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Helmut Taubert über die Besetzung eines Gremiums [Teil 1]

Helmut Taubert über Die Besetzung Eines Gremiums [Teil 1]

Wer Gremien betreut, muss eine Menge beachten. Doch vielen fehlen die Rechtskenntnisse, die für die aktuelle Gremienbetreuung entscheidend sind. Rechtsanwalt Helmut Taubert erklärt in einem Interview, über welches Rechts-Know-how die Assistenz verfügen muss und zeigt außerdem, wie Gremienarbeit im Unternehmen aussehen soll und alle gut zusammenarbeiten.

Der erste Teil des Interviews thematisiert die Besetzung des Gremiums.

Helmut Taubert ist seit 1998 als Rechtsanwalt zugelassen und befasst sich schwerpunktmäßig mit dem Gesellschaftsrecht, insbesondere mit dem Aktiengesellschaftsrecht und mit Fragen der Corporate Governance. Helmut Taubert verfügt über langjährige praktische Erfahrungen als Inhouse-Berater bei der Betreuung von Gremien, insbesondere bei der Vor- und Nachbereitung von Hauptversammlungen. Als Mitglied des Vorstands einer Aktiengesellschaft kennt er die Gremienarbeit zudem aus der Sicht eines Organmitglieds.

Helmut Taubert

Helmut Taubert

Herr Taubert, warum sind rechtliche Grundlagen wichtig für die Assistenz, die Gremien betreut?

Gerade das deutsche Aktiengesellschaftsrecht – ganz zu schweigen von den zusätzlichen Anforderungen, die von börsennotierten Gesellschaften zu beachten sind – hält eine Fülle von rechtlichen Vorschriften bereit, welche die Corporate Governance – also die organisatorische Führung des Unternehmens – betreffen. Die Vorschriften des Aktienrechts sind grundsätzlich teilweise auch auf GmbH’s sowie auf mitbestimmte Gesellschaften anwendbar. Darüber hinaus verfügen die Unternehmen über ein mehr oder weniger stark ausgeprägtes Innenrecht auf der Grundlage der sich selbst gegebenen Verfassung (z.B. Satzung, Geschäftsordnungen). All dies gilt es im Blick zu behalten.

Begeht man bei der Beachtung der geltenden Rechtsvorschriften Fehler, kann dies die Besetzung und die Funktionsfähigkeit der Gesellschaftsorgane belasten und gegebenenfalls schwerwiegende Haftungsfolgen für Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder nach sich ziehen. Die Organmitglieder – also Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder – sind auf ihre Assistenzen angewiesen. Deren Aufgabe ist es, das Regelwerk im Blick zu halten und damit für einen ordnungsgemäßen Verwaltungsablauf und für eine Verminderung von Haftungsrisiken zu sorgen.

Was muss bei der Besetzung von Gremien beachtet werden?

Bei der Besetzung von Vorstandsmitgliedern oder Fremdgeschäftsführern sollte die Trennung zwischen dem Amt als Organmitglied und dem Anstellungsverhältnis beachtet werden. Beides sollte möglichst zeitlich synchron laufen, um zu vermeiden, dass das Unternehmen einem bereits ausgeschiedenen Organmitglied noch Vergütungen aus dem Anstellungsverhältnis zu zahlen hat. Koppelungen zwischen dem Organschaftsverhältnis und dem Anstellungsverhältnis sind gestaltbar. Wegen der zu Koppelungsklauseln ergangenen umfangreichen Rechtsprechung ist bei solchen Gestaltungen die Inanspruchnahme von Rechtsberatungsleistungen empfehlenswert.

Gremienmitglieder werden in der Regel für eine bestimmte Zeit bestellt. Die Amtsdauer von Vorstandsmitgliedern einer Aktiengesellschaft ist beispielsweise auf fünf Jahre begrenzt, wobei Wiederwahlen möglich sind. Die Gremienbetreuung sollte stets die Mandatslaufzeiten im Blick behalten und die Gremien frühzeitig vor dem Auslaufen einer Amtsperiode bei der Vorbereitung und der Durchführung des Bestellprozesses unterstützen.

An einem Strang ziehen

Als Assistenz müssen Sie dafür sorgen, dass alle an einem Strang ziehen!

Welche Vorrausetzungen sollten Kandidaten mitbringen?

