Lean Administration: Der Schlüssel zum Erfolg

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Damit Lean Management in der Administration zum Erfolgreichen Tool wird, braucht es viel Disziplin und Durchhaltevermögen. Der Experte Thomas Haumann und seine Kollegin Bianca Dohmen haben sich bereits intensiv mit der Philosophie und den Anforderungen für Mitarbeiter und Führungskräfte beschäftigt. Erfahren Sie von ihnen, was der Wandel für den einzelnen bedeutet und wie sich Digitalisierung und Lean Management ergänzen können.

Die Automatisierung macht auch vor Lean nicht halt

Lean Management hat sich in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt. Wie würden Sie diese Veränderungen beschreiben?

Zusammensetzung von internationalen ProjektteamsSo wie Lean Management permanent Arbeitsprozesse hinterfragt, muss es sich selbst auch permantent hinterfragen. Für uns war das Thema vor 7 Jahren ganz neu und wir konnten die zu anfangs eingeführten administrativen Prozesse rund um Lean Management deutlich verbessern. Zum Beispiel gibt es inzwischen automatisierte Reports oder Kennzahlen. Aber auch in der Bearbeitung haben wir uns weiterentwickelt, so wurde von monatlichen Fortschrittsberichten einzelner Kaizens auf Kanban-Boards umgestellt. Es braucht immer wieder neuer Reize, von klassischen Unterstützungsmethoden, über Motivationsfaktoren bis hin zu Managementzielen, um die Akzeptanz und die konsequente Anwendung aufrecht zu erhalten.

Lean Administration: Am Anfang steht die Vision

Stehen Lean, Agilität und die Digitalisierung im Widerspruch? Was braucht es, um das Zusammenspiel zu erreichen?

Auf gar keinen Fall. Sie unterstützen sich gegenseitig. Basis bei allem ist, dass am Anfang eine Vision steht und damit eine Idee benötigt wird, um die einzelnen Ziele in den jeweiligen Themen auch zu erreichen. Bei allen Formen der Weiterentwicklung geht es über eine Idee hin zur umgesetzten Realität. Agil – einfach mal machen. Dies bedeutet Ideen aufzugreifen und neue Wege auszuprobieren. Und mit den umgesetzten Ideen werden die Prozesse lean und in vielen Fällen auch die Digitalisierung vorangetrieben. Wenn ein bestimmter Teil der Ideen hierauf abzielt. Im Übrigen gilt das Gleiche dann auch für Innovationen. Insofern geht es bei allen diesen Fragestellungen um das kontinuierliche Weiterkommen – mal mit kleineren und mal mit größeren Schritten.

Lean Management braucht Begeisterung und Motivation

Was muss man im Betrieb tun, damit sich die Denkweisen und Methoden implementieren lassen?

Internationale ProjektteamsEs müssen die Menschen für die Themen begeistert werden. Sie müssen erkennen für welchen Zweck alles dient und dass hierfür jeder seinen Beitrag leisten kann und vielleicht auch muss. Begleitet wird dies durch entsprechende Rahmenbedingungen und motivierende Anreizsysteme

Die Führungskraft sollte heute als Coach agieren und die Mitarbeiter für die zu erreichenden Ziele begeistern.“

Was bedeutet das für die Führungskultur?

Digitales Arbeiten, Projektmanagement, ToolsLoslassen! Ideen kommen nicht nur durch die Führungskräfte sondern können und sollen von allen Mitarbeitern eingebracht werden. Oft sind doch die Experten genau die Menschen, die mit dem konkreten Produkt oder Prozess am intensivsten beschäftigt sind. Diese wissen oft auch am besten wo der Schuh drückt. Die Führungskraft sollte daher heute auch als Coach agieren und die Mitarbeiter für die gemeinsam zu erreichenden Ziele begeistern.

Welche konkreten Tipps haben Sie, damit Lean in der Administration zum Erfolg wird?

Auch hier gilt: „einfach machen“. Agil zu sein heißt aber nicht keine klaren Rahmenbedingungen zu setzen. Denn diese sind ganz maßgebend für den Erfolg. Sich weiterzuentwickeln ist kein Selbstzweck sondern muss mit der Strategie einhergehen. Wichtig ist das Wollen und wie welche Instrumente ineinander übergreifen und sich gegenseitig unterstützen.

Nutzen Sie die Methoden des Lean Management auch in der Administration

Je klarer der Blick auf die Verschwendung, desto effizienter wird Ihre Organisation. Nutzen Sie die Konferenz Lean Administration, um die Methoden erfolgreich zu implementieren und Ihre Mitarbeiter von den Denkweisen und Verbesserungen zu begeistern. Vorträge von Daimler, LBBW Landesbank Baden-Württemberg, Viessmann Group und vielen weiteren Vorreitern helfen Ihnen dabei.

Magazin: Der Lean Manager

Magazin: Der Lean Manager

In diesem Magazin "Der Lean Manager" haben wir neben Expertenmeinungen, Interviews und Fachbeiträge zusammengetragen, die Ihnen helfen, Lean Management zu verstehen und in die Unternehmenskultur einzubinden.
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Bianca Dohmen ist Leiterin der Gruppe „Grundsatzfragen Back Office Financial Markets“ bei  der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) mit Sitz in Stuttgart. Aufgrund ihres umfangreichen Prozess- und Projektleitungs-Know-hows wurde ihr im Jahr 2009 die Leitung der Vorstudie für die Einführung eines Lean Management Systems im Bereich Back Office Financial Markets der LBBW übertragen. Ergebnis war die Installierung eines zweijährigen Projekts. Durch den großen Erfolg (Reduzierung Prozesszeiten, Erhöhung Qualität, Schaffung Transparenz) und die spürbare Kulturänderung wurde 2011 das Thema Lean Management dauerhaft in ihrer Gruppe implementiert.

Thomas Haumann, Bankkaufmann, tätig im Ideenmanagement der Landesbank Baden-Württemberg, begleitet seit nunmehr 15 Jahren das Ideenmanagement bei der LBBW. Er ist Ideenmanager mit Leidenschaft, der die Prozessoptimierungsmethoden vom Mitarbeiter ausgehend aktiv fördert. Als Innovationsmanager und Agilitätsbotschafter ist die Umsetzung von Ideen sein tägliches Doing. Die Landesbank Baden-Württemberg ist führend im Bereich Ideenmanagement bei Banken und Versicherungen.

Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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