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Interview: Diana Brandl über Assistenz & Führung

Interview: Diana Brandl über Assistenz & Führung

Sie kennen das sicher: Als Assistenz sind Sie oft das „Mädchen für alles“. Da kommt es vielen Kollegen komisch vor, wenn auch Sie als Assistenz mal die Führung übernehmen und sagen, wo es lang geht oder sogar für Ihren Vorgesetzten an Meetings teilnehmen.

Wir sprechen mit unserer Expertin Diana Brandl darüber, warum sich der Assistenz-Beruf und Führungskompetenzen nicht gegenseitig ausschließen und warum Sie als Assistenz in der Arbeitswelt 4.0 genau diesen Skill erweitern sollten.

Diana Brandl blickt auf eine 17 Jahre erfolgreiche Karriere als Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie ratiopharm, Sony und Mister Spex zurück. Sie engagiert sich intensiv für das Berufsbild der Office Professionals und war sowohl im Vorstand als auch als Regionalgruppenleitung bei IMA (International Management Assistants) Deutschland tätig.

Frau Brandl ist freiberufliche Fachautorin und betreibt ihren eigenen Blog The Socialista Projects. Außerdem gibt sie Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen. Dabei setzt sie sich maßgeblich für die Themen Social Media, strategisches Networking, Personal Branding und Digitalisierung ein.

Diana Brandl

Diana Brandl

Frau Brandl, als Assistenz ist man meist der erste Ansprechpartner in einer Abteilung und wird oft mit unliebsamen Aufgaben betraut, die eigentlich nicht zum Aufgabenfeld gehören. Wie sollten Assistenzen mit solchen Situationen umgehen, gerade wenn sie eher introvertiert sind?

Ja, das ist natürlich immer ein zweischneidiges Schwert. Assistenzen wissen, dass sie die Schlüssel-Funktion in der Abteilung sind, allerdings sollten sie sich natürlich keineswegs ausnutzen lassen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie als Assistenz stets freundlich aber bestimmt bleiben und Alternativen aufzeigen:

„Frau Weber, bitte erstellen Sie mir eine PowerPoint Präsentation zum Monatsabschluss!“

„Vielen Dank für die Anfrage, ich bin allerdings gerade mit einigen anderen Prioritäten betraut. Ich kann mich gerne übermorgen darum kümmern, sollte das zeitlich nicht ausreichen, können Sie auch einfach zu meiner Kollegin Frau Müller gehen. Sie ist sowieso die Expertin in Sachen PowerPoint.“

Für eine gute Atmosphäre ist es sinnvoll, immer mehrere Alternativen aufzuzeigen und nicht einfach nur „Nein!“ zu sagen und die Tür zu schließen. Schließlich wollen Sie dem Kollegen auch zeigen, dass Sie wirklich lösungsorientiert arbeiten.

Machen Sie sich auch bewusst, für wen Sie als Assistenz eigentlich zuständig sind. Sind Sie Vorstandsassistentin und arbeiten eventuell nur einem Vorgesetzten zu, haben Sie eine klare Stellen- und Aufgabenbeschreibung. Als Teamassistenz sind Sie für mehrere Mitarbeiter zuständig und hier ist Priorisierung das A und O.

Warum sollten Assistenzen Ihrer Meinung nach überhaupt Führungskompetenzen aufweisen können, immerhin hat der Chef doch die Oberhand, oder?

Da sind wir in die Zukunft gerichtet: Das Skill Set der Zukunft wird natürlich ein ganz anderes sein und auch die Rolle der Assistenz wird sich verändern. Die Zeit, in der sich die Assistenz im Hintergrund befunden hat und eher der reaktive Teil war, ist längst vorbei. Durch die zunehmend digitalen Arbeitsmöglichkeiten ist das wertvollste Gut, welches Sie Ihrem Chef schenken können, die Zeit.

Damit soll jedoch nicht nur das Kalendermanagement gemeint sein, sondern auch immer mehr die Übernahme von Verantwortung im Leadership-Bereich. Das kann bedeuten, dass Assistenzen Aufgaben übernehmen, wie beispielsweise in Projekten der längere Arm des Chefs zu sein oder sogar Termine im Auftrag des Chefs wahrzunehmen. Viele Vorgesetzte schicken bewusst ihre Assistenzen vor und bekommen dann eine Zusammenfassung des Meetings – so sind sie up to date, aber haben trotzdem Zeit für andere Prioritäten.

Gehen Sie hierbei auch auf Ihren Chef zu und sprechen Sie Aufgaben an, die Sie bereit sind zu übernehmen. Vielleicht sind Sie außerordentlich kommunikationsstark oder haben bereits Auslandserfahrung? Kommunizieren Sie Ihr Profil und machen Sie auf sich aufmerksam. Übernehmen Sie schließlich Aufgaben, die viele Kollegen und Vorgesetzte nicht in der Assistenz-Rolle sehen, weil sich der Stereotyp der „Kaffeekochenden guten Seele“ noch in vielen Köpfen befindet.

