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Lean in administrativen Bereichen – Darauf kommt es an!

Lean In Administrativen Bereichen – Darauf Kommt Es An!

In der Produktion ist Lean bereits ein etabliertes Konzept. Viele Unternehmen haben die Methoden verstanden und für sie sind KVP, Kanban und Shopfloor Management längst etablierte Konzepte. Aber wie sieht es mit der Verwaltung, dem Marketing oder der Personalabteilung aus? Lean Management ist ein ganzheitliches Konzept. Und dazu gehört auch, dass die Denkweisen in administrative Unternehmensbereiche ausgerollt werden. Selbst große Unternehmen stehen dabei oft noch am Anfang, denn es erfordert eine schnittstellenübergreifende Ausrichtung an einem gemeinsamen Ergebnis.

Wie kann das gelingen? Die Philosophie kommt aus der Produktion. Daher kommt auch ein gewisses Grundverständnis überwiegend in diesen Abteilungen vor.

Diesen Herausforderungen müssen Sie bei Lean in der Administration gerecht werden:

Es gibt neben den sich wiederholenden Tätigkeiten (Marketing, Personal, IT) viele einzigartige Aufgaben (z. B. Projektarbeit)
Schritte sind nicht abgeschlossen, wie im produzierenden Bereich, sondern verschwimmen
Die Messbarkeit der Ergebnisse ist nur beschränkt möglich
Die investierte Zeit und das Ergebnis hängen nicht direkt linear zusammen

Die Reihenfolge der Abläufe ist im produzierenden Bereich immer gleich und obliegt einer vorgegebenen Taktzeit. Entsprechend bewegen sich auch die Prozesse und Arbeitsinhalte meist innerhalb vorgegebener Grenzen und sind viel besser zu beurteilen und zu beobachten. Das alles ist im administrativen Bereich nicht so.

Wie können die Methoden von Lean Management in die Administration übertragen werden?

Diese vier Prinzipien sollten Sie befolgen, damit der Rollout gelingt:

1. Es geht nicht ohne Führungskräfteentwicklung

Bereiten Sie Ihre Führungsriege richtig vor. Denn durch sie wird die Kultur ins Unternehmen getragen. Dabei sollten Sie auf einen „Medienmix“ achten, insbesondere damit es für die Chefs wirklich zur Selbstverständlichkeit wird.

So geht es:

Stellen Sie Bücher zum Selbststudium zur Verfügung
Veranstalten Sie Trainings und Schulungen über die Vorteile und Best Practices
Ermöglichen Sie das selbst Erleben und Ansehen (Go & See), z. B. an anderen Firmenstandorten
Stellen Sie einen Lean-Coach zur Seite, der die Führungskräfte unterstützt und berät, am besten vermittelt durch externe Personen oder Abteilungen

2. Beziehen Sie die Mitarbeiter mit ein

Auch im Büro ist eine Lean Kultur nur erreichbar, wenn Mitarbeiter durch Kommunikation und Beteiligung mit in den Prozess eingebunden werden. Transparenz und Anreize durch die Führungskräfte können den Prozess beschleunigen.

Soft Skills Entscheidung Verantwortung

Lean im Office heißt nicht, Methoden aus der Produktion starr vorzugeben und zu übernehmen. Vielmehr müssen die Denkweisen und Handlungsmuster verständlich gemacht, in die Gedanken der Mitarbeiter integriert und auf deren Bereiche sinnvoll angepasst werden.

3. Sorgfältige Planung ist nötig

Damit Lean Management auch in administrativen Bereichen funktionieren kann, wählen Sie Schlüsselpersonen aus – vielleicht auch freigestellte Mitarbeiter. Diese sollten eine realistische Zeitplanung erstellen und einen Kick-off-Termin festlegen.

Gesprächsbesprechungen

4. Offener Umgang

Sowohl die Ziele, als auch die Konflikte und Ideen müssen offen und transparent kommuniziert werden. Gerade aus Konflikten und Widerständen lässt sich lernen und diese aus der Welt schaffen, wenn ein konstruktiver Umgang gepflegt wird. Sensibel und flexibel sollte man sein, damit sich keiner der beteiligten Personen übergangen fühlt.

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Verschaffen Sie sich bei der Konferenz Lean Administration einen Überblick, welche Vorteile die Methoden und Denkweisen für Ihre tägliche Arbeit bewirken können. Die Konferenz wird in zahlreichen Vorträgen und Workshops die Erfahrungen weitergeben, die die beteiligten Unternehmen gemacht haben. Professionelle Berater runden das Programm ab, um Ihnen wertvolle Ansätze und Tipps für Ihre eigene Strategie zu eröffnen.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

Dieser Beitrag hat einen Kommentar
  1. Vielen Dank für den hervorragenden Artikeln, der eindrucksvoll beschreibt, dass Büroprozesse durchaus nicht mit der Produktion zu vergleichen sind. Und doch sind sie das Gemba für die Büromitarbeiter wie z.B. für die Bandarbeiter.

    Anders als in der Produktion, sind im administrativen Bereich auch die Tätigkeiten des Managements von entscheidender Wirkung – Vorbild sein und aktives Engagieren, die vorhandenen Prozesse ob ihrer Zweckmäßigkeit ständig zu hinterfragen („Müssen die 500 auf der Messe zusammengetragenen Visitenkarten von unserem Praktikanten oder MitarbeiterInnen manuell ins System eingegeben werden? Wie könnte es anders gehen?“.

    „Being Humble“ (sich auch selbst in Frage stellen) wird die größte Herausforderung der Führungskräfte (im mittleren und oberen Management) der nächsten Zeit sein, denn Kontrolle wie in der Vergangenheit (auch im Büro) wird in den uns bevorstehenden Zeiten nicht mehr so möglich sein, wie noch in vielen Unternehmen (klein und groß) in Deutschland erlebt.

    In diesem Sinne wünsche ich mir mehr Kommentare und einen aufkeimenden Dialog zum Thema.

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