Bei der Besetzung von Aufsichtsratsmitgliedern spielt insbesondere § 100 AktG eine dominante Rolle. Diese Vorschrift, die persönliche Voraussetzungen für Aufsichtsratsmitglieder vorsieht, findet auch bei mitbestimmten Nicht-Aktiengesellschaften Anwendung. Neben den Vorgaben aus § 100 AktG sind ferner Voraussetzungen für die Besetzung von Aufsichtsratsmitgliedern, die sich aus der Satzung der Gesellschaft ergeben, zu beachten.

Die Ausübung eines Aufsichtsratsmandats erfordert das Vorhandensein ausreichender Zeitreserven bei dem Mandatsträger. Er hat ferner unabhängig zu sein und Fachkenntnisse zu haben. All dies spiegelt sich in § 100 AktG wider, welcher Restriktionen bezüglich der Höchstzahl von Mandaten enthält, typische Interessenkonfliktkonstellationen verbietet und Anforderungen an die fachliche Qualifikation der Aufsichtsratsmitglieder stellt. Bei kapitalmarktorientierten Gesellschaften, bei größeren Kreditinstituten beziehungsweise Versicherungsunternehmen ist hinsichtlich der fachlichen Qualifikation neuerdings gefordert, dass mindestens ein Mitglied des Aufsichtsrats über Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen muss. Ferner müssen die Aufsichtsratsmitglieder in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut sein.

Liegen die persönlichen Voraussetzungen für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern gemäß § 100 AktG bereits im Zeitpunkt des gewünschten Amtsantritts nicht vor, kann das Mandat nicht entstehen. Ergibt sich während der Amtszeit ein Verstoß gegen die in § 100 AktG normierten Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder, erlischt das Mandat nach überwiegender Meinung im Zeitpunkt des Verstoßes für die Zukunft. Nicht immer sind Verstöße gegen § 100 AktG aus Sich der Gesellschaft erkennbar. Aufgabe der Gremienarbeit ist es, Konfliktsachverhalte im Dialog mit den designierten beziehungsweise amtierenden Aufsichtsratsmitgliedern abzufragen. Ist der Aufsichtsrat fehlerhaft besetz, kann dies fatale Folgen für die Willensbildung im Aufsichtsrat haben.

Auch bei Gremien gibt es eine „Frauenquote“.

Sind bestimmte Quoten zu beachten?

Mit dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst, das am 1. Mai 2015 in Kraft getreten ist, wurde eine Geschlechterquote für Besetzungen im Aufsichtsrat, Vorstand und den obersten beiden Management-Ebenen eingeführt. Das Gesetz unterscheidet zwischen einer starren und einer flexiblen Geschlechterquote. Börsennotierte und voll mitbestimmte Unternehmen haben eine starre Geschlechterquote von mindestens 30 % zu erfüllen. Mitbestimmungspflichtige oder börsennotierte Unternehmen haben sich eigene Zielgrößen zur Erhöhung des Frauenanteils in Aufsichtsräten, Vorständen und obersten Management-Ebenen zu setzen. Letztere sind insoweit nicht an die starre 30 Prozent Quote gebunden.

Ferner sehen die Mitbestimmungsgesetze Quoten für die Besetzung des Aufsichtsrats vor. Hierbei geht es um das Verhältnis der sogenannten Anteilseignerbank zur Arbeitnehmerbank. Das Mitbestimmungsgesetz, welches auf Unternehmen in der Rechtsform einer AG, KGaA, GmbH oder Genossenschaft mit mehr als 2.000 Beschäftigten Anwendung findet, sieht beispielsweise eine hälftige Besetzung des Aufsichtsrats mit Anteilseignervertretern und mit Arbeitnehmervertretern vor. Hingegen sieht das Drittelbeteiligungsgesetz, welches auf die vorgenannten Unternehmensformen mit mehr als 500 bis 2.000 Beschäftigen Anwendung findet eine Quote von 2/3 Anteilseignervertreter zu 1/3 Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat vor. Das Montan-Mitbestimmungsgesetz und das Montan-Mitbestimmungsergänzungsgesetz sehen darüber hinaus weitere Quoten von Anteilseignervertretern zu Arbeitnehmervertretern vor.

Wissenswertes zur Gremienbetreuung erfahren!

Wollen Sie neben rechtlichem Werkzeug auch praktische Erfahrung für Ihre Gremienarbeit erhalten? Dann besuchen Sie unser Seminar Gremienbetreuung aktuell: Vorstandssitzung – Aufsichtsratssitzung – Hauptversammlung. Dort können Sie Herr Taubert treffen und weitere Tipps erhalten.

Nächste Woche lesen Sie, wie die Agenda von Gremien aufgestellt werden sollte und was bei einem Protokoll zu beachten ist.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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