Welche ist Ihrer Meinung nach die wichtigste Führungskompetenz für Assistenzen und warum?

Definitiv die emotionale Intelligenz! Der Vorgesetzte wird nie im Detail mitbekommen, was auf den Fluren passiert, was in den Meetings getuschelt und in den Kaffeeküchen gesprochen wird. Er hat auch schlichtweg keine Zeit, sich auf diese soften Themen einzulassen. Sie als Assistenz haben hier den nötigen Scharfsinn, Dinge rauszufiltern, die Sie vielleicht zu gegebener Zeit ansprechen sollten. Seien es Probleme mit Kollegen oder Best Practice Beispiele aus anderen Abteilungen, die auch für Ihr Team hilfreich sein könnten – seien Sie ein Influencer für Ihren Vorgesetzten und steuern Sie ihn. Und das ist natürlich wieder Führung, indem man zunehmend auf Augenhöhe als beratender und strategischer Sparringspartner auftritt. So können Sie Ihrem Chef auf ganz anderer Ebene zur Seite stehen, durch Ihre emotionale Intelligenz ein Stück weit Führung übernehmen und neue Lösungswege aufzeigen:

„Herr Peters, ich habe gesehen, dass es Probleme mit dem Dienstleister gibt – hier müssen wir etwas tun und folgendes habe ich mir überlegt: …!“

Diese emotionale Intelligenz kann Ihnen übrigens auch keine künstliche Intelligenz nehmen. Somit ist diese Führungskompetenz garantiert zukunftssicher!

Wie ist man vor blöden Sprüchen der Kollegen gefeit, wenn man plötzlich doch etwas häufiger die Führung übernimmt?

Gute Frage, in solchen Situationen habe ich mich auch schon befunden. Ich habe immer selbst aktiv nach Aufgaben gesucht und dahingehend die Führung übernommen. Ich habe nicht gewartet, bis mein Chef mal mit einem To-do auf mich zukam. Da ich Zugriff auf sein E-Mail-Postfach hatte, habe ich mir, wenn eine Anfrage reinkam, die ich mir zugetraut habe, diese auch bearbeitet. Natürlich gab es dafür Lob und Anerkennung. In einem Meeting jedoch, bei dem ich Protokoll geschrieben habe, habe ich mir auch einmal herausgenommen etwas zu sagen, wenn ich das Gefühl hatte, etwas zum Gespräch beisteuern zu können. Auch hier gab es Lob, jedoch sprach mich in der Pause ein Manager an und meinte: „Frau Brandl, Sie sind aber nicht zum Reden in dieser Runde gewesen, schauen Sie mal lieber, dass der Kaffee wieder aufgefüllt wird!“.

Es kommt also vor allem auch auf das Mindset der Manager an. Wenn Sie einen wirklich smarten Manager an Ihrer Seite haben, dann wird er genau so etwas immer mehr aus Ihnen herauskitzeln, weil er das Potenzial sieht. Da darf man dann auch mal nichts darauf geben, was Kollegen sagen.

Meine Tipps, um selbstbewusst die Führung zu übernehmen

  • Gehen Sie aktiv auf Kollegen oder Vorgesetzte zu, wenn Sie sich eine neue Aufgabe zutrauen. Schließlich wollen Sie sich auch weiterentwickeln und zeigen, was in Ihnen steckt, oder?
  • Bauen Sie Ihr Netzwerk aus: Wenn Sie viele Unterstützer und Befürworter im Unternehmen haben, wird es Ihnen leichter fallen, selbstbewusst auch mal von sich aus in die Führungsrolle zu schlüpfen!
  • Seien Sie sich Ihrem eigenen Wert bewusst und zeigen Sie Leistungsbereitschaft. Sie wissen am besten, was Sie können und wie Sie das im Unternehmen gewinnbringend einsetzen können.
  • Teilen Sie auch mal aus: Natürlich nicht wortwörtlich, sondern verbal – bekommen Sie einen blöden Spruch an den Kopf geworfen, kontern Sie humorvoll, aber bestimmt. So werden Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen und klarstellen, dass man mit Ihnen so nicht umgehen kann.

Und am Ende schreiben Sie Ihre eigene Erfolgsgeschichte: Vielleicht werden Sie zum Teamleiter eines Assistenz-Pools berufen oder Sie rutschen in die Referentenrolle hinein.

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Isabella Beyer

Als Content Marketing Managerin betreue ich den Blog rund um die Themen Sekretariat und Assistenz. Mein Ziel ist es, Sie mit Beiträgen über die Office-Welt zu informieren und zu unterhalten. Außerdem bin ich ständig auf der Suche nach den neusten Trends und hilfreichen Tipps, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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