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Lean Administration: Erfahrungen aus dem Automotive-Sektor

Lean Administration: Erfahrungen Aus Dem Automotive-Sektor

Im produzierenden Bereich ist Lean bereits ein großes Thema. Aber gerade in der Administration sind die Methoden noch nicht sehr verbreitet. Colin Nitzpon hat seine Erfahrungen mit uns geteilt und berichtet unter anderem, welche Tools in seinem Unternehmen besonders erfolgsversprechend waren.

Colin Nitzpon ist freiberuflich als Berater, Trainer, Moderator und Coach zu den Themen Lean und Change Management tätig. Parallel dazu verantwortet er angestellt ein globales Lean-Admin-Programm bei einem großen deutschen Automobilzulieferer. Zuvor war er 10 Jahre in mehreren Lean- und Change-Beratungen tätig und begleitete über 20 Firmen aus ganz Europa und verschiedenen Branchen durch die Transformation zu nachhaltigen schlanken Prozessen in Produktion, Logistik und Administration.

Wie schätzen Sie das Potenzial im administrativen Bereich ein?

Nachdem jahrelang primär die direkten Bereiche im Fokus standen, ist dort „nicht mehr so viel Fleisch am Knochen“. In indirekten Bereichen ist das Potenzial hingegen enorm, benötigt aber auch ein Neuerfinden der Lean-Philosophie. „Kapieren statt kopieren“ ist hier der Schlüssel. Ich habe nicht wenige Lean-Initiativen scheitern sehen, weil plötzlich im HR-Bereich der Tacker genau dorthin gestellt oder in der Entwicklung ein Heijunka-Board eingeführt werden mussten. Wenn die richtigen, admin-spezifischen Methoden mit dem richtigen Mindset funktionsübergreifend angewandt werden, sind in jedem Prozess Effizienzerhöhungen von mindestens 20 Prozent machbar.

Erfahrungen mit Lean in der Administration

Worauf kommt es bei einer guten Zusammenarbeit an, wenn Lean-Themen etabliert werden sollen?

Meeting, DiskussionsrundeGerade die Zusammenarbeit zwischen den Teams und Funktionen innerhalb der Prozesse („end-to-end“) ist im indirekten Bereich essenziell und meist zu Beginn, sagen wir, „ausbaufähig“. Dazu kommt die Abstimmung zwischen globalen und regionalen Process Ownern, sonstigen meist bereits länger laufenden Verbesserungsorganisationen und natürlich mit dem Betriebsrat. Darüber hinaus ist der Austausch innerhalb der Lean-Admin-Organisation innerhalb der Firma wichtig, da im indirekten Bereich keiner mehr das gesamte relevante Wissen für eine komplette Prozessverbesserung hat. Zudem wird meiner Meinung nach der offene methodische Austausch mit Verbesserungsorganisationen anderer Firmen ein großer Katalysator – so habe ich in Kooperation mit einer Lean-Managerin einer anderen Firma, die ich auf einer Lean-Konferenz kennenlernte, ein Effizienz-Tool entwickelt, welches wir dann beide sehr erfolgreich global ausgerollt haben.

Lean oft negativ behaftet

Was sind die größten Befürchtungen, denen Sie begegnen und wie räumt man diese aus dem Weg?

Aktuell befinden wir uns in wirtschaftlich angespannten Zeiten, gerade in der Automotive-Branche. Dort wird Lean im administrativen Bereich gerne im Rahmen von Kostensparprogrammen eingesetzt, was in einem nicht Führungskompetenz, Sozialkompetenz, Internationale Projektteamsgerade wachsenden Markt mit hohen Personalkosten fast zwingend mit Mitarbeiterabbau verbunden wird. Lean benötigt aber die Ideen aller Mitarbeiter, die nicht gerne an ihren eigenen Ästen sägen, womit Rausschmisse das Thema für immer zu verbrannter Erde verwandelt. Hier hilft nur die leider oft zähe Überzeugung des verantwortlichen Managements, dass Lean anstatt zum Kostensparen besser für langfristige Ziele wie Flexibilisierung, Kundenorientierung und moderne Arbeitswelten eingesetzt werden kann.

Lean-Tools in der Administration

Wie lassen sich Digitalisierung und Lean vereinbaren?

Ich glaube beide „Changes“ können unabhängig voneinander existieren, sie haben aber auch gegenseitige Synergieeffekte. So gibt es digitale Tools, die Lean unterstützen, beispielsweise Cloud-basierte Kanban-Systeme für dezentrale Teams, automatisierte Prozessanalysetools (Process Mining) oder Programme, die repetitive Tätigkeiten automatisieren (Robot Process Automatization). Gleichzeitig unterstützt das prozessorientierte Lean-Mindset die Einführung der für Digitalisierung essenziellen funktionsübergreifenden Zusammenarbeit.

PDCA, Continuous Improvement

Können Sie uns das eine oder andere neue Tool vorstellen, das Sie besonders nutzen? 

Tatsächlich besonders nützlich ist das oben von mir genannte Effizienztool „Kanban 2 Go“. Es ist eine Art laminiertes Kanban-Tool auf einem DIN A3-Blatt, in der Mitte gefaltet und den Spalten „Backlog“, „Next“, „Do“, „Waiting“ oder „Approval“. Auf die einzelnen Felder passen genau kleine Klebezettel, auf denen in unterschiedlichen Farben für unterschiedliche Felder jeweils eine Aufgabe steht.

Eine neu erhaltene Aufgabe (die man nicht innerhalb von zwei Minuten selbst erledigen kann) kommt zuerst in „Backlog“. Beim regelmäßigen Priorisieren überlege ich mir, welche Aufgaben in „Next“ kommen und gestartet werden, wenn der Work-in-Progress (WIP) in der „Do“-Spalte nicht voll ist. In „Waiting“ kommt eine Aufgabe, wenn ich auf Rückmeldung warte und in „Approval“, wenn sie erledigt aber noch nicht abgenommen wurde („Check“ im PDCA-Zyklus). Unterschiedliche Zeilen im Tool stehen für unterschiedliche Themen,Personen oder Gruppen, denen ich Aufgaben delegiere, dieses ist jedoch optional. So vergesse ich keine der von mir verantworteten Aufgaben, Übergaben vereinfachen sich (wenn mehrere das Tool nutzen – was dann eine gewisse Ähnlichkeit mit dem Sticker-Tauschen auf dem Schulhof anno Dazumal hat), ich habe immer alle Aufgaben auf dem „Schirm“ und begrenze mich selbst in der Anzahl offener Aufgaben und somit die „mentale Rüstzeit“.

 

Trends und digitale Lean-Tools in der Automotive-Industrie

Hören Sie bei der Konferenz Lean Administration zahlreiche Beispiele funktionierender Zusammenarbeit an Lean Themen. Hören Sie alles zur Umsetzung im digitalen und kulturellen Arbeitswandel und treffen Sie Vorreiter, wie Roche Diagnostics, Freudenberg Sealing Technology oder Lufthansa.
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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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