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Lean im Projektmanagement – Der Durchbruch für Ihren Projekterfolg?

Lean Im Projektmanagement – Der Durchbruch Für Ihren Projekterfolg?

Die Methoden und Prinzipien von Lean Management haben längst die Grenzen der Produktionshallen verlassen und sind in der Administration, dem Controlling oder der Personalarbeit verbreitet.

Eine Alternative für den Neustart kann Lean im Projektmanagement sein. Sollten Sie die unternehmensweite Einführung nicht umsetzen können, so bietet das vielleicht einen Zwischenschritt. Erste Erfolge können den Weg für die weitere Verbreitung ebnen und ein gutes Marketing für Methoden in anderen Bereichen sein?

Lean im Projektmanagement: Ein echter Mehrwert?

Was ist zunächst die Besonderheit eines Projekts? Und wie können die Lean Prinzipien da einen Mehrwert bieten? Ein Projekt zeichnet sich dadurch aus, dass innerhalb eines bestimmten zeitlichen, finanziellen und personellen Rahmens ein Ziel erfüllt werden soll, das einen gewissen einmaligen Charakter hat. Damit ist es von anderen Aufgaben abgegrenzt zu betrachten.

Diese Eigenschaften eignen sich zunächst sehr gut dafür, um die Methoden von Lean Management schrittweise einzuleiten, auch wenn der Rest Ihres Unternehmens beispielsweise noch keine Lean Aktivitäten nutzt. Das Management dieses Projektes beschäftigt sich mit allen Aufgaben, die dabei anfallen. Sei es die Führung, die Abwicklung oder die Organisation, alle diese Bestandteile müssen aufeinander abgestimmt sein, um das Projekt zu einem Erfolg werden zu lassen. Die Lean Management Prinzipien können für das Projektmanagement in allen Teilbereichen entsprechend angepasst und ergänzt werden, sodass Sie nicht mehr ganz in den Produktionskontext ausgerichtet sind, wie in ihrer ursprünglichen Entwicklung.

Dazu möchten wir zwei Beispiele vorstellen, die Sie vielleicht gleich umsetzen können.

1. Das Lean Prinzip der Verschwendung im Projektmanagement

Im Projekt können das Warte- und Korrekturschleifen oder Verhandlungen mit anderen Abteilungen, Freigaben oder Antworten sein. Kümmern sich mehrere Personen um die gleichen Aufgaben innerhalb des Projektes? Das ist ein ganz klassischer Fall von Verschwendung. Sie verbrauchen Ressourcen ohne Schaffung eines Wertes.

Weitere Verschwendungsformen könnten sein:

  • Falsche Vorgaben
  • Nacharbeit
  • Zu viele Wechsel in den Aufgaben
  • Informationssuche
  • überflüssige Besprechungen
  • Unzureichende Qualifikation der Mitarbeiter
  • Missverständnisse in der Kommunikation
Lean Management

Viele Arten der Verschwendung lassen sich, genau wie in der Produktion, nicht völlig eliminieren. Aber verringern lässt sie sich in jedem Fall. Sie können Verschwendung in Ihrem Projekt senken, indem Sie den Verlauf so genau wie möglich planen. Die Mitarbeiter für die nötige Effizienz zu sensibilisieren und ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wäre eine gute Basis.

2. Visuelles Management unterstützt das Projektmangement

Die Übersicht über alle Vorgänge und Informationen zu behalten ist eines der wichtigsten Lean Management Prinzipien. Das lässt sich auch in der Projektarbeit ganz einfach anwenden.

Oberstes Gebot ist dabei die Verständlichkeit. Alle Mitarbeiter des Projektes müssen die Informationen auch ohne Einweisung und lange Anleitung erfassen und verstehen können. Wenn es Ihnen gelingt, alle Teilbereiche Ihres Projektes realitätsgetreu abzubilden, so können Sie Verschwendung und Probleme sichtbar machen und Schwachstellen gleich von Anfang an vermeiden. Die Visualisierung hilft außerdem, Projekte während des Verlaufs aber auch rückwirkend systematisch unter die Lupe zu nehmen, um Verschwendung aufzudecken und zu vermeiden.

Einige Vorteile auf einen Blick:

  • Transparenz und Übersichtlichkeit über den Stand, Aufträge, Aufgaben, beteiligte Personen etc.
  • Probleme werden sichtbar
  • Informationen sind ständig verfügbar

Voraussetzungen für den Erfolg von Lean im Projektmanagement

Viele Unternehmen nutzen Lean bereits im Projektmanagement und es zeigen sich auch gute Erfolge, wie beispielsweise der Vortrag der Carl Zeiss AG bei der Konferenz Lean Administration im letzten Jahr verriet. Dafür bedarf es aber einiger Grundvoraussetzungen.

Vernetzung ist der Schlüssel zum Erfolg

Der Projektmanager ist das bindende Glied. Ohne seinen Gesamtüberblick kann die Lean Methodik noch so ausgeklügelt sein, er muss mit allen Teilbereichen kommunizieren und den Überblick behalten.

Verlieren Sie nicht die Grundprinzipien aus den Augen

Das große Ganze ist relevant: Der Wertstrom im Lean Management ist das, worauf es ankommt. Diesem müssen Sie als Projektleiter stets gerecht werden.

Ausdauer ist gefragt

Veränderungen sind auch immer mit Widerständen verbunden. Je mehr Schnittstellen Ihr Projekt mit anderen Abteilungen und Teams hat, desto größer ist die Gefahr von Ängsten und Konflikten. Damit müssen Sie rechnen, aber die Vernetzung, Transparenz und Kommunikation werden helfen, um den kühlen Kopf zu bewahren.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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