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Sebastian Reimer über Lean Methoden und Anforderungen für die Administration

Sebastian Reimer über Lean Methoden Und Anforderungen Für Die Administration

Verschwendung, Effizienz, Shopfloor Management und Wertschöpfung, diese Begriffe sind in der Produktion schon länger verankert und man hat die Vorteile von Lean Management erkannt. In administrativen Bereichen bedarf es Betrachtung dieser Prinzipien hingegen aus einer völlig anderen Perspektive. Wie lässt sich die Philosophie dort etablieren und was bedeutet das für die Führungsarbeit? Wir haben den Experten Sebastian Reimer zum Lean Management in der Administration befragt.

Sebastian Reimer ist Geschäftsführer der Reimer improve Management GmbH in Friedrichsdorf. In seiner aktuellen Position kümmert er sich um Beratung, Seminare und Workshops zu den Themen Lean Administration, Ablageorganisation, Steigerung der E-Mail-Effizienz, Prozessverbesserung und dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Zusammenhang mit dem Framework Lean Service Management®. Hier kann er seine knapp zwanzig jahrelangen Erfahrungen aus den Bereichen KAIZEN® im Office und Lean IT optimal mit seinem Interesse an der direkten Arbeit mit Menschen verbinden.

Sebastian Reimer

Sebastian Reimer

Herr Reimer, Sie beschäftigen sich seit vielen Jahren mit Lean Management, insbesondere beraten Sie Unternehmen bei der Einführung in der Administration.

Warum tun sich viele Unternehmen schwer, die Methoden im Büro einzusetzen? Fehlt da ganz einfach das Verständnis?

Oft höre ich hier die Antwort „Unserem Unternehmen geht es doch gut“. Lean Management ist etwas für die Produktion. Erst durch Praxisumsetzung oder konkrete Themen lässt sich aus meiner Sicht ein Bewusstsein entwickeln. Folgendes Beispiel: Wie viele Stunden sitzen Sie pro Woche in Meetings? Wie oft bekommen Sie keine Rückmeldung? Wie häufig sind Arbeitsaufträge nicht vollständig usw.?

Rechnen wir das hoch, sind das viele Stunden pro Jahr. Jetzt gilt es herauszufinden, wo der Schuh aktuell am meisten drückt.

Lean ist Wertschöpfung

Haben Sie ein paar einfache Tipps, wie sich die wertschöpfenden Tätigkeiten in der Administration steigern lassen?

Mein Motto ist: „Prozesse visualisieren, verstehen und verbessern“. Erst wenn ich einen Prozess verstanden habe und mir die wertschöpfenden Schritte und die Verschwendung klar sind, habe ich eine Möglichkeit der Verbesserung. Wichtig sind die Mitarbeiter, die den Prozess jeden Tag ausführen. Sie wissen, wo noch etwas geht.

Personal

Gerade im Büro sind die Aufgaben oft seit Jahren unverändert. Im Vergleich zu Produktionsprozessen mit vielen Beteiligten bearbeiten Mitarbeiter in der Administration oft eigenständig Projekte. Wie gelingt es da, einen Sinn für Veränderung zu schaffen und diese auch wirklich umsetzen zu lassen?

Meiner Meinung nach braucht es einen direkten Auftrag: Meistens ist es die Geschäftsführung, die ein bestimmtes Ziel verfolgt. Wettbewerbsfähigkeit, Verbesserungen unternehmensweit. Hier kann sich auch das Büro nicht rausreden. Danach folgt eine Kommunikationsinitiative und die Mitarbeiter werden mit Workshops ins Boot geholt. Ich habe damit gute Erfahrungen gemacht.

Die Führungskraft hat eine entscheidende Rolle

Welche Soft Skills muss eine Führungskraft dafür mitbringen?

Eine ganz wichtige Eigenschaft ist für mich „zuhören“. Wer möchte sich schon freiwillig ändern. Ist die Sinnhaftigkeit aber verstanden, lassen sich Umsetzungsschritte besser vereinbaren.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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