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[Interview] Lean erfolgreich und nachhaltig: Bei SBB AG ist es gelungen

[Interview] Lean Erfolgreich Und Nachhaltig: Bei SBB AG Ist Es Gelungen

An der Umsetzung der Nachhaltigkeit in der Lean-Philosophie sind schon so manche Unternehmen an ihre Grenzen geraten. Doch es gibt zahlreiche Gegenbeispiele, die uns zeigen, dass es funktioniert. Hören Sie hier eine Erfolgsgeschichte.

Stephan Spada ist Programmleiter Kaizen Office und Ideenmanagement bei SBB Personenverkehr Vertrieb und Services. Nach Tourismus-Studien an der FH Kempten und an der Universität Angers (F) war er Leiter Qualität, Service und Prozesse bei CityNightLine. In 2002 wechselte er zur SBB, wo er seit 2008 die Einführung von Kaizen Office im Bereich Administration begleitet und mitgeleitet hat. In 2014 hat er dort den Deutschen und Amerikanischen Ideenpreis, sowie in 2015 den Preis für die Beste Azubi Idee gewonnen. Seit 2010 wurden mehr als 80 große Kaizen Prozessoptimierungs-Workshops durchgeführt und auf der Basis von sieben Diplomarbeiten die Kaizen Office Methodiken ständig weiterentwickelt.

Stephan Spada

Herr Spada, Sie sind verantwortlich für Kaizen und Ideenmanagement bei den Schweizerischen Bundesbahnen im Bereich Verkauf des Personenverkehrs. Wie schnell konnten Sie die Denkweisen in Ihrem Bereich etablieren, welche Schritte waren nötig?

Wir haben 2008 angefangen, Kaizen Office im Bereich Verkauf einzuführen. Die Vermittlung der Philosophie, Verbesserungen in kleinen Schritten zu erreichen, ohne dabei Geld auszugeben, ohne neue Mitarbeitenden einzustellen und ohne mehr Platz zu benötigen, stand dabei im Vordergrund.

Sind Sie oft auf Unverständnis gestoßen?

Am Anfang begegneten wir viel Skepsis. Durch die Befähigung der Führungskräfte wurden sie in die Lage versetzt, selbst kleine Kaizen Verbesserungen mit ihrem Team umzusetzen. Das ist für die Verankerung der Philosophie sehr hilfreich.

Lean Management

Zentrale Aufgabe sind die Führungskräfte bei der Umsetzung. Wie haben Sie es geschafft, diese von der Einführung zu überzeugen?

Hier liegt der Schlüssel zum Erfolg. Durch positive Erlebnisse der Führungskräfte mit Kaizen (siehe obenstehende Antwort) können Sie die Vorbildfunktion in Ihrem Bereich einnehmen und Ihre Mitarbeitenden regelmäßig motivieren, Kaizen bei der Optimierung des Arbeitsplatzes oder bei der Vereinfachung von Prozessen anzuwenden. So entsteht nach 4-5 Jahren eine Kultur der lernenden Organisation, in welcher die ständige Verbesserung gelebt wird.

Gerade im Office ist Lean auf dem Vormarsch. Welche Unterschiede sehen Sie im Vergleich zur Produktion?

Bei den administrativen Prozessen im Office Bereich sind Verschwendungen schwieriger zu entdecken im Vergleich zur Produktion, weil sie oft versteckt sind. Ein Beispiel: wenn es Doppelspurigkeiten oder viele Rückfragen in einem geschäftsbereichsübergreifenden Prozess im Office Bereich gibt, ist das auf den ersten Blick beim Beachten nicht erkennbar.

Erst durch die Dokumentation des Prozesses mit der Sichtbarmachung von redundanten Tätigkeiten oder anderer Verschwendungen kann dieser Schritt gemacht werden. Trotz dieser anderen Ausgangslage im Gegensatz zur Produktion kann durchschnittlich bei administrativen Prozessen bis zu 25 % an Zeit und Kosten eingespart werden. Die betroffenen Mitarbeitenden können die freie Zeit für Tätigkeiten in ihrem Kerngeschäft zum Vorteil der Kunden nutzen.

Oft sind die kurzen Erfolge sichtbar und langfristig erfolgt Ernüchterung. Was ist Ihr persönliches Geheimnis der Nachhaltigkeit von Lean Management?

Wichtig ist bei der Durchführung von Kaizen-Aktivitäten, dem Auftraggeber ein realistisches Bild der möglichen Ergebnisse zu geben. Damit der Mehrwert kurzfristiger Ergebnisse nicht nach einiger Zeit verpufft, ist eine regelmäßige Durchführung von Kaizen mit demselben Thema notwendig, um eine nachhaltige Wirkung zu erzielen.

Bei einer so dezentralen Struktur wie im Verkauf Personenverkehr der SBB mit den 160 Bahnhöfen in der ganzen Schweiz spielt das Ideenmanagement ebenfalls eine essenzielle Rolle. Ideen für Verbesserungen und lokal bereits umgesetzte Ideen werden durch Mitarbeitende im Ideenmanagement Tool erfasst und können durch andere Bahnhöfe / Bereiche kopiert werden.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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