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Kostentrendanalyse – so planen Sie Kostenabweichungen frühzeitig ein

Kostentrendanalyse – So Planen Sie Kostenabweichungen Frühzeitig Ein

Genau wie Terminverzögerungen machen auch Kostenabweichungen vor kaum einem Projekt halt. Plötzlich ist die Materialbeschaffung teurer als anfangs angenommen, Ressourcen werden länger benötigt als geplant oder die Projektumsetzung gestaltet sich schwieriger, als man es anfangs gedacht hatte. Schon sind sie da, die Kostenüberschreitungen. Umso wichtiger ist es, diese schon frühzeitig so genau wie möglich abschätzen zu können. Und dabei kann die Kostentrendanalyse (KTA) als Hilfsmittel dienen!

Wozu ist eine Kostentrendanalyse gut?

Die KTA ähnelt in ihrer Umsetzung und Darstellung der Meilensteintrendanalyse, über die wir bereits berichtet haben. Die anfänglichen Plankosten der einzelnen Teilprojekte werden den tatsächlich angefallenen Ist-Kosten gegenübergestellt und durch die geschätzten Restkosten bis zum Projektende ergänzt. Richtig ausgeführt, erhält der Betrachter dank der Kostentrendanalyse über den gesamten Projektverlauf hinweg eine frühzeitige Prognose zu möglichen Kostenabweichungen. Ein hilfreiches Instrument für Ihr Kostencontrolling!

Welche Vorteile bringt diese Art der Kostenbetrachtung mit sich?

Den wichtigsten Vorteil haben wir schon erwähnt: Sie können zu jedem Zeitpunkt des Projekts die Kostenentwicklung inklusive einer Prognose für die Zukunft betrachten und haben eventuelle Kostenanstiege frühzeitig im Blick. Die Visualisierung ist dabei einfach verständlich und unterscheidet sich kaum von der Meilensteintrendanalyse. Damit eignet sich diese Analyse auch, um sie der Geschäftsleitung, dem Vorstand oder Auftraggebern zu präsentieren, da sie nicht mit vielen Daten und Fakten aufwartet, sondern übersichtlich informiert. 

Der ähnliche Aufbau zur Meilensteintrendanalyse hilft aber nicht nur bei der Umsetzung und Visualisierung, er ermöglicht insbesondere auch eine gute Kombinierbarkeit beider Methoden.

Analyse

Was sind die Nachteile?

Jede Analyse ist am Ende nur so gut wie ihre Daten. Deshalb müssen Sie die Ist-Kosten Ihrer Teilprojekte so genau wie möglich erfassen. Gleichzeitig gibt die Kostentrendanalyse leider keinen Überblick zum inhaltlichen Fortschritt Ihres Projekts, sondern liefert eine reine Kostenbetrachtung. Gerade deshalb ist die angesprochene Kombination mit der Meilensteintrendanalyse empfehlenswert. Andernfalls kann auch die detailliertere Earned Value Analyse angewendet werden, über die wir zu einem späteren Zeitpunkt noch berichten werden.

Machen Sie sich außerdem bewusst, dass Ihre Prognose der Kostenentwicklung immer unsicherer wird, je mehr offene Arbeitspakete und damit Teilprojekte Sie haben. Denn dann sind Sie vermehrt zu Restkostenschätzungen gezwungen und können nur schlecht mit realen Ist-Kosten arbeiten.

Wie wenden Sie die Kostentrendanalyse richtig an?

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Schritt 1: Diagramm erstellen

Analog zur Meilensteintrendanalyse benötigen Sie auch hier einmal ein Diagramm aus zwei Achsen. Nutzen Sie die X-Achse wie gehabt für Ihre Berichtstermine, während die Y-Achse die Kosten anzeigt.

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Schritt 2: Plankosten zusammenstellen

Mit Hilfe Ihres Projektplans können Sie die geplanten Kosten für die definierten  Teilprojekte festlegen. Ermitteln Sie dazu den zeitlichen Aufwand jedes Teilprojekts, überlegen Sie sich, ob Sie fremde Hilfe wie zum Beispiel Dienstleister benötigen und definieren Sie die Ressourcen, die Sie für Ihr Projekt benötigen. Für diese Daten setzen Sie dann die entsprechenden Kosten fest und tragen diese auf der Y-Achse ein.

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Schritt 3: Berichtstermine definieren

Überlegen Sie sich vorab Berichtstermine, an denen Sie genau wie in der Meilensteintrendanalyse einen Zwischenstand festhalten möchten. Das kann zum Beispiel monatlich erfolgen.

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Schritt 4: Kosten eintragen

Für jedes Teilprojekt tragen Sie am Berichtstermin entlang der X-Achse die tatsächlich entstandenen Kosten ein, also die Ist-Kosten, die Sie bereits kennen, und eine Prognose, wie sich die Kosten aufgrund Ihres Kenntnisstands weiterentwickeln werden, die Restkostenabschätzung.

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Schritt 5: Kostenabweichungen erkennen

Wenn Sie die eingetragenen Kosten über den Projektverlauf hinweg miteinander verbinden, so entsteht für jedes Teilprojekt eine Kurve für die Ist- und eine für die geplanten Kosten. Diese können Sie nun miteinander vergleichen und erkennen, ob die Kosten von Ihrer Erwartung abweichen.

Verläuft eine Kurve horizontal, sind Sie im Plan. Die Kosten fallen also wie ursprünglich erwartet an.

Kostenabschätzung

Steigt hingegen eine Kurve stark an, dann sehen Sie frühzeitig, dass die Kosten höher sind als es Ihre Erwartungshaltung war und Sie können darauf reagieren. Fällt eine Kurve ab, sind Sie unter der anfänglichen Kostenerwartung geblieben.

Was sollten Sie bei der Kostentrendanalyse unbedingt beachten?

Damit Sie eine zuverlässige Analyse aufstellen können, die Ihnen verwertbare Aussagen liefert, sollten Sie auf die folgenden drei Dinge ein besonderes Augenmerk legen:

Projektkostenplanung:

Planen Sie Ihre Projektkosten immer auf Arbeitspaketebene. Nur so haben Sie eine detaillierte Kostenaufstellung und können Ihre Plankosten den einzelnen Meilensteinen und Teilprojekten einfach zuordnen. Umfassen einzelne Kosten Phasen, wird Ihre Betrachtung schwierig und gegebenenfalls ungenau.

Ist-Kosten-Erfassung:

Erfassen Sie die Ist-Kosten der einzelnen Teilprojekte unbedingt immer sofort, wenn Sie auch anfallen! Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass einige Werte Ihrer Analyse nicht verlässlich sind. Fassen Sie also immer direkt nach und Ihre KTA kann auch verlässliche Aussagen treffen.

Restkostenabschätzung:

Vereinbaren Sie bereits vorab im Projektteam, wie Sie die Restkosten abschätzen werden. Sie sollten hier auf keinen Fall verschiedene Ansätze fahren. Gerade, wenn viele Arbeitspakete im Projektverlauf eine Restkostenabschätzung benötigen, ist eine genaue und vor allem einheitliche Vorgehensweise notwendig, um am Ende verlässliche Ergebnisse zu erhalten.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, sollten Sie am Ende einen Überblick der voraussichtlichen Kosten Ihres Projekts bis zum geplanten Endtermin (Estimate at Completion) zur Verfügung haben.

Behalten Sie Qualität, Kosten und Termine im Griff!

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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