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Klare Absprachen treffen im Office – ziehen Sie an einem Strang

Klare Absprachen Treffen Im Office – Ziehen Sie An Einem Strang

Stundenlang recherchieren Sie Preise und Funktionsweisen für ein neues Tool. Andere, tägliche Arbeiten bleiben liegen, da Ihr Chef sich eine schnelle Lösung wünscht. Als Sie ihm Ihr Konzept vorstellen, schaut er Sie nur verständnislos an und sagt, dass er sich bereits selbst um das Tool gekümmert hat und auf Ihr Protokoll vom letzten Meeting wartet. Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Genau solche Szenen spielen sich minütlich in unseren Büros ab, weil keine klaren Absprachen getroffen werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Aufgaben und Sachgebiete klar kommunizieren und Arbeiten nie wieder doppelt erledigt oder vergessen werden.

Mit 7 Schritten zu klaren Absprachen im Office

1

Machen Sie sich verständlich

Die goldene Regel, um klare Absprachen zu treffen, ist eine verständliche Kommunikation. Dazu gehört, dass Sie deutlich und in einer passenden Lautstärke sprechen. Bei leisen Tönen können Informationen verlorengehen und bei zu lauten Stimmen Ihre Sympathie-Punkte sinken. Das i-Tüpfelchen dabei ist auch die richtige Tonlage. Eine monotone Stimme verliert beispielsweise in nur wenigen Sekunden an Aufmerksamkeit. Nur wenn Sie Tonlage, Sprachtempo und Lautstärke gekonnt einsetzen, wirken Sie selbstbewusst und Ihre Absprachen gelingen ohne Missverständnisse.

2

Erarbeiten Sie klare Handlungsrichtlinien

Viele Führungskräfte und Teammitglieder denken, dass das gegenseitige auf dem Laufenden halten automatisch funktioniert. Aber weit gefehlt! Es bedarf klarer Handlungsrichtlinien. Definieren Sie also mit Ihrem Chef und auch bei Teamarbeiten, wer welche Informationen weitergeben muss und in welcher Form diese Weitergabe passieren soll. Während der eine Chef sich ein mündliches Update wünscht, verlangt der andere nach der schriftlichen Form.

Erarbeiten Sie auch für Situationen, die Ihnen viel Zeit stehlen und die Sie ärgern, klare Vorgehensweisen. Stellen Sie sich beispielsweise diese Situation vor:

Ein Anrufer lässt sich nicht abwimmeln und will Ihnen auch nicht verraten, warum er gerade jetzt unbedingt zum Chef durchgestellt werden möchte. Da Ihnen die Argumente ausgehen, stellen Sie den Anrufer durch, ärgern sich selbst und haben auch später den verärgerten Chef vor sich, der für solche Anrufe keine Zeit hat.

Auch das ist ein klarer Fall von einer fehlenden, klaren Absprache! Klären Sie also vorab, wie sich Ihr Chef das Durchstellen von Telefonaten wünscht, zum Beispiel ob ihm Name und Anliegen ausreicht oder ob das Wort „privat“ bereits ausreicht, dass Sie nicht mehr nachfragen.

Frau am Telefon

3

Definieren Sie Aufgabengebiete

Um Doppelarbeiten im Team zu vermeiden, sollten Sie anstehende Aufgaben immer direkt definieren und von anderen Tätigkeiten abgrenzen. Fragen Sie auch nach, wenn nicht sofort deutlich wird, wer genau für die Aufgabe zuständig ist.

4

Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in Teilschritte

Gerade bei großen Projekten und komplexen Tätigkeiten werden Schritte vergessen oder doppelt erledigt. Zerlegen Sie diese also in Teilschritte und halten Sie fest, wer für welche Schritte verantwortlich ist.

5

Setzen Sie Deadlines

Klare Absprachen können nur gelingen, wenn Sie auch einen zeitlichen Rahmen definieren, zu wann die Aufgabe erledigt sein soll. Sehr häufig kommt es vor, dass wir auf andere Teammitglieder warten müssen, um mit der eigenen Tätigkeit fortzufahren. Das ist nicht effizient! Erstellen Sie einen Zeitplan und rechnen Sie auch einen Puffer ein, damit Aufgaben ohne Stress vom gesamten Team erledigt werden können.

etablierte Unternehmen scheitern an der Digitalisierung

6

Halten Sie wöchentliche Besprechungen ab

In stressigen Zeiten kann es schon einmal passieren, dass wichtige Informationen nicht sofort an das gesamte Team kommuniziert werden. Manchmal werden Sachverhalte auch nicht als wichtig erachtet und daher nicht kommuniziert. Mit einem wöchentlichen Meeting können Sie Abhilfe schaffen. Sie vermeiden durch diese direkte Kommunikation auch, dass Arbeiten doppelt erledigt oder gar vergessen werden, weil davon ausgegangen wird, dass das ein anderer Kollege bereits übernommen hat. In den regelmäßigen Besprechungen sollten Sie auch auf die Deadlines der Aufgaben eingehen.

Damit die Meetings im Team nicht zu lange dauern, sollten Sie einen Moderator bestimmen. Dieser behält die Zeit im Blick und beendet abschweifende Diskussionen.

7

Halten Sie Absprachen schriftlich fest

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie die Richtlinien schriftlich festhalten. So können sich nicht nur neue Mitarbeiter schneller in das Team einfinden, Sie können damit außerdem verhindern, dass Ihr Chef oder weitere Teammitglieder sich nicht an Absprachen halten. Vergessen Sie dabei nicht, um Bestätigung zu bitten, wenn Sie die Zusammenfassung verschicken.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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