Integration von HR-Prozessen in bAV-Portale

Digitalisierung Betriebliche Altersversorgung (bAV)

Die erfolgreiche Durchführung von betrieblicher Altersversorgung erfordert ein effizientes Zusammenwirken von Arbeitgeber, Arbeitnehmer und der betrauten Altersversorgungseinrichtung. Grundstein dafür ist eine optimale Austarierung der in diesem Rahmen bestehenden unterschiedlichen Interessenlagen, wie unser Experte Christain Röhle in diesem Gastbeitrag verrät.

Christian Röhle ist seit 2011 bei der Pensionskasse der Mitarbeiter der Hoechst-Gruppe VVaG angestellt und war dort zunächst als juristischer Referent in der Direktionsabteilung beschäftigt. Seit dem Jahr 2015 war er als Leiter Bestandsverwaltung tätig und hat ab Oktober 2016 die Funktion Leiter Pensionskassenmanagement übernommen.

Christian Röhle ist neben seiner Tätigkeit im Bereich Pensionskassenmanagement zudem mit dem Themengebiet Europarecht betraut und außerdem als Vertreter des Unternehmens zusätzlich Mitglied in Interessen- und Arbeitsgruppen (PensionsEurope; BAVC) mit europäischem Bezug.

Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer berücksichtigen

So nutzen Arbeitgeber betriebliche Altersversorgung beispielsweise als Element der Arbeitnehmergewinnung sowie -bindung und möchten deshalb eine attraktive Versorgung anbieten, dabei jedoch gleichzeitig den damit einhergehenden Verwaltungsaufwand so gering wie möglich halten. Für Arbeitnehmer stehen neben der Attraktivität dagegen insbesondere Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Flexibilität von bAV-Systemen im Vordergrund. Für die durchführenden Einrichtungen liegt der Fokus auf Elementen wie der Erhöhung der Kundenbindung sowie des Serviceangebotes aus einer Hand.

Zunehmende Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung nutzen 

Diesen Wünschen und Anforderungen können betriebliche Altersversorgungseinrichtungen durch die zunehmenden Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung noch stärker Rechnung tragen. Schlüssel hierzu sind insbesondere entsprechende Online-Portale, beispielsweise in Form von Apps oder Online-Plattformen. Diese bieten  einen einfachen und schnellen Weg zum Austausch und zur Kommunikation sowie zur Abbildung entsprechender Geschäftsprozesse. Die Einrichtung solcher Portale setzt den elektronischen Datenaustausch sowie die digitale Aktenführung voraus und bietet zusätzlich die Chance, originäre HR-Prozesse in Bezug zur betrieblichen Altersversorgung elektronisch abzubilden und zu integrieren, um die bAV-Administration für den Arbeitgeber noch weiter zu vereinfachen. Für den einzelnen Arbeitnehmer hat eine solche Integration ebenfalls Vorteile. BAV-Vorgänge und Abläufe werden im Online-Portal zentralisiert, sind deshalb einfacher anwählbar und können durch die elektronische Abbildung flexibler ausgestaltet werden. Gleichzeitig wird die betriebliche Altersversorgung transparenter sowie nachvollziehbarer.

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Abschluss von Entgeltumwandlungsvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer  

Ein gutes Beispiel für einen integrierbaren HR-Prozess ist das Verfahren zum Abschluss von Vereinbarungen über eine Entgeltumwandlung zum Aufbau von Anwartschaften auf betriebliche Altersversorgung. Eine Entgeltumwandlung wird häufig zumindest zur (Mit)-Finanzierung einer betrieblichen Altersversorgung genutzt, da jedem Arbeitnehmer ein entsprechender Rechtsanspruch hierauf zusteht. Über eine Online-Portallösung kann dieser Prozess effektiv abgebildet werden.

Komplexität vermeiden

Berechtigte Arbeitnehmer erhalten in einem ersten Schritt Zugang zu dem Online-Portal der Altersversorgungseinrichtung. Dies geschieht im Regelfall mit einer Single-Sign-On-Lösung, sodass der Arbeitnehmer sich an seinem Arbeitsplatz oder je nach Ausgestaltung von zu Hause aus lediglich einmalig durch Eingabe eines Passwortes legitimieren muss. Im Online-Portal selbst können dann die maßgeblichen Informationen durch den jeweiligen Arbeitnehmer eingegeben oder ausgewählt und in entsprechenden Formulartemplates zusammengeführt werden. Die maßgeblichen Daten werden sodann per Datenschnittstelle an die Abrechnungseinheit des jeweiligen Arbeitgebers übermittelt und können bereits bei der nächsten Gehaltsabrechnung zur Umsetzung der Entgeltumwandlung berücksichtigt werden. Gleichzeitig wird zu Nachweiszwecken das Dokument der Entgeltumwandlungsvereinbarung in elektronischer Form übermittelt und in der digitalen Personalakte vom Arbeitgeber abgelegt oder anderweitig zur Verfügung gestellt. Die Versorgungseinrichtung erhält die maßgeblichen Informationen zur Durchführung der betrieblichen Altersversorgung ebenfalls unmittelbar über das Portal und kann darauf wiederum ohne weitere Zwischenschritte für die eigenen Geschäftsprozesse aufsetzen. Der jeweilige Arbeitnehmer kann sich direkt für eine Entgeltumwandlung entscheiden sowie diese bei Bedarf jederzeit abändern oder beenden und außerdem das jeweils maßgebliche finale Dokument nach seinen Wünschen ausdrucken, abspeichern oder zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen.

Fazit

Die Integration solcher oder vergleichbarer HR-Prozesse in entsprechende bAV-Portale von Altersversorgungseinrichtungen wird zukünftig immer wichtiger werden und dabei helfen, die betriebliche Altersversorgung noch effizienter und damit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen noch attraktiver zu gestalten. Als eine der größten Pensionskassen in Deutschland stehen wir für effiziente sowie passgenaue Altersversorgungsmodelle und werden diesen Ansatz auch in Zukunft konsequent weiterverfolgen.

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