sowohl bei den internen als auch externen Kunden.

Kollaboration und Flexibilität

Welche Änderungen sollten bei der Unternehmenskultur stattfinden?

Corporate Banking - Konferenz Management CircleSilodenken bremst die Entwicklung. Denn wenn Kollegen nur eindimensional kommunizieren, fehlen Absprachen. Informationen und Projekte bleiben auf der Strecke. Auf menschlicher Ebene entstehen Barrieren und Wissen geht verloren. Zukünftig müssen wir offen für Veränderungen sein und uns stärker mit anderen Bereichen austauschen. Die neuen Stichwörter sind Kollaboration und Flexibilität: Die Digitalisierung kann den Menschen hierbei nur unterstützen. Wenn sich Kollegen persönlich austauschen, resultieren daraus überraschende Blickwinkel und neue Ideen. Oder auch Innovationen, die Sie fit für die Zukunft machen.

Lean Methoden werden immer wichtiger

Wie kann Lean Management Digitalisierung und Agilität unterstützen?

Lean Management hilft bei der Veränderung des Mindset und liefert die Grundlage für eine digitale Transformation. Beispiel: Um Prozesse wirklich zu digitalisieren, braucht es aus meiner Sicht Lean Methoden wie zum Beispiel Prozessmapping. Hier werden die Prozesse Schritt für Schritt visualisiert und verbessert, um diese dann zu digitalisieren. Mit der digitalen Transformation werden vernetztes Arbeiten und persönliche Kontakte immer wichtiger. Gleichzeitig entstehen mit der Digitalisierung neue Chancen für eine intensivere Zusammenarbeit. So fördern Sie eine zukunftsfähige Unternehmenskultur. Und bringen verborgenes Wissen an die Oberfläche. Das soll heißen, wir sind in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und so kommen Lean Management, digitale Transformation und Agilität zusammen. Lean Management arbeitet an der Werterhöhung und vermindert Verschwendung. Wo wir mit Hilfe der digitalen Transformation Prozesse vereinfachen können, sollten wir es tun und das agil.

Der Handlungsbedarf ist groß

Wird KAIZEN® im Office zum Standard werden und welche Faktoren bilden die Basis?

PersonalthemaMeiner Meinung nach sollte sich jedes Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen. Die Verbesserungspotenziale sind hier enorm. Nehmen wir nur mal ganz banale Zeitfresser wie zu viele schlechte Meetings oder eine verbesserbare E-Mail Kultur oder der Umgang mit Arbeitsunterbrechungen, die es zu minimieren gilt.